«1С:Документооборот» — универсальная система 1С, которая и позволяет автоматизировать все ключевые процессы согласования документации на предприятии. Это решение подходит для компаний различных отраслей и помогает оптимизировать работу с документами, сделать ее эффективной.
Согласование документа — это процесс предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности решений, а еще соответствия законодательству и внутренним регламентам предприятия. В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим, как настроить маршруты согласования документов в программе «1С:Документооборот».
Основные понятия
Перед тем как приступить к настройке маршрута согласования в решении, «1С:Документооборот» надо разобраться в следующих основных понятиях:
- «Маршрут согласования» — это путь, по которому документ проходит от создания до итогового согласования. Маршрут может быть простым (все участники могут работать с документом одновременно) и еще сложным (поэтапное согласование с возможностью возвратов и на другие этапы).
- «Согласующие лица» — сотрудники, которые и участвуют в согласовании документа. Они могут быть указаны по именам или ролям пользователя.
- «Срок согласования» — время, которое и даётся каждому согласующему лицу на рассмотрение документа. Сроки могут быть установлены здесь как индивидуально для каждого сотрудника, а также еще и один общий.
- «Решение согласующего лица» — это итоговый результат рассмотрения документов. Рассмотрение может быть положительным («Согласовано» или «Согласовано с замечаниями») и отрицательным («Не согласовано»).
В «1С:Документообороте» согласование документов может быть настроено для разных типов, таких как договоры, служебные записки, приказы и т. д.
Преимущества электронного согласования в «1С:ДО»
Электронное согласование документов в решении «1С:Документооборот» имеет и ряд преимуществ по сравнению с бумажным согласованием. А это:
- Скорость и доступность: электронное рассмотрение позволяет ускорить все ключевые процессы согласования, так как документация может быть отправлена сразу нескольким сотрудникам предприятия одновременно.
- Отслеживаемость, контроль: решение «1С:Документооборот» позволяет отслеживать ход согласования документа в режиме реального времени.
- Уведомления и напоминания: программа 1С автоматически уведомляет, напоминает сотрудникам о необходимости согласования документации.
- Безопасность/защита: вся электронная документация хорошо защищена от несанкционированного доступа, а еще несогласованных изменений.
Порядок согласования документов в «1С:ДО»
В программном решении «1С:Документооборот» модуль «Согласование» и является специальным инструментом для рассмотрения документов. Если кратко: пользователь 1С определяет необходимый список по сотрудникам для согласования документа, который он создал, и запускает сам процесс.
Как мы писали выше, в ПП «1С:Документооборот» есть два основных вида согласования документации. В простом согласовании документы доступны для работы сразу всем сотрудникам одновременно из списка, который был задан ранее. В сложном согласовании поэтапно первоначальный вариант документа, обрастая правками и изменяясь, переходит к одному или сразу нескольким согласующим. При этом сложном многошаговом продвижении документация может возвращаться, а также и двигаться снова по цепочке.
Ход работы всегда можно увидеть в самой карточке документа, кликнув по ссылке «Процессы». После окончания рассмотрения программа 1С подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Там и будет видно итоговое решение каждого из участников и их комментарии.
Настройка согласования документов в «1С:ДО»
1. Настройка группы доступов. Первый шаг в настройках согласования в программном решении «1С:Документооборот» — создание группы доступа для пользователей, которые будут участвовать в процедурах согласования документа. Для этого надо будет выполнить следующие действия. Зайдите в настройки программы и выберите разделы «НСИ и администрирование».
В папке «Администрирование» нажмите кнопку «Настройки пользователей и прав». Создайте новую группу доступа, добавьте в неё всех необходимых участников для процесса согласования документов. Далее назначьте роль «Согласование (настройка)» для всех тех пользователей, которые будут тут настраивать функцию согласования документа. Для остальных участников такого процесса надо будет выбрать роль «Согласование (использование)».
2. Настройка модуля согласования. После создания групп доступа можно будет приступать и к настройке самого модуля согласования документации в «1С:Документообороте». Для этого надо: определить список сотрудников, которые будут участвовать в согласовании созданных документов, выбрать тип маршрута согласования (простой или сложный), настроить параметры согласования (срок, решения, т. д.). В конце надо сохранить все настройки.
3. Настройка программной связи документации. Типовой функционал способен также отслеживать и несколько десятков согласований к одному документу. А переплетение взаимоотношений можно и автоматизировать. Для этого тут и классифицируют типы связей при обработке документации:
- Автоматическая/ручная связь: в ручных режимах «1С:Документооборот» зафиксирует время добавления и еще имя того работника, который внес связь во внутреннюю, входящую или же исходящую карточку документа.
- Единичная или множественная связь: единичная связь и используется в программе 1С при обработках одного документа, а множественная связь может быть задействована здесь сразу в нескольких разных документах.
- Имеющая обратную связь/нет: при наличии обратной связи решение 1С выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику.
Все виды перечисленных связей документов задаются при настройках 1С. Справочник «Типы связей» находится в разделах «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно и с помощью регистра «Настройка связей» к элементам сведений документов.
4. Настройка маршрута согласования. Одним из основных инструментов согласования являются заблаговременно настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документацией идёт от старта, до финиша. Для настройки маршрутов согласования в решении «1С:Документооборот» необходимо определить и последовательность этапов согласования. Далее надо назначить ответственных лиц для каждого этапа. Не стоит забывать и установить сроки согласования для каждого из них. В конце настройте еще и условия перехода между этапами (например, положительное решение).
5. Настройка шаблона согласований. Для простоты настроек маршрутов согласования можно использовать шаблоны, которые позволяют заранее определить все условия маршрутизации, список необходимых работников для определённого вида документов. Эти настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т. п. действия, которые будут согласовываться 1С и без участия пользователя.
Обзор процессов согласования документов в «1С:ДО»
Одним из основных инструментов согласования и являются маршруты, по которым процесс работы над документацией идёт от старта и до финиша.
Ход согласования документов. По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются команды. Отслеживать запущенные процессы будет удобно в окнах «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задач. Подписать результат здесь можно с помощью электронной подписи.
Рассмотрение. Начало согласования инициируется 1С автоматически или запускается здесь вручную. В данном процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки, входящая документация. Он может их здесь рассмотреть тремя способами: направить на ознакомление (указав список лиц/сроки), лично указать исполнителей (направив задание со сроками исполнения) и внести текстовую резолюцию (вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям). Принятая резолюция отразится в карточке документа, который и получает статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно будет выбрать из шаблонов.
Согласование. Исходящие, внутренние документы, файлы, а также другие задачи, которые и требуют согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по маршруту. Согласующие лица указываются по имени/роли пользователя. Сроки устанавливаются индивидуально для каждого сотрудника/один общий. Решение же может быть положительным («Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»), а еще отрицательным («Не согласовано»). В случаях отрицательного результата документы могут быть доработаны и запущены на новый цикл его согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле согласования сохраняются в программе 1С.
Контроль согласования документов в «1С:ДО»
Программное решение «1С:Документооборот» позволяет контролировать передачу документации внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации. Согласования систематизируются по спискам документации, затраченному времени, статистике циклов, а также итоговым результатам. С помощью специальных отчётов можно отслеживать этапы согласований каждого решения предприятия. А контрольная функция учёта отражает тут местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника и сигнализирует об истекающих или пропущенных сроках для согласования.
Анализ согласований документов в «1С:ДО»
Автоматическая служба ПП «1С:Документооборот» отслеживает более 100 показателей процесса согласования. Основные из них: число всех циклов, количество просроченных задач, время просрочки, средние трудозатраты. Можно установить пороговое значение роста или снижения показателей. Программа 1С информирует о достижении нижних критических значений.
Аналитические отчёты в 1С помогают обнаружить все документы, которые и были забыты, а также еще и показывают по ним точное количество дней бездействия. Статистика итоговых результатов наглядно показывает здесь процент не согласованных документов. Дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования документов.
Заключение
Настройка маршрутов согласования документов в «1С:Документообороте» позволяет оптимизировать процесс, учитывая специфику работ компании. Внедрение этой системы может стать ключевым фактором для повышения эффективности. Автоматизация документооборота предприятия не только упрощает управление документацией, но также и способствует улучшению коммуникации, взаимодействия между всеми сотрудниками организации, что приводит к повышению продуктивности и еще успеху бизнеса в целом.
Мы предлагаем услуги по внедрению и настройке «1С:Документооборота». Помогаем оптимизировать процессы, сократить время на согласование и подписание документации, повысить уровень безопасности, контроля над документооборотом. Наши специалисты имеют большой опыт работы с ПП и готовы предложить решения, учитывая специфику, а также потребности. Обеспечиваем сопровождение: от анализа всех процессов и до обучения.
Выбирая нас, вы получаете надёжного партнёра, который и поможет всем перейти на ЭДО, а также еще и улучшить эффективность работы компании.