Формат общения онлайн, закрепился не только в нашей личной жизни, но перешел и в деловое общение. Заходя на сайты с различной тематикой, в разделе контакты, в большинстве случаев мы видим предложение перейти в чат для консультации по товару или услуге. Это достаточно удобный и бесплатный способ общения, привычный для большинства. В офисах сотрудники тоже пользуются мессенджерами, и создают групповые чаты. А регламентируется ли подобное общение этикетом? Да.
Что на этот счет говорит этикет: общение в мессенджерах по рабочим вопросам должно быть коротким, конструктивным, уважительным с соблюдением субординации и происходить в рабочие часы. Не допускаются личные фотографии, пересылка музыки, картинок и прочее. По сути, общение в сети имеет только одно отличие от официальной деловой переписки, краткость.
Как применить в жизни: сфера работы у всех разная, даже рабочие чаты могут различаться по степени строгости общения. В одном случае допустимы эмодзи и картинки с поздравлениями, в другом они не приемлемы. Наиболее правильным вариантом, будет спросить у человека, приглашающего вас в чат, какие правила «игры». Так вы сможете корректно выстраивать диалог и не попадете в неловкую ситуацию.
Ранее у меня была статья про цифровой этикет, при желании можете с ней ознакомиться. Поэтому я не буду повторяться о правилах общения, сегодня мы рассмотрим как согласиться или отказаться от такого вида общения на работе.
Если вы сотрудник
В некоторых компаниях, предусматривают общение с клиентами, партнерами или между сотрудниками в социальных сетях и мессенджерах. Создаются общие чаты, где обсуждаются рабочие вопросы, поздравляют с праздниками. Такие диалоги должны быть уважительными, без перехода на «ты», ограничиваться рабочим временем, голосовые сообщения не желательны.
Корпоративный мессенджер
Если вам пишут на рабочий телефон, это уместно и ответить на такое сообщение необходимо. Для удобства программу так же устанавливают на рабочий компьютер. В этом случае, ваша переписка может быть видна другим сотрудникам, поэтому постарайтесь не пересылать конфиденциальные документы и данные, не предназначенные для посторенних глаз. При ответах, старайтесь руководствоваться правилами делового общения и корпоративной этикой, предусмотренной в компании.
Личный мессенджер
Возможна ситуация, когда приходят сообщения на личный номер, тут есть два варианта развития событий.
- Первый. В случае если ранее вы обговаривали работу с мессенджера подключенного к личному номеру и при этом дали на это согласие, то отвечать так же необходимо. Здесь действуют все те же правила, что и с корпоративной связью.
- Второй вариант. Вы имеете полное право отказаться вести переписку с личного номера и вежливо попросить перевести диалог в формат телефонного звонка на номер компании или написать на электронную почту.
Если в компании для работы активно используют мессенджеры, вы всегда можете подойти к руководителю вашего отдела и договориться о приобретении корпоративной связи или доплаты за пользование вашего интернета. В случае отказа, вы вправе игнорировать рабочие задачи, требующие вашего личного мессенджера. Но обязательно заранее сообщите об этом руководству.
Вы руководитель
У любого руководителя много работы, на нем лежит большая ответственность, в том числе и за атмосферу в коллективе. Иногда можно упустить из виду на первый взгляд незначительную деталь, которая в дальнейшем помешает полноценной коммуникации в работе. Если в вашей организации принято общение в мессенджерах, тем более с клиентами, позаботьтесь об обеспечении своих сотрудников сотовой связью. В противном случае сотрудник не сможет вести полноценную работу, а вы недополучите прибыль или потеряете заказчика.
Периодически общайтесь с вашими сотрудниками, узнавайте их потребности и с какими трудностями они сталкиваются. Конечно, не все жалобы и идеи можно применить в жизни, но вы узнаете потребности и уязвимые места вашего бизнеса. Ставьте себя на место работника и принимайте верные решения.
Развитие технологий не остановить, это и не нужно. Учитесь применять их в жизни и работе, не все, но что-то из новшеств упростит ваш рабочий процесс, а это много значит. В помощь вам этикет, ведь он не является сводом строгих правил, это добрый помощник добавляющий нотку элегантности.
Это интересно:
- с 19:00 до 21:00 это самое активное время для переписки в мессенджерах;
- большинство людей отвечают на сообщения в мессенджерах в течение 90 секунд;
- первым мессенджером предложивший голосовые сообщения стал WatsApp
- мессенджерами, в отличие от социальных сетей, пользуются люди всех поколений.