Переговоры – это диалог равных партнеров! Каждая сторона должна уважать чужую точку зрения, уметь находить компромиссное решение, быть гибкой в своих требованиях
и готовой к возможным изменениям, не продавливать свое мнение, а аргументированно доказывать. Иными словами следовать этикету деловых переговоров.
Знание этих правил помогает облегчить диалог между потенциальными партнерами, наладить конструктивное обсуждение профессиональных проблем, снизить эмоциональное напряжение и быстрее прийти к взаимопониманию!
Нередко допущенная ошибка, неверное действие или поведение во время переговоров могут привести к негативному впечатлению о компании в целом. Вот почему готовиться
к переговорам нужно основательно и заранее, прорабатывая не только содержательное, но и организационное направление. И, если ведение переговоров в большей степени зависит от ваших способностей и навыков убеждения, то организационное обеспечение встречи регламентировано нормами этикета деловых переговоров. И их нужно знать!
Главное требование к организации встречи – предшествующая договоренность сторон об ее проведении. Участники переговоров заранее должны знать время и место проведения. На встречу недопустимо опаздывать! Помните, к началу встречи представители принимающей стороны должны находиться в назначенном месте в полном составе.
Чаще всего в качестве места проведения выбирают офис принимающей стороны. Можно провести переговоры у партнеров, а можно арендовать офис в бизнес-центре, но обратите внимание на его местоположение. Идеально, если это будет в центре города, в шаговой доступности от транспортных узлов, так, чтобы всем участникам было удобно добираться! Большим плюсом будет наличие парковки. Крайне редко серьезные совещания проводятся в неформальной обстановке. В ресторане можно отметить удачное завершение, но не более того!
Высшим знаком внимания для приглашенной стороны будет встреча у трапа самолета, но если такой возможности нет, то - в зале прилета. Обратите внимание, обмен визитными картами в аэропорту или на вокзале обычно не практикуется, вручение карточек происходит в начале процесса деловых переговоров.
Необходимо также точно знать должности и ранги присутствующих. Количество участников с каждой стороны и их должностной уровень должны быть примерно одинаковыми.
После того, как все участники на месте, необходимо представить их друг другу. Сделать это должен руководитель принимающей стороны. Он первым здоровается устно и протягивает руку для рукопожатия. Также он представляет людей, в случае, если они не были знакомы. Причем в первую очередь представляют участников, которые выше по рангу, должности или возрасту, потом – всех остальных.
После приветствия и представления стороны усаживаются за стол переговоров. Первым также садится руководитель принимающей стороны. Он же начинает диалог. Для создания непринужденной атмосферы этикет ведения деловых переговоров рекомендует перед началом официальной части обменяться общими фразами. Не более 5-10 минут! Можно уточнить, как добрались, какая погода, но только в позитивном ключе! Ошибкой будет сразу переходить к основной теме встречи.
Проекты решений, соглашений, договоров также следует подготовить заранее. Недопустимо заставлять участников ждать, пока секретарь найдет нужный документ или свяжется с человеком, который обладает необходимой информацией. Помните, печатные материалы следует подготовить в одинаковой для всех комплектации и в достаточном количестве.
Существуют определенные требования и к переговорной комнате. Она должна быть просторной. На столах необходимо разместить таблички с указанием фамилий и инициалов всех участников переговоров, чтобы не получилось заминки при рассадке и дальнейшем общении; можно поставить бутылки с водой и стаканы, цветы в низких вазах.
Классический вариант рассадки на переговорах такой: делегации садятся друг напротив друга, каждая занимает свою сторону стола. Руководители располагаются в центре напротив друг друга. По правую руку от главы обычно размещается второй по значимости сотрудник, по левую – третий и т.д.
На время переговоров следует отключить мобильные телефоны. Все перерывы должны быть запланированы заранее.
Помните, все решения принимает глава делегации. Большой ошибкой в ходе переговоров будет затеять спор между собой или подвергнуть сомнению принятый итог! Также не принято перебивать выступление партнеров.
Решение об окончании переговоров остается за руководителем делегации гостей.
Не всегда переговоры заканчиваются удовлетворительно. В таком случае не стоит ставить ультиматумы, лучше поблагодарить участников за совместную работу и попрощаться!
Несомненно, ведение деловых переговоров – не самая простая сфера активности для бизнеса любого уровня, но знание алгоритма организации и проведения усилит ваш личный комфорт и уверенность на встрече с партнерами, а также укрепит имидж компании!