Если у вас вдруг появилось свободное время и вы испытываете из-за этого тревогу (вдруг что-то забыли), то навык планирования вам точно необходим.
Планирование — чертовски ценный навык в современной жизни:
* он позволяет разгрузить голову;
* спасает от забытых дел;
* помогает занять свободное время;
* помогает рассчитать свои силы и нагрузку;
* помогает не назначить несколько дел на одно и то же время;
* делает вас более взрослым и продуктивным (в глазах других);
* помогает избавиться от беспокойства и мысленной жвачки (бонус, о нём позже).
Превращение мечты/цели в задачу
Прежде чем перейти к решению задачи, её нужно сформулировать.
Можно использовать школьный метод.
Перечислить то, что дано (есть), и то, что надо найти. Лично меня ещё со школы пугала пропасть между «дано» и «надо» (особенно по физике), но тут поможет декомпозиция задачи (дальше в тексте).
Можно использовать метод SMART.
S — specific: конкретность и ясность. Задача не должна быть абстрактной, она должна быть понятной и чёткой.
Плохо: перестать опаздывать.
Хорошо: приходить за 10 минут до встречи.
M — measurable: измеримость. Как я пойму, что задача достигнута, как я могу измерить её выполнение?
Плохо: буду себя хорошо чувствовать.
Хорошо: я приду вовремя на 8 из 10 встреч.
A — achievable: достижимость. Насколько цель реалистична, хватит ли ресурсов. Что может помешать, а что помочь?
Плохо: да всё легко, просто надо взять себя в руки.
Хорошо: если у меня раньше это не получалось, то есть препятствия. Я могу ориентироваться на 10 минут раньше или собираться на встречу заранее.
R — relevant: важность. Насколько эта цель для меня важна и согласована с моими ценностями (если цель противоречит нашим ценностям, мы будем её саботировать)?
Плохо: успешные люди не опаздывают.
Хорошо: если я не буду опаздывать, то мои отношения с другими людьми улучшатся.
T — time bound: определённость по срокам. Сколько времени нужно, чтобы достичь цели? Если у задачи нет конечных сроков, то задача будет висеть бесконечно (не всегда, но часто). Как можно раньше — не конкретный срок и ведёт к прокрастинации.
Плохо: до конца года или в следующем году.
Хорошо: в течение 30 дней.
Оценка важности задач
На мой взгляд, самое сложное — это оценка задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе, или, говоря проще, как понять, что одна задача важнее другой?
Первый этап в приоритизации: мы оцениваем последствия задачи
* положительные последствия (если решить задачу);
* негативные последствия (если не решить задачу);
* краткосрочная перспектива;
* долгосрочная перспектива.
По своей сути, это плюсы и минусы от решения или не решения задачи, которые надо оценить в краткосрочной перспективе и в долгосрочной перспективе.
Негативные последствия — это мотивация, которая нам помогает отчего-то отталкиваться и так же идти и делать (не получение негативных последствий — классический способ мотивации).
Положительные последствия — это положительная мотивация, то, что помогает нам идти и делать. Её мы можем встретить реже, это бонусы и премии.
Краткосрочные последствия — это последствия в ближайшее время (до недели), долгосрочные последствия — (более недели).
Есть три вариации приоритизации важности задач:
Первый:
* краткосрочные минусы, если не сделаю;
* долгосрочные минусы, если не сделаю.
Второй:
* ближайшие плюсы, если сделаю, ближайшие минусы, если не сделаю;
* отдалённый плюсы, если сделаю, отдалённые минус, если не сделаю.
Третий:
* ближайшие плюсы, если сделаю, ближайшие минусы, если не сделаю;
* ближайшие минусы, если сделаю, ближайшие плюсы, если не сделаю;
* отдалённый плюсы, если сделаю, ближайшие минусы, если не сделаю;
* отдалённый минусы, если сделаю, ближайшие плюсы, если не сделаю.
Я предлагаю использовать второй вариант, про третий вариант (он же квадрат Декарта) я как-нибудь напишу отдельно.
Декомпозиция задач (ешь слона/пирог по частям или чай нужно пить, а не тонуть в нём)
Бывает так, что вы встречаетесь с задачей и у вас опускаются руки. Так как вы не знаете, с чего начать, и она кажется неприподъёмной.
Чтобы избежать прокрастинации, существует декомпозиция задач. Любая декомпозиция происходит от сложного к простому, если во время декомпозиции стало сложнее, то вы свернули не туда.
Легче всего объяснить декомпозицию на примере.
Шаг первый:
Написать лекцию (очень страшно, нужно декомпозиция).
Шаг второй:
Написать план лекции;
Найти материал для лекции (непонятно, нужна декомпозиция);
Сделать презентацию (хочется отложить, нужна декомпозиция).
Шаг третий:
Написать план лекции;
Отметить в плане, какой материал нужно найти, а какой есть;
Найти статьи или книги, откуда брать;
Набросать черновик лекции из этих материалов;
Соединить в одну лекцию;
Выбрать оформление презентации;
Перенести план лекции в презентацию;
Скорректировать визуал плана для слушателей;
Найти и добавить картинки.
Для меня на третьем шаге уже не так страшно, появилось понимание, что делать.
Но из-за количества пунктов появляется страх приступать к задаче. Тут я начинаю использовать метод «помидорки» (своё название метод получил от кухонных таймеров в виде помидорки). Я договариваюсь с собой, что уделю задаче только 15–30 минут, а потом или продолжу, или позволю себе отдохнуть.
Упрощённая матрица Эйзенхауэра или приоритизация задач (АВС)
Приоритет А — задачи важные и срочные, которые надо решить сегодня (или завтра). Если их не решить, то будут негативные последствия (как краткосрочные, так и долгосрочные). К примеру: оплата кредита или счетов.
Приоритет В — задачи важные, но не срочные, если не сделать вовремя, то будут долгосрочные негативные последствия. К примеру: написание отчётов, еда, отдых, уборки и т. д.
Приоритет С — все остальные задачи, к ним просмотры фильмов, чтение книги, прогулка и т. д. То, что хочется сделать, но можно и не делать, сильных негативных последствий не будет.
Логично, что задачи выполняются согласно приоритетам, А — В — С.
Главное при такой приоритезации — не ставить больше 3–4 задач приоритета А в день.
Если у вас выходит, что таких задач больше 4, то тут одно из трёх: либо вы не рассчитали приоритет неправильно, либо у вас время дедлайнов, либо вы долго игнорировали дела.
В любом случае это не очень хорошо, обратитесь за помощью или к близким, или к специалисту. Они помогут вам пересмотреть приоритеты без эмоционального вовлечения, либо вы сможете делегировать (переложить) часть задач на них.
Календарь и to-do-list
Важное!
Календарь и to-do-list (список дел) должны быть в единичном экземпляре, иначе есть риск записать в один календарь одно, а в другой — другое, и у нас снова наложение дел.
Какие дела нужно вносить в календарь:
* дела, у которых есть указание времени;
* дела, которые надо сделать к конкретной дате;
* дела с приоритетом А;
* регулярные дела, про которые вы забываете.
Обычно это семь плюс-минус два дела в один день, с учётом что дела могут прерываться или группироваться. К примеру, работа, у меня может быть несколько клиентов в один день, но в разное время — это всё равно одно дело.
Что мы записываем в to-do-list — все дела, которые нужно сделать, даже мелкие (позвонить, выпить лекарство, отдохнуть и т. д.).
Теперь последний штрих.
Мы объединяем календарь и to-do-list.
Причём объединяем их так, что дел с приоритетом А около 4 (не больше 4, потому что есть риск появления срочных дел вне планов). После идёт приоритет В (помните, что спустя время он также станет приоритетом А). Затем добавляем дела с приоритетом С.
Если у вас получился список, где одни дела перетекают в другие, то я вас поздравляю. Вы или устанете (другое слово было), или не сделаете половину.
Между делами должно быть время на форс-мажор, отдых и еду.
Если у вас неожиданно появилось свободное время и ещё есть силы, вы всегда можете добавить новые дела.
P. S. Всегда приятно поставить галочки (плюсики, сердечки …) около выполненных дел.
P. P. S. Беспокойство также можно планировать и откладывать.