Мы изучили, из-за чего команды до сих пор утопают в чатах, каналах и пушах. И почему с этим не помогает даже асинхронка, которую многие считают настоящей свободой. Если к вам тоже приходят с запросом «Надо было вчера» — прочитайте этот текст.
Представьте: вы заходите в кафе, садитесь за столик, и официант подходит, чтобы принять заказ. Но вместо того, чтобы дать вам время изучить меню, он начинает торопить: «Может, суп? Или пюре? Пицца у нас тоже отличная. Что думаете?» Некомфортно, тревожно, хочется уйти в другое кафе.
На работе тоже неприятно, когда не дают время изучить задачу и прикинуть план по её выполнению. Но ещё неприятнее, когда висит 20+ чатов с «не очень срочными» задачами, по которым нужен «очень срочный ответ». Исследования это подтверждают: 69% опрошенных страдают выгоранием из-за общения в рабочих чатах.
Гипотеза: с асинхронной коммуникацией явно что-то не так. В тексте предлагаем четыре инструмента, как использовать её себе во благо.
О чём речь
Сейчас многие IT-компании выстроили рабочие процессы так, что сотрудники не должны отвечать моментально. Вместо того чтобы отвлекаться от задачи и отвечать на сообщение сразу, они могут вернуться к диалогу позже. А если коллега забыл дать обратную связь — пингануть его в диалоге. В этом и есть суть асинхронки.
Можно использовать:
- Электронную почту: письма коллегам и клиентам.
- Чаты в мессенджерах: Telegram, Slack, Microsoft Teams.
- Комментарии в таск-трекерах: Trello или Kaiten.
- Базу знаний: FAQ, инструкции, гайды, шаблоны.
То есть всё то, к чему привыкли мы и наши знакомые: встречи в Zoom или Google Meet, формальные и неформальные каналы с коллегами, а также канбан-доски с задачами.
Получается, асинхронная коммуникация уже существует в нашей жизни, и мы принимаем её как должное. Да и плюсы такого формата не замечаем, а их на самом деле немало.
- Меньше отвлекаемся. Можно сконцентрироваться на выполнении сложных задач без постоянных уведомлений.
- Легче распределяем команды. Люди в разных часовых поясах могут взаимодействовать так, как им удобно, а не отвечать на сообщение в 4часа утра.
- Повышаем качество ответов. Есть время подумать, сформулировать и всё взвесить. Чтобы потом не пришлось созваниваться повторно и корректировать свой ответ.
- Фиксируем историю диалога. Все обсуждения и решения остаются в диалоге, к ним можно вернуться, если случилась конфликтная ситуация.
- Можем самостоятельно найти ответ на свой вопрос. Залезть в базу знаний, просмотреть инструкции или вики-материалы и не отрывать коллег от работы.
- Управляем временем эффективнее. Сотрудники могут планировать своё время и задачи самостоятельно, за день или даже за неделю.
Звучит здорово. Но, чтобы добиться всех этих эффектов, нужно соблюдать чёткие правила и дисциплину. Потому что без этого асинхронность не ускорит, а замедлит работу и спровоцирует хаос в решении критичных вопросов.
Почему цифровое общение нас достало
Хотелось, чтобы на работе все процессы стали идеальными, но получилось как всегда. Так в чём проблема?
Проблема с фокусировкой на задаче
Хоть сотрудники и не отвечают на сообщения молниеносно, проблема с фокусировкой остаётся. Исследование показало, что общение в мессенджерах негативно влияет на психологическое здоровье: 60% опрошенных находятся в стрессе из-за рабочих чатов.
То есть асинхронная коммуникация должна была помочь лучше концентрироваться на задачах, а в итоге примкнула к тьме и стала ещё одним поводом для тревоги.
Статистика бьётся с реальностью: сотрудники создают треды на Reddit и обсуждают, как им надоело общение в чатах.
В России всё то же самое. Исследования показывают, что больше 70% сотрудников мечтают отключить все рабочие мессенджеры. И почти половина опрошенных чувствует себя крайне тревожно из-за постоянных оповещений.
И иногда дело не только в диалогах с коллегами, но и в нерелевантном развлекательном контенте в тг-каналах и других социальных сетях.
Решение часто придумывают сами сотрудники. Например, отключают некоторые оповещения.
Или разделяют телефон на рабочий и нерабочий.
А в GitLab советуют вообще удалить мессенджер с телефона и регулярно чистить сообщения. Или хотя бы помечать их прочитанными, чтобы не мозолить себе глаза.
Критические ситуации
Если сервер упал или клиенту не нравится результат, ожидание ответа в течение нескольких часов может привести к убыткам.
В том же гайде от GitLab авторы осветили эту проблему и даже предложили ситуации, в которых лучше провести звонок и обсудить всё здесь и сейчас:
- Участие в продажах.
- Первые встречи с клиентами.
- Встречи по проектам, в которых есть критичные проблемы.
- Встречи с членами команды, с которыми ещё не работали вместе.
- Обсуждение чувствительных тем. Например, личных проблем, карьерного роста или повышения зарплаты.
- Регулярные личные встречи для фидбэка.
- Празднования и ретроспективы. Приятно обсуждать успехи и результаты вместе с командой.
Нечёткие задачи
Когда задача сформулирована неясно, сотруднику приходится уточнять множество деталей и отвлекать коллег. Асинхронное общение превращается в бесконечную переписку.
Проблема реальная — платформа Basecamp даже создала отдельную страничку о том, как именно они коммуницируют внутри компании, и посвятила «неясности» несколько пунктов.
Злоупотребление асинхронностью
Иногда сотрудники могут использовать асинхронную коммуникацию как способ избежать ответственности или откладывать решения. В худшем случае — вообще игнорировать коллег.
«Когда прочитали и не отвечают — самое обидное. В такие моменты реально чувствую неуважение к себе», — пишет один из пользователей в X.
А на Reddit есть отдельные топики по этой теме.
Разные часовые пояса и рабочие графики
Сообщение, которое напишет Оля из Новосибирска Кристине из Буэнос-Айреса, будет прочитано не сразу.
И это не проблема, если сообщение было таким:
Когда Кристина начнёт свой рабочий день, то прочтёт его и выполнит задачу.
А если запрос был такой:
То тут назревает проблема. Клиент хочет ответ прямо сейчас, ответить на него может только Кристина. А у неё пока что 8 утра, и статусы от неё придут минимум через два часа.
Что делать, чтобы асинхронная коммуникация работала
Переходить на асинхронность стоит не просто по принципу «давайте реже отвечать в чатах», а выстраивать процессы осознанно.
Установить чёткие ожидания
Например, разграничить тип задач: те, по которым можно отвечать в течение дня, и те, где нужен моментальный фидбэк.
Использовать правильные инструменты
Для обсуждения долгосрочных задач подойдут задачи в канбан-досках — со статусами, лейблами и исполнителями.
Как сейчас:
Как может стать:
Вспомним Кристину и Олю, о которых говорил чуть раньше. Оле нужен был статус отчёта, но коллеги не было в сети. И именно таск-менеджер помог бы ей быстро сориентировать клиента по задаче и не ждать Кристину.
Внедрить систему управления знаниями
Сделать так, чтобы сотрудники находили нужную информацию без лишних вопросов коллегам.
Как сейчас:
Как может стать:
К инструкции можно будет задать вопросы. А потом доработать на их основе опубликованные статьи.
Попробовать продукты Minervasoft
Развивать культуру коммуникации
Если все сотрудники используют общие правила для постановки задач, то процессы идут слаженно. Чем точнее ТЗ, тем меньше вопросов. Для этого нужны правила коммуникации.
Например, можно создать правила постановки ТЗ в разные отделы.
Как сейчас:
Как может стать:
Задача: Тестирование багов в мобильной версии кнопки «Купить».
Описание:
- При клике на кнопку «Купить» на экране с товаром приложение не переходит на страницу оформления заказа.
- Баг воспроизводится на мобильных экранах.
- Скриншоты:
/ место для скриншотов/
- Видеофиксация бага:
/ место для видео /
Ответственный за фичу: Миша (@mih.reut).
Приоритет: Высокий — релиз в понедельник, 3 февраля.
Крайний срок выполнения: 31 января, пятница, 14:00.
Среда тестирования: Android 10, версия приложения 1.2.0.
Дополнительно:
- Используйте тестовую учётную запись test_user с паролем password123.
Когда лучше оставить работу синхронной
Работа не всегда бывает спокойной и размеренной, иногда нужно что-то сделать очень быстро, нет времени думать и изучать. Поэтому про синхронную коммуникацию тоже не забываем.
Например:
- Креативные сессии и брейнштормы. Живое общение стимулирует генерацию идей. Даже если оно происходит не у кофемашины в офисе, а в Google Meet или Zoom.
- Критические инциденты. При аварийных ситуациях быстрее созвониться и оперативно решить проблему. Клиент не будет ждать, пока проджект поставит задачу, а исполнитель её увидит и вытащит из бэклога в раздел «В процессе».
- Наставничество и обучение. Новичкам полезно получать быструю обратную связь. Потому что так они смогут оперативнее исправить ошибки.
Хотя в последнем пункте есть что возразить. Лучше разделить онбординг на две части: быстрый фидбэк и асинхронное обучение. В соотношении примерно 20 к 80.
Сначала создать условия для того, чтобы новичок мог обучиться самостоятельно. Например, добавить в базу знаний FAQ, инструкции, интерактивные скрипты и важные термины.
А ещё создать из статей учебные курсы в Minerva Learn и настроить тестирование. Тогда точно не придётся отвлекаться на постоянные вопросы.
Выводы
Работать в своём темпе и правда удобно. Но при этом нужно понимать: чем меньше контроля — тем больше шансов, что начнётся хаос в тайм-менеджменте. Поэтому стоит:
- Чётко разделять задачи на срочные и те, что допускают задержку ответа.
- Использовать подходящие инструменты: таск-трекеры для задач, базы знаний для самостоятельного поиска информации, чаты для неэкстренных вопросов, системы обучения.
- Внедрять культуру коммуникации: формулировать задачи ясно, фиксировать договорённости, избегать двусмысленности.
- Не забывать о синхронном взаимодействии в критических ситуациях, брейнштормах и обучении новичков.
Главный секрет — в балансе. Асинхронность экономит время, но не заменяет живой диалог там, где нужна скорость и эмоциональный контакт. А вы как находите золотую середину в команде? Расскажите :)
***
У Minervasoft есть свой блог в Telegram — там мы пишем про острые темы в digital-сфере. А ещё разбираемся, как правильно строить команду, управлять задачами и повышать эффективность найма. Подпишитесь, чтобы не пропустить.