Экспресс-обследование, аудит информационной системы, предпроектное обследование и т.п. – по-разному называют интеграторы этот важный этап проекта автоматизации. Различается только наполнение в составе осуществляемых работ, цель проведения и документы на выходе. По сути своей это знакомство внешнего исполнителя проекта автоматизации с предприятием, а специалистов предприятия со своим предприятием. Это если кратко. И это не шутка. Часто можно слышать по итогу проведения работ от специалистов предприятия: как много нового мы о себе узнали. А теперь чуть подробнее.
Предприятия и автоматизация.
Когда речь идет о создании нового предприятия («с нуля»), чаще всего инвесторы покупают базовые версии программного обеспечения для бухгалтерского учета и начинают развивать бизнес постепенно. Однако данная ситуация не касается предприятий, которые уже функционируют и имеют определенную степень автоматизации. Именно о последних мы будем говорить далее.
Многие действующие предприятия привыкли работать привычным способом. Некоторые процессы нравятся сотрудникам, некоторые вызывают недовольство. Новые работники иногда пытаются предложить альтернативные подходы, однако зачастую просто адаптируются к существующей структуре. Возникает вопрос: «А что вообще есть?» Этот вопрос важен, поскольку нередко никто точно не представляет реальную картину текущих процессов и используемого ПО. Внешний ИТ-администратор, обслуживающий инфраструктуру, может быть знаком с ситуацией, но не способен объективно оценить перспективы изменений.
Причины, приводящие к необходимости внедрения новых информационных технологий, могут быть разными:
- Поставщик важной информационной системы прекращает поддержку продукта.
- Используемая система устареет и перестанет удовлетворять требованиям бизнеса.
- Уходит ключевая фигура, владеющая знаниями о работе системы.
- Система становится неудобной для большинства сотрудников.
- Частые ошибки при ручной обработке данных приводят к серьезным проблемам.
- Разрозненные информационные системы показывают противоречивые данные, вызывая сложности в управлении предприятием.
- Директор узнает о новом подходе и решает изменить ситуацию.
- Новый владелец выражает неудовлетворенность действующей системой.
Список можно продолжить.
Эти обстоятельства требуют перехода на современные решения, и здесь вступает в игру предпроектное обследование. Предпроектное обследование – это по сути своей дорожная карта проекта автоматизации.
Алгоритм проведения предпроектного обследования.
Алгоритм состоит из нескольких этапов, проверенных временем и обеспечивающих успешность проектов автоматизации:
1. Отчет о предпроектном обследовании.
Данный этап необходим для определения текущего состояния предприятия и выявления отправных точек для дальнейших действий. Нужно подробно зафиксировать существующие процессы («as is»). Важно грамотно формулировать вопросы, позволяющие выявить реальные потребности и ограничения. Сбор мнений осуществляется среди опытных сотрудников, авторитетных в своей области. Руководители отделов привлекают старожилов, знающих специфику внутренних процессов. Следует избегать излишней демократизации и назначать главного ответственного за каждый процесс. Итоги обсуждения фиксируются протоколами и согласовываются всеми заинтересованными сторонами.
2. Концепция проекта автоматизации (техническое задание).
Специалист по выбранной системе готовит концепцию будущего проекта. Она описывает требования к новой информационной системе, основываясь на результатах первого этапа и уточняемой информации. Важны четкость требований и ясная связь между новыми функциями и изменениями существующих процессов. Проверяется совместимость оборудования с требованиями новой системы. Документ используется также для публикации на тендерах, если требуется соблюдение стандартов (например, ГОСТ 34). Результат будет зависеть от точности составления технического задания.
3. Устав проекта.
Некоторые считают разработку устава проекта лишней формальностью. Однако этот документ помогает организовать взаимодействие участников, предотвращая конфликты и неопределенности. Устав закрепляет правила взаимодействия внутри проекта, разъясняя права и обязанности каждой стороны. Хороший устав способствует конструктивному решению проблем и облегчает управление проектом. Всем становится понятно, что нужно делать, как нужно делать, чего и как избегать, и как на что реагировать.
4. План-график и бюджет проекта.
Эта часть проекта документирует сроки выполнения этапов и предполагаемый бюджет. Эти показатели могут корректироваться позже, но первоначальные цифры служат ориентиром для всех участников.
Методологии управления проектами: Agile vs Waterfall.
Методология Agile популярна как новый метод автоматизации, предпочитающих гибкий подход. При этом изначально не скрываются и недостатки – бюджет проекта слабо ограничивается. При этом обе методики могут эффективно сочетаться друг с другом. Например, проекты, начатые по каскадной схеме, успешно используют элементы Agile. Или есть вариант, когда параллельно с каскадной моделью идет разработка новой подсистемы и это нужно уложить в общий проект внедрения системы. Главное — выбрать подходящую стратегию, исходя из конкретных условий. О некоторых проекты с элементами Agile можно ознакомиться на сайте проекта AlgorithMER: см. публикацию 21, 19, 17, 16, 14.
Зачем всё документировать?
Оформление документов позволяет избежать путаницы и разногласий. Фиксируя ключевые моменты письменно, участники получают возможность заранее обсудить возможные трудности и принять необходимые меры. Сторонний эксперт, привлекаемый к проекту, сможет непредвзято оценить ситуацию и предложить оптимальные модули и сценарии автоматизации.
Заключение.
Подход к предпроектному обследованию влияет на успех всей последующей автоматизации. Грамотно проведенное исследование снимает страхи перед изменениями, делает понятными ожидания от проекта и мотивирует команду двигаться вперед. Понимание целей и структуры предстоящих преобразований приносит уверенность и повышает эффективность проекта.
Дополнительную информацию о проведении предпроектного обследования и об опыте его проведения в разных организациях с отзывами можно посмотреть на сайте проекта AlgorithMER. С отзывами о проведенных предпроектных обследованиях можно также узнать на сайте проекта AlgorithMER: см. публикацию 21, 22, 24, 27, 28, 29, 32, 34, 35, 37.
#эффективность, #эффективность_управление, #автоматизация, #внедрение_1С, #1C, #автоматизация_на_1С