В работе с крупными заказчиками подрядчики часто сталкиваются с ситуациями, когда сроки согласования и обратной связи затягиваются со стороны заказчика. Это приводит к срыву сроков сдачи проектов, дополнительным затратам и даже кассовым разрывам. Сегодня я хочу рассказать, почему так происходит, привести пример из практики и поделиться контролем и рекомендациями, которые помогут избежать подобных проблем.
Суть проблемы: почему бренд-менеджеры подставляют подрядчиков
Часто подрядчики оказываются в ситуации, когда за все задержки и срыв сроков отвечают именно они, хотя на деле причиной являются задержки со стороны заказчика. Как это происходит?
В крупных компаниях проект ведёт бренд-менеджер или маркетолог, который должен обеспечивать согласования и коммуникацию с подрядчиком. Однако, из-за внутренних процессов, отпусков, отсутствия оперативности или недостатка ответственности, обратная связь по ключевым этапам задерживается. При этом, формально подрядчик остаётся ответственным за сроки реализации.
В договоре, как правило, прописаны условия, согласно которым сроки исполнения могут корректироваться пропорционально времени согласования заказчика. Однако на практике эти условия не всегда соблюдаются, а подрядчику приходится сталкиваться с требованием выполнения проекта в полном объёме и в установленные сроки.
Пример из практики
В этом году мы столкнулись с таким кейсом.
Проект по созданию видеоролика длиной 120 рабочих дней ведёт продюсер по выигранному тендеру, обеспеченному банковской гарантией.
На протяжении всего проекта заказчик — конкретный бренд-менеджер — систематически задерживал согласование ключевых этапов: сценария, аниматика и других материалов. В итоге, когда сроки сдачи приближались, проект был выполнен лишь на две трети.
Подрядчик запросил у заказчика письмо об отсутствии претензий для продления банковской гарантии. Юрист заказчика ответил отказом, сославшись на договор, где подрядчик обязан предоставить гарантию в случае задержек.
При этом все документы, переписка и подтверждения свидетельствовали, что именно заказчик систематически не предоставлял обратную связь вовремя. Стороны не могли договориться — банк требовал подтверждение, заказчик — банковскую гарантию, а сроки сдвинулись из-за отсутствия своевременного согласования.
Контрольные точки: что делать, если ситуация уже случилась
Если вы столкнулись с похожей ситуацией, важно не молчать и не допускать её усугубления:
- Зафиксировать все сроки согласования и переписку письменно. Документируйте, когда и какие материалы вы направляли, и когда получили обратную связь.
- При первых признаках затягивания обратной связи — сразу инициировать официальные письма с запросом продлить сроки. Не дожидайтесь конца проекта.
- Если в договоре отсутствует пункт о продлении сроков пропорционально обратной связи заказчика — отправляйте письма с просьбой о согласовании продления в адрес вышестоящего руководства заказчика.
- Не идите на уступки без письменного оформления новых сроков. Это защитит вас в случае претензий и позволит избежать кассовых разрывов.
- Используйте письмо-претензию, где разъясняйте, что именно заказчик затягивает сроки, ссылаясь на документальные подтверждения.
Рекомендации, как избежать подобных ситуаций в будущем
- Внимательно проверяйте и обсуждайте договоры с заказчиком. Если форма договора предложена заказчиком без возможности изменений, дополнительно фиксируйте условия о продлении сроков в отдельном письме или приложении.
- На ранних этапах проекта определите график согласований и добивайтесь официального согласования этого графика с обеих сторон.
- Если сценарий или ключевые материалы не согласованы в срок — сразу же «бить тревогу». Как продюсер, вы должны инициировать письма с объяснением проблемы и информировать вышестоящее руководство заказчика.
- Проводите регулярные совещания с заказчиком, открывая график согласований, проговаривая и фиксируя в протоколах последствия нарушения сроков. Это повышает ответственность всех участников проекта.
- Обращайтесь к вышестоящему руководству при системных нарушениях сроков и неэффективности сотрудников заказчика.
Заключение
Подобные случаи — не редкость в индустрии. Часто подрядчики оказываются заложниками вальяжного отношения бренд-менеджеров к срокам согласований, что приводит к финансовым потерям и испорченным отношениям.
Я, как продюсер, учу студентов и коллег, как проводить совещания лицом к лицу, открывать график согласований перед клиентом, проговаривать риски и последствия нарушения сроков. Практика показывает, что при таком подходе заказчики начинают внимательнее относиться к соблюдению графика.
Если вам интересна подробная методика работы с такими ситуациями, приглашаю познакомиться с моей программой: https://kvirin.ru/
В моём телеграм-канале t.me/CREATIVE_CEO1 я регулярно разбираю подобные кейсы, делюсь дополнительными документами и материалами, помогающими избежать конфликтов и эффективно работать с крупными заказчиками.
Буду рад, если эта информация поможет вам защитить интересы вашего продакшена и выстроить прозрачные и честные отношения с заказчиками.