В современном мире, где нас окружает множество задач, умение различать важное и срочное становится критически важным. Хотите узнать секрет повышения продуктивности и улучшения тайм-менеджмента?
Матрица Эйзенхауэра — это метод, который помогает управлять временем и расставлять приоритеты. В этой статье мы расскажем, как использовать матрицу для максимальной эффективности и расскажем её достоинства и недостатки, чтобы вы могли внедрить этот метод в свою жизнь и работу.
История создания и суть метода
Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и не важно, не срочно и не важно. Часто их делают цветными и с пояснительными подписями. Для примера мы создадим матрицу Эйзенхауэра в МойОфис Схема – инструменте для визуализации при помощи фигур и блок-схем.
История создания матрицы связана с 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, который управлял страной с 1953-го по 1961 год. Хотя официального подтверждения использования матрицы Эйзенхауэром нет, легенда гласит, что он применял этот метод на президентском посту. Эйзенхауэр считается одним из самых продуктивных лидеров в истории США, потому что в период президентства Эйзенхауэра США переживали экономический бум, а строительство межштатной системы автомагистралей значительно улучшило транспортную инфраструктуру страны, способствуя экономическому развитию.
Популярность метод приобрёл чуть позже, в конце 1980-х, когда Стивен Кови рассказал о нём в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Суть матрицы заключается в том, чтобы быстро рассортировать дела по приоритету, даже если их много. Для этого достаточно сформировать список задач и ответить о каждой из них на два вопроса: "Это важно?" и "Это срочно?". Ответы позволят распределить дела по четырем квадратам, которые помогут определить, на какие задачи стоит обратить внимание в первую очередь.
Матрица Эйзенхауэра эффективна как для текущих, так и для долгосрочных целей. Она особенно полезна в бизнесе, поскольку помогает сосредоточиться на важных задачах и избегать занятий, которые не приносят пользы. Этот метод позволяет планировать деятельность, экономить время и оптимизировать расписание.
Ниже мы разберем каждый квадрат матрицы отдельно, иллюстрируя примерами, созданными в МойОфис Схема.
Дисклеймер: обратите внимание, что распределение задач в тот или иной квадрант субъективно и зависит от контекста — ваши приоритеты могут отличаться.
Квадрат № 1: Срочные и важные дела
Первый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для срочных и важных дел. Эти задачи требуют немедленного внимания и быстрого ответного действия, так как они имеют осязаемые дедлайны и серьезные последствия при невыполнении.
Эти задачи нельзя отложить, так как их невыполнение может привести к негативным последствиям, таким как проблемы со здоровьем, упущенные возможности или кризисные ситуации.
Если большинство задач попадают в этот квадрат, это может свидетельствовать о проблемах с планированием и управлением временем. Постоянное внимание к срочным и важным делам может привести к хроническому стрессу и эмоциональному выгоранию. Избежать этого, вам помогут несколько способов:
- Оставить в этом квадрате как можно меньше дел.
- Разработать план по достижению наиболее важных для вас целей.
- Поставить важным и срочным делам дедлайны и составить расписание, в какой последовательности вы будете их выполнять.
- Регулярно проверять выполнение или актульность задач и корректировать план.
- Подумать о перераспределении нагрузки или изменении рабочего плана, если срочные и важные задачи приходят извне.
Необходимо стремиться к тому, чтобы задач из этого квадрата было не больше трёх в день, а лучше — одна. Это поможет сосредоточиться на действительно важных делах и избежать выгорания.
Квадрат № 2: Не срочные и важные дела
Второй квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для не срочных, но важных дел. Эти задачи связаны с личностным ростом и долгосрочными целями, которые приносят наиболее ценные результаты. Они не требуют немедленного выполнения, но их регулярное игнорирование может привести к серьезным проблемам в будущем. Например, таким как отсутствие карьерного развития, эмоциональное выгорание и депрессия.
Эти задачи часто не имеют четких дедлайнов, поэтому их легко заменять срочными делами. Однако если уделять им достаточно внимания, это поможет снизить уровень стресса и достичь долгосрочных целей. Например, подкаст об образовании может не принести мгновенной прибыли, но поможет спланировать образовательную траекторию для будущего роста.
Чтобы не забывать о таких задачах, попробуйте следующее:
- Вносить их в расписание и ставить напоминания.
- Регулярно выделять время на их выполнение.
- Поддерживать баланс между срочными и несрочными важными делами.
Если большинство задач попадает во второй квадрат, это идеальная ситуация. Важно сохранять её как можно дольше, чтобы избежать перехода этих задач в первый квадрат, где они станут срочными и могут вызвать стресс.
Квадрат № 3: Срочные и не важные дела
Третий квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для срочных, но неважных дел. Эти задачи часто кажутся приоритетными из-за своей срочности и могут создавать иллюзию занятости, но на самом деле они мало влияют на достижение личных или профессиональных целей и не приближают к значимым результатам.
Они часто отвлекают от действительно важных дел, что может привести к неудовлетворенности и ощущению, что вы занимаетесь не тем.
Если таких задач много, это может вызвать эффект "белки в колесе": человек выполняет много дел, но не видит результата и не чувствует удовлетворения. Чтобы справиться с этим, рекомендуется:
- Делегировать такие задачи, например, службам доставки, личным ассистентам или клининговым службам.
- Снизить их влияние на расписание, выключив уведомления мессенджеров и четко обозначив время, необходимое на выполнение задач.
- Говорить "нет", если таких дел становится слишком много.
- Заниматься задачами третьего квадрата только тогда, когда в первом и втором квадратах нет задач.
Важно помнить, что эти задачи могут быть коварными, так как их легко спутать с действительно важными делами. Руководителям следует оценивать, насколько задача значима для них и для компании, и сравнивать стоимость её выполнения при разных условиях.
Квадрат № 4: Не срочные и не важные дела
Четвертый квадрат Матрицы Эйзенхауэра предназначен для несрочных и неважных дел, которые часто называют "убийцами времени". Эти задачи не приносят практической пользы в долгосрочной перспективе и могут отвлекать от достижения важных целей.
Эти занятия могут быть приятными и помогают отвлечься, но они не способствуют личностному росту или достижению целей. В долгосрочной перспективе они могут мешать продуктивности и мотивации.
Если таких задач большинство, это может привести к стрессу и ощущению эскапизма — бегства от проблем. Есть несколько способо, чтобы справиться с этим:
- Фиксировать время, затрачиваемое на такие занятия, чтобы определить главных "пожирателей времени".
- Заменять или ограничивать их, например, занятиями спортом, йогой, медитацией или другими активностями, которые способствуют восстановлению и мотивации.
- Осознанно подходить к отдыху, чтобы он не был в ущерб важным делам.
Важно помнить, что отдых необходим, но он должен быть сбалансирован с задачами, которые продвигают к достижению целей.
В итоге после заполнения всей матрицы мы сможем видеть все наши задачи.
Три метода использования Матрицы Эйзенхауэра для повышения своей продуктивности
После составления Матрицы Эйзенхауэра следующим шагом будет выбор подходящего способа для расстановки приоритетов и продуктивного управления временем:
Подход "Немедленный отклик"
Главный приоритет у задач, требующих, немедленного решения (квадрат А). По мере их решения, постепенно переходите к выполнению менее срочных дел.
Такой подход будет эффективен в кризисных ситуациях и при сжатых сроках, когда необходимо быстро реагировать на возникающие проблемы. Но при его использовании возможен упущения важных, но несрочных задач из квадрата B, что в долгосрочной перспективе создает риск появления новых срочных задач.
Подход "Личный рост"
Здесь акцент делается на важные, но несрочные задачи (квадрат B). Эти задачи выполняются в первую очередь, например, в первой половине дня или в начале послеобеденного времени. Остальные дела вписываются в оставшиеся временные промежутки.
Этот подход поможет сосредоточиться на долгосрочных целях и личном росте, что способствует устойчивому развитию, но может быть неэффективен в кризисных ситуациях, когда требуется быстрое реагирование на срочные задачи
Подход "Адаптивное планирование"
Самый универсальный метод, который позволяет адаптироваться к изменяющимся условиям и приоритетам. Его суть проста - выбирайте задачи на основе их актуальности в данный момент. Этот подход требует гибкости и способности быстро оценивать ситуацию, чтобы определить, какая задача наиболее уместна для выполнения в текущий момент.
Вне зависимости от выбранного подхода, важно помнить о своих ресурсах, таких как время и сотрудники, и оценивать важность и срочность каждой задачи перед её включением в расписание. Это поможет избежать стресса и сохранить баланс между личной жизнью и работой.
Заключение
Для постоянного использования матрицы Эйзенхауэра проводите еженедельный аудит: выделите 15-20 минут в начале недели, чтобы пересмотреть задачи. Удалите выполненное, добавьте новые и проверьте не поменялись ли у них приоритеты. В МойОфис Схема вы можете экспортировать в формате PDF и распечатать созданную матрицу, чтобы всегда иметь возможность свериться с ней.
Матрица Эйзенхауэра работает, только если вы делаете её «живым» инструментом, а не архивом задач. Постепенно это научит вас фокусироваться на том, что действительно меняет вашу жизнь, а не просто «тушит пожары».
Мы показали один из простейших способов использования МойОфис Схема для создания Матрицы Эйзенхауэра, использовав базовые фигуры и стили. Для более сложных проектов в МойОфис схема есть встроенные шаблоны и большой ассортимент инструментов для работы в проектах связанных с графиками, математикой, электрическими сетями, причинно-следственными связями, сетевыми коммуникациями и аудитом.
