В прошлой серии мы рассказывали историю о компании, которая хотела как лучше. Они нарисовали карту процесса… На 4 ватмана. Потратили 6 встреч, и в итоге сложили эту карту в шкаф. Беречь, как память.
Но пока одни рисовали, другие —разговаривали и договаривались.
История другой компании
Здесь всё было похоже: хаос в чатах, уставший руководитель, крайне принципиальный исполнительный, нереализованный Битрикс24.
Но в какой-то момент кто-то на встрече сказал:
"А можно хотя бы нешаблонные договоры согласовывать нормально?"
Вот от этого “хотя бы” всё и началось.
Проблема: согласование нешаблонных договоров
Сейчас это выглядело так:
— Менеджер писал в чат: «У меня договор, кто согласует?»
— Менеджер бегал по кабинетам от руководителя к руководителю с написанными на листе разногласий правками.
— Кто-то скидывал постоянно старый шаблон.
— Главный бухгалтер говорил: «Мне не показали!»
— Руководитель коммерческого: «А я не видел этот комментарий финансового!»
— Клиент ждал.
Ни сроков. Ни порядка. Ни версии документа. А договор — это деньги. Это обязательства. Это ошибки, которые дорого стоят.
Решение: старт с черновика
Координатор (новый, молодой, но с боевым опытом) сказал:
«Я не юрист. Но могу записать, цепочку как это происходит сейчас. А вы поправьте, если не так.»
Так и сделали. 7 шагов на бумаге:
- Кто создаёт договор?
- По какому шаблону?
- Кому на согласование?
- Что проверяет бухгалтерия?
- Кто финально утверждает?
- Куда сохраняем?
- Как передаём клиенту?
Это был не идеальный процесс. Но — реальный.
Первая автоматизация
Тут возникли сложности. Сделки и лиды в Битрикс24 еще не вели. Хаотично работали там менеджеры, кто как освоил. И принципиальный Исполнительный настоял - пока вы не продумаете связь процессов, которые будут давать вход и выход - АВТОМАТИЗИРОВАТЬ НЕЛЬЗЯ.
Провели небольшую встречу, поняли точку входа в процесс и выхода, связи и получилось сделать простой сценарий в Битрикс24, с возможностью не ломать его при переезде других процессов:
- Загрузили базу контрагентов;
- Шаблон договора загрузили на диск;
- Собрали отдельный смарт-процесс согласование договоров;
- Одновременные задания юристу и бухгалтеру;
- Вынесенные поля для комментариев с отслеживанием комментариев других;
- Финальное подтверждение у руководителя;
- После согласования — задание офис- менеджеру "Отправить клиенту";
И вы не поверите — это заработало!
Следом — пошли “внутренние расходы”
Когда процесс с договорами заработал, на планёрке принципиальный исполнительный предложил:
“А может и премии так же согласовывать будем?”
И понеслось.
- Согласование премий;
- Закупки канцелярии;
- Согласование компенсаций за такси;
- Оплата за кофе для офиса (с важным приоритетом!);
Все процессы — шаблон + маршрут согласования и конечный исполнитель.
Почему сработало?
Потому что не ждали идеальной схемы и переезда основных процессов.
Потому что начали с одного процесса, который снял напряжение в команде и помог подготовиться к внедрению остальных. И потому что была обратная связь: что тормозит, где не работает, как улучшить. И потому, что продумали следующие шаги автоматизации и связи с другими процессами. Не пытались “перетащить всю компанию” сразу. Сделали — проверили — улучшили.
И запустили следующее.
Вывод из этой главы:
Автоматизация — это не про гигантскую карту. Это часто - про один понятный шаг, который решает конкретную боль. Именно так собирается система — из понятных, работающих фрагментов. А потом всё это складывается в один логичный пазл.
Кстати, хотите тоже начать?
Мы поможем выбрать, с какого процесса стартовать, чтобы это был не просто красивый ватман, а результат — уже в первом месяце.
Подписывайтесь, чтобы не пропустить следующую главу — в ней будет история о том, как автоматизация превратилась в микроменеджмент, и как вовремя остановиться, чтобы не задушить бизнес кнопками.