В 2024 году к нам обратилась компания, выпускающая образовательные конструкторы. Продукт у них был действительно классный: интересные наборы, которые развивают мышление и творческие навыки, и на которые существовал реальный спрос. Но, несмотря на это, бизнес переживал серьезные трудности — убыток за год достигал 15 миллионов рублей, учредитель постоянно вливал средства, а управление финансами и закупками было в хаосе. Руководство не имело ясной картины о прибыли, убытках и движении денег, и управляемость бизнеса падала с каждым месяцем.
Компания могла ждать, когда бизнес постепенно угаснет, или полностью перестроить процессы. Выбрали второй путь. Давайте разберем, с какими проблемами мы столкнулись и как удалось их решить.
Проблемы бизнеса
Основные сложности заключались в устаревшей системе учета и налоговой нагрузке, наличных расчетах с подрядчиками и поставщиками, высоких себестоимости сырья и неэффективном производственном процессе. Без прозрачного учета было невозможно планировать закупки и производство, а сезонные пики только усугубляли ситуацию: склады либо пустовали, либо были забиты товарами, которые не продавались, что вело к браку и потерям.
С чего мы начали
Первым делом мы восстановили учет за 2021–2024 годы. Руководство впервые увидело полную картину — какие продукты приносят прибыль, а какие оборачиваются убытками, где теряются деньги, и на что расходуются средства. Это стало отправной точкой для всех дальнейших действий.
Далее мы пересмотрели систему налогообложения. Часто привычная система оказывается дороже, чем кажется. Мы выбрали более оптимальный режим, и это сразу дало экономию, которую можно было направить на развитие бизнеса и стратегические задачи.
Параллельно мы внедрили системный учет документов через инструмент Учет финансов.standard. Ранее ошибки и дубли расходов были привычной проблемой, теперь их удалось исключить, а менеджеры получили возможность видеть каждую транзакцию и принимать решения на основе реальных данных.
Контроль расходов и поставщиков
Наличные расчеты ушли в прошлое: подрядчиков перевели на самозанятость, а поставщиков — на прозрачные контракты. Это позволило уменьшить риски и потерю средств, а менеджеры получили возможность контролировать затраты без постоянного стресса.
Мы провели аудит поставщиков и пересмотрели, с кем стоит работать на долгосрочной основе, и за счет этого снизили себестоимость сырья. Плюс, часть производства, например пластиковые элементы, передали на аутсорсинг. Это позволило сократить брак, повысить гибкость и разгрузить менеджеров, чтобы они могли сосредоточиться на стратегии и развитии продукта.
Оптимизация продуктовой стратегии
Продуктовую линейку мы сократили, оставив только рентабельные товары, и начали внедрять финансовое планирование с бюджетами доходов и расходов, платежным календарем и лимитами. Инструменты, такие как Платежный календарь.Pro и Согласование заявок на оплату, позволили контролировать движение денег и управлять расходами без лишнего стресса.
Производственные процессы и склад стали управляемыми: мы оптимизировали закупки, внедрили план сбыта и производства, учитывая сезонность, чтобы заранее готовить партии к пику спроса. Появилась маркировка партий — теперь компания могла отслеживать брак и корректировать процессы. Логистика была упрощена, цепочки поставок оптимизированы, расходы на хранение и доставку уменьшились. Все это сделало работу компании предсказуемой и прозрачной.
Результаты работы
К середине 2025 года компания вышла из убытка в плюс, а учредитель начал получать возврат вложенных средств. Финансовый контроль стал прозрачным: ежемесячные отчеты о прибыли, движении денег и балансе, еженедельные метрики выполнения плана позволяли управлять бизнесом системно и без стресса.
Советы предпринимателям
Даже простая таблица учета способна сохранить бизнес — откладывать внедрение финансового контроля опасно. Проверяйте систему налогообложения, иногда привычная УСН 6% оказывается дороже. Аудит поставщиков раз в год помогает снизить себестоимость и риски. Готовьтесь к сезонности заранее, чтобы избежать хаоса и брака. И главное: фокусируйтесь на прибыли, а не только на выручке — так можно управлять бизнесом эффективно.
Подведем итог
Финансовая система — это не скучные таблицы, а инструмент контроля, роста и выживания. Компания имела продукт и рынок, но без управления финансами теряла деньги. Внедрение наших инструментов из каталога и построение системы контроля позволили сохранить бизнес и вывести его в прибыль.
Вот инструменты, которые помогли нам и которые вы также можете использовать в своем бизнесе: