📌 Применимые нормы: п. 1 ст. 252 НК РФ
В соответствии с законодательством, каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичными учетными документами. Ранее это требование содержалось в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а с 2013 года действует Федеральный закон от 06.12.2012 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сохранил аналогичные положения.
Отсюда возникает практический вопрос: можно ли учесть расходы, если кассовый чек выцвел и информация на нем стала нечитаемой?
Позиция Минфина и налоговых органов
- Минфин России (письмо от 17.09.2008 № 03-03-07/22):
- если мастика кассового чека со временем выцветает и реквизиты становятся нечитаемыми, расходы можно подтвердить ксерокопиями чеков, заверенными подписью должностного лица и печатью организации. При этом оригиналы чеков должны храниться вместе с копиями.
- Минфин России (письмо от 03.04.2007 № 03-03-06/1/209):
- аналогично — копии, заверенные организацией, могут служить доказательством расходов.
- УФНС России по г. Москве (письмо от 26.06.2006 № 20-12/56636@):
- если чек не читается и копия не была сделана, то такой документ не может подтверждать расходы. В этом случае рекомендуется иметь товарные чеки с необходимыми реквизитами или вовремя оформлять заверенные копии.
Судебной практики по этому вопросу пока нет, поэтому безопаснее всего — оформлять копии чеков сразу после получения.
Практический совет
Чтобы избежать проблем при проверках, бухгалтерии стоит:
- хранить не только оригиналы, но и заверенные копии чеков;
- при оплатах у поставщиков дополнительно брать товарные чеки или акты выполненных работ;
- организовать электронное хранение чеков через системы ОФД.
Как поможет сервис «Валлаб»
На практике часто встречаются ситуации, когда чек не просто выцвел, но и был оформлен с ошибкой, либо вообще не пробит. Именно тут выручает сервис Валлаб:
- восстанавливает корректные чеки задним числом,
- исправляет ошибки в ранее пробитых документах,
- формирует новые чеки, если старые оказались недействительными.
Таким образом, компания может сохранить налоговые расходы и снизить риски при проверках.