В этой статье мы расскажем, как команда Sibedge автоматизировала оценку компетенций сотрудников, отказавшись от Excel и внедрив собственный HR-tech инструмент — Skill Matrix. Вы узнаете, как автоматизация HR-процессов и использование ИИ в оценке персонала позволяют повысить эффективность performance review, упростить управление компетенциями и масштабировать процессы в компании.
На рынке HR-tech решений множество продуктов от разных компаний. На каждое действие специалиста: найм, онбординг, обучение, мероприятие — есть десятки вариантов. Когда мы в Sibedge столкнулись с необходимостью пересмотреть процессы, готовые инструменты нам не подошли, и команда решила создать систему “под себя” — Skill Matrix Tool. Такой подход позволил нам провести глубокую автоматизацию HR-процессов и отказаться от Excel.
Как мы это делали
Главным толчком к разработке Skill Matrix стала потребность автоматизировать оценку компетенций и уйти от Excel, который уже не справлялся. В целом, в компании уже были отлаженные процессы: для каждого технологического стека существовала своя матрица компетенций, а инженеры ежегодно проходили технические интервью, но...
Исходная модель оценки компетенций: от Excel к автоматизации
Раньше оценка компетенций сотрудников в компании строилась вокруг ежегодных встреч, которые мы старались приурочить к дате трудоустройства сотрудника. Soft skills оценивались через метод 360°, а технические навыки проверялись на внутренних интервью.
Казалось бы, система работала, но была дорогой и неэффективной. Но с ростом компании стало очевидно, что такой подход слишком затратный и не обеспечивает нужной масштабируемости. Все данные хранились в Excel, а процесс оценки требовал постоянного ручного труда: рассылка опросов, сбор ответов, согласование дат интервью, обновление матриц. С ростом команды менеджеры по оценке буквально утонули в операционке: на 15-20 сотрудников в месяц уходило все их рабочее время. О масштабировании не могло быть и речи.
Мы поняли, что каким бы гибким не был Excel, но стал узким местом процесса. Нужно было не просто цифровизировать текущий подход, а переосмыслить его. Так появилась Skill Matrix — цифровой HR-инструмент, который автоматизирует сбор данных, напоминает о дедлайнах и хранит всю информацию в структурированном виде. Теперь оценка компетенций сотрудников автоматизирована, процесс масштабируется без лишней нагрузки
Проблемы оценки компетенций без HR-автоматизации:
- Большие матрицы компетенций сложно оценить за раз, всегда есть риск невалидных данных, а из-за редких обновлений и проблем с версиями, когда правки теряются среди копий, их точность со временем падает. Это как с Excel — обновил файл в одном месте, но без синхронизации ошибки неизбежны.
- Так как большие матрицы и эксперты приходили на интервью с устаревшими данными, что снижало качество оценки.
- Высокие финансовые затраты на проведение оценки.
Путь к созданию системы управления компетенциями Skill Matrix
Первым важным шагом стало переосмысление подхода к performance-ревью, а именно автоматизация. Мы сделали 360-оценку soft skills опциональной — доступной по запросу руководителя или самого сотрудника. Это изменение сразу сделало процесс более гибким и менее бюрократизированным, при это мы сохранили все возможности для глубокой оценки, когда это действительно необходимо.
Следующим шагом стала разработка специализированного портала оценки на платформе Microsoft. Система автоматически рассылала анкеты, собирала ответы и структурировала данные для анализа. Это решение сократило рутинную нагрузку на HR-администраторов на 70%, позволив им сосредоточиться на аналитике и HR-аналитике, а также стратегическом развитии процессов.
Однако этого оказалось недостаточно для оценки hard skills. Этот процесс требовал принципиально иного подхода.
Нам нужна была система, которая могла бы:
- централизованно хранить актуальные матрицы компетенций;
- упрощать процесс актуализации уровней владения навыками;
- автоматизировать подбор экспертов для проведения оценок;
- обеспечивать эффективное управление компетенциями.
Skill Matrix не просто автоматизировала существующие процессы, а стала новым стандартом работы с компетенциями сотрудником, интегрировавшись с другими HR-инструментами и бизнес-процессами.
Создание системы управления компетенциями Skill Matrix
В Skill Matrix реализовано хранение актуальных матриц компетенций всех направлений с возможностью их обновления руководителями. Теперь любой сотрудник может ознакомиться с набором компетенций, важных в компании, а менеджеру по оценке не нужно рассылать Excel-файлы. Далее мы продумали личный кабинет сотрудника, где отражён грейд, уровни hard, soft, профессиональных навыков и уровень влияния в компании.
Для минимизации участия менеджеров по оценке добавлена возможность асинхронного запроса на повышение уровня навыка. Сотрудник может в любой момент отправить запрос на пересмотр уровня навыков — система автоматически направляет его тимлиду или руководителю направления для оценки без необходимости организовывать отдельное техническое интервью. Такой подход исключает организационные затраты на согласование дат, часовые интервью и последующую обработку данных. По нашим внутренним замерам, это сокращает время процедуры в 3–4 раза по сравнению с классической оценкой.
Это сделало процесс проще: больше не нужно искать экспертов, назначать встречи и собирать обратную связь — внутри системы всё происходит автоматически. Skill Matrix выполняет роль информационной системы, соединяя сотрудника, нуждающегося в оценке, и эксперта.
Мы внедрили набор функций, который значительно упростил работу менеджеров и администраторов. Благодаря автоматизации стало меньше технических интервью, данные всегда остаются актуальными, а коммуникация между сотрудниками и экспертами — быстрее и проще.
Теперь менеджеры по оценке могут сосредоточиться на действительно важных задачах:
- грейдировании,
- развитии компетенций,
- индивидуальных планах роста для сотрудников.
Так технологии помогают командам не тратить время впустую — и работать на результат.
Будущее компании: масштабирование и развитие
Мы получили инструмент, который помогает команде работать слаженно, повышать эффективность и уверенно двигаться вперёд.
Оценка компетенций теперь автоматизирована, а значит:
- качество оценки стабильно высокое,
- процесс масштабируется без лишней нагрузки,
- компания готова к новым вызовам и росту.
Автоматизация HR-процессов стала стратегическим шагом: теперь мы не просто анализируем навыки, а развиваем команду с прицелом на будущее.
ИИ в HR: как Skill Matrix сокращает время поиска специалистов
Что уже внедрено: ИИ для поиска специалистов.
Мы научили систему анализировать профили сотрудников и автоматически подбирать специалистов по заданным требованиям.
ИИ учитывает:
- Актуальные навыки
- Нагрузку экспертов
- Опыт работы на проектах и задачи, которые они решали
Это сократило время поиска подходящих специалистов с 3–4 часов до 15 минут — больше никаких ручных поисков.
Что разрабатываем сейчас
- Карьерные треки на основе ИИ.
Система будет анализировать навыки и предлагать персонализированные пути роста. - Автоматическое администрирование компетенций.
При масштабировании компании ручное управление сотнями навыков становится невозможным.
Эти шаги позволят сделать Skill Matrix не просто удобным инструментом оценки, а полноценным цифровым HR-инструментом и цифровым наставником.
Следите за нашими обновлениями — в следующих публикациях мы будем рассказывать о первых результатах использования ИИ в системе управления компетенциями!
Если вам интересна тема оценки и развития компетенций — подписывайтесь. Мы будем делиться практическими инсайтами и полезными материалами.
К слову, внедрение Skill Matrix возможно и в других компаниях — с поддержкой экспертов Sibedge.
Подробнее: https://hrtech.sibedge.ru/skillmatrix
Автор: Алексей Эрперт, HRD Sibedge