«Как правило, всё планирование строится на «Задачах», и можно выделить ТОР-5 самых частых ошибок, совершаемых при работе с ними в «Битрикс24».
1. Задачи без «Крайнего срока». Из-за этого невозможно использовать сам функционал задач. Если не указана дата в поле «Крайний срок», не работают напоминания, нельзя пользоваться диаграммой Ганта и просто проконтролировать работу сотрудников.
2. Игнорирование уведомлений по Задачам, что ведёт к просрочкам и хаосу. Слева экрана на ПК и внизу на мобильном у пункта «Задачи и проекты» красный кружок с цифрой — это непрочитанные уведомления. Они важны как постановщику, так и Исполнителю, и наблюдателям, так как уведомляют об изменении сроков, дедлайне, новых комментариях, приложенных файлах и пр.
3. Отсутствие автозадач. Например, при переводе сделки в стадию «Принята в производство» автоматически ставится задача Начальнику производства запустить заказ. После того, как он её выполнил, сделка переводится в стадию «Распиловка», и тут же ставится задача мастеру участка принять заказ в работу. И так далее по цепочке. Весь процесс виден руководителям: кто и когда принял, завершил, какие файлы приложил и какие комментарии оставил. Можно сделать отчёты.
4. Отсутствие чатов в задачах. ВСЕ пишут в общий чат, ВСЕ комментарии по ВСЕМ заказам в производстве. Это создаёт необходимость скролить всю ленту, приводит к потерям времени и информации. А ведь можно создать отдельный чат, который будут видеть только участники задачи, и только они смогут писать туда.
5. Задачи не связаны с Календарём. В задаче можно создать «Встречу», событие в календаре, и пригласить туда любых пользователей с портала. Так можно собирать планёрки по Задаче, распределять график работ и прочее, что привязано к конкретному времени.
Кроме п. 3, все остальные не требуют настроек — это базовый функционал «Битрикс24». Просто начините использовать его и требовать это с сотрудников, и вы увидите результат».
#вопрос_эксперту
