Правильная постановка задач
Добрый день коллеги.
Я уже рассказывал как выстраивать приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра. Сегодня хочу продолжить это направление.
У вас бывало, что ставишь задачу, человек говорит «я все понял» 🫡, а в назначенный срок выдает не тот результат который вы хотели получить☹️. Начинаете разбираться и выясняется, что он вас не так понял или не так услышал. Неприятная ситуация, которая, в зависимости от важности задачи, может очень негативно отразиться на проекте, привести к срыву сроков, невыполненным обещаниям, проблемам с контрагентами.
В психологии есть такое понятие, как «иллюзия понимания»🧠. Если упростить, то ни один человек не понимает сказанное вами так, как понимаете это вы. В силу различного опыта, знаний, внимательности. Вы можете считать, что часть информации можно не говорить, ведь это очевидно (вам), а исполнитель может и знать не знает об этой информации. Так и получается, что вы сказали одно, исполнитель вас услышал немного по другому, сделал неверные умозаключения, если хотите, неверно нарисовал себе в голове образ конечного результата и у него случилась иллюзия понимания.
Как же минимизировать этот эффект?
📐При постановке задач, можно применять принцип 🔤🔤🔤🔤🔤 - он помогает более четко сформулировать задачу и проще достичь цели.
В чем он заключается? Сейчас кратко опишу. Поставленные задачи должны отвечать следующим критериям:
🔤-specific Конкретность
Должны быть четкие критерии выполненной задачи. У исполнителя должно быть понимание когда задача считается выполненной.
🔤-measurable Измеримость
Какие цифры говорят о достижении задачи, исполнитель должен понимать какие показатели являются целевыми.
🔤-achievable Достижимость
Достаточно ли у исполнителя знаний и навыков для достижения цели. Не может ли сторонний фактор, не зависящий от исполнителя, помешать выполнению задачи.
🔤-relevant Согласованность (Актуальность)
Согласована ли эта задача с другими, не противоречат ли они друг другу.
🔤-time-bound Ограниченность по времени
У цели должен быть конечный срок (дата, время, промежуток времени) или обозначена периодичность действий
Для примера приведу две задачи.
❌Без принципа SMART:
Сделать расчет выемки грунта по объекту «А»
✅С применением принципа SMART:
Сегодня, получить у смежных специалистов данные по объекту «А» для расчета выемки грунта из котлована под фундамент и из траншей под инженерные сети. До 15 числа произвести расчет, оформить ведомость объемов работ и передать ее в сметный отдел.
Конечно нужно понимать, что не любую задачу можно подогнать под SMART, это принцип, а не догма. Если ваша задача, например, не предполагает измерения в цифрах, не нужно что-то придумывать, просто не берите этот показатель.
Модель SMART позволяет вам ставить задачи максимально эффективно, а исполнителю - задавать правильные вопросы и конкретизировать задачу для себя. Таким образом повышается качество и совместной работы, и коммуникации между вами.
📋В интернете можно найти чек-листы, как проверить, отвечает ли ваша задача принципам SMART. Попробуйте использовать этот принцип в своей работе, это позволит повысить эффективность постановки и выполнения задач.
💬Если вы используете какой-то другой метод, расскажите в комментариях свой опыт
