Система электронного документооборота (СЭД) - платформа, которая предназначена для создания электронных документов и обмена ими между пользователями.
Электронные документы, циркулирующие в СЭД имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.
Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.
Какие функции выполняет СЭД
Задачей СЭД является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции:
- Создание, обработка, хранение электронных документов. Создание электронной карточки документа, его оцифровка, нанесение резолюции, поступление исполнителю резолюции, подготовка исходящего документа, подписание усиленной ЭП, направление отчета и утверждение его руководителем, направление в архив.
- Визирование и согласование документов. Визирование предполагает нанесение согласительной резолюции внутри организации. Согласование предусматривает получение согласия от специалистов сторонних компаний. Наличие единого информационного поля позволит сократить время на эти процедуры.
- Подписание документов ЭЦП. Эта функция присваивает юридический статус документу, который при направлении прочим участникам системы сохраняет свою подлинность.
- Контроль исполнения документов.
В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:
- присвоение документу статуса «на контроле»;
- добавление текста резолюции, установка сроков;
- направление документа назначенному сотруднику;
- промежуточный контроль, координация выполнения;
- обзор документов, поручений с завершенными сроками;
- присвоение документу статуса «выполнено»;
- построение отчетов о своевременности выполнения поставленных задач;
- обобщение результатов проверки.
Подробнее о системе электронного документооборота, ее преимуществах и недостатках, правилах выбора, особенностях внедрения и настройки можно узнать на сайте https://a2b.su/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/