В прошлой статье, я рассказал про важные изменения для в трудовом законодательстве в 2025 году. В этой статье, мы продолжим тему и вы узнаете про типичные ошибки работодателей и эффективные способы их решения.
Избегая ошибок о которых сегодня пойдёт речь и поддерживая кадровое делопроизводство в надлежащем состоянии, вы не только сможете избежать наложения штрафов, но и сформируете репутацию надежной и законопослушной организации, в которой сотрудники работают с полной отдачей. В конечном счете всё это оказывает непосредственное влияние на успех бизнеса в целом.
Итак, типичные ошибки работодателей и способы их решения
Оформление трудовых отношений
Ошибка: отсутствие трудового договора в письменной форме или его замена договором гражданско-правового характера при наличии признаков трудовых отношений. Некоторые небольшие компании принимают работников "по договору оказания услуг" без предоставления социальных гарантий, хотя фактически сотрудники ежедневно выполняют работу по установленному графику.
Это является нарушением законодательства: в случае проверки такие отношения будут признаны трудовыми, и на компанию будет наложен штраф, а также возникнет обязанность по уплате взносов за прошедший период.
Решение:
- Всегда заключайте трудовой договор с работниками, принимаемыми в штат, в течение трех дней с момента начала работы.
- Используйте срочные трудовые договоры только при наличии законных оснований (например, для выполнения сезонных работ или замещения сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком), в противном случае срочный договор может быть признан бессрочным.
- Обеспечьте сохранность всех экземпляров трудовых договоров, один экземпляр передайте работнику (под подпись). Это является одним из основных требований трудового законодательства.
Нарушение режима рабочего времени и времени отдыха
Ошибка: отсутствие учета рабочего времени, привлечение к сверхурочной работе без соответствующей оплаты или компенсации, непредоставление выходных дней. В небольших организациях часто встречается ситуация, когда сотрудники работают "с утра до вечера" без оформления сверхурочной работы. Также допускаются нарушения, связанные с непредоставлением работникам ежегодного оплачиваемого отпуска в установленные сроки или разделением его на части продолжительностью менее 14 дней.
Решение:
- Соблюдайте нормы Трудового кодекса РФ в отношении рабочего времени: продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов (для обычных условий труда), все часы, отработанные сверх установленной нормы, являются сверхурочной работой, которая допускается только с согласия работника и должна быть компенсирована повышенной оплатой (не менее чем в полуторном размере за первые два часа и в двойном размере за последующие часы) или предоставлением дополнительных дней отдыха.
- Ведите учет рабочего времени (составляйте табели учета рабочего времени).
- Предоставляйте ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, при этом продолжительность хотя бы одной из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Обеспечивайте предоставление обязательных выходных дней: не менее одного дня отдыха в неделю (а в идеале – два дня, как это предусмотрено при пятидневной рабочей неделе). Привлечение к работе в выходные дни допускается только с письменного согласия работника (за исключением случаев, связанных с необходимостью выполнения неотложных работ), и такая работа должна быть оплачена в двойном размере либо компенсирована предоставлением другого дня отдыха.
Неправильное оформление и оплата труда
Ошибка: выплата заработной платы "в конверте", оформление части заработной платы в виде премии, размер которой определяется по усмотрению работодателя, удержание из заработной платы денежных штрафов.
Многие небольшие компании, стремясь снизить налоговую нагрузку, выплачивают часть заработной платы неофициально. Это является грубым нарушением законодательства, которое влечет за собой наложение штрафов со стороны налоговых органов и трудовой инспекции, а также лишает работника социальных гарантий.
Также незаконным является удержание из заработной платы денежных штрафов за совершение работником каких-либо проступков (за исключением случаев, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, например, возмещение материального ущерба или возврат неотработанного аванса, выданного в счет отпуска).
Решение: выплачивайте заработную плату в полном объеме, в соответствии с условиями, предусмотренными трудовым договором, официально, посредством оформления платежных ведомостей и перечисления денежных средств на расчетные счета работников, с удержанием необходимых налогов и взносов.
Порядок выплаты премий следует закрепить в локальных нормативных актах, в которых должны быть четко прописаны критерии премирования, что позволит избежать субъективного подхода и возникновения претензий со стороны работников.
Учитывайтеь, что с 2022 года отменено ограничение размера ежемесячных удержаний из заработной платы в пользу третьих лиц, однако общий размер удержаний не может превышать 50% заработной платы (70% в отдельных случаях).
Введение денежных штрафов за опоздания или ошибки недопустимо: применение денежных штрафов в качестве меры дисциплинарного взыскания Трудовым кодексом РФ не предусмотрено. Если работник повредил имущество работодателя, ущерб может быть взыскан с работника в соответствии с положениями законодательства о материальной ответственности, однако при этом необходимо соблюдать установленную процедуру (издать приказ о проведении служебного расследования, затребовать от работника письменные объяснения, размер ущерба, подлежащего взысканию, не должен превышать средний месячный заработок работника, если между работником и работодателем не заключен договор о полной материальной ответственности).
Кадровое делопроизводство и локальные акты
Ошибка: отсутствие обязательных документов, таких как правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, журналы проведения инструктажей по охране труда.
Нередко в небольших компаниях кадровое делопроизводство ведется ненадлежащим образом: отсутствует необходимая документация, за исключением трудовых договоров. Это является нарушением законодательства: трудовая инспекция вправе запросить у работодателя необходимые документы, и за их отсутствие могут быть наложены штрафы (например, за отсутствие правил внутреннего трудового распорядка предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ).
Также распространенной ошибкой является отсутствие личных дел работников, трудовых книжек (для работников, которые предпочли сохранить бумажную форму трудовой книжки), неуведомление работников об условиях труда (в частности, об итогах специальной оценки условий труда).
Решение:
- Сформируйте базовый комплект локальных нормативных актов. В обязательном порядке должны быть разработаны: правила внутреннего трудового распорядка (регламентируют режим работы, вопросы дисциплины труда), положение об обработке персональных данных (требуется в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ, необходимо для правомерной обработки персональных данных работников), инструкции по охране труда по должностям или видам выполняемых работ, программа проведения вводного инструктажа, журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда.
- В случае если в организации имеются материально ответственные лица, с ними необходимо заключить договоры о материальной ответственности (такие договоры заключаются, в частности, с кассирами и кладовщиками).
- Ведите личные карточки работников по форме Т-2 или их электронные аналоги, фиксируйте все переводы, отпуска и поощрения работников посредством издания соответствующих приказов и вносите информацию о них в личные дела работников.
Соблюдение этих требований дисциплинирует не только работников, но и самого работодателя, а также производит благоприятное впечатление на инспектора при проведении проверки.
Увольнения и сокращения
Ошибка: неправильное оформление увольнения работника, особенно по инициативе работодателя. Распространенной проблемой является увольнение "по собственному желанию" под давлением со стороны работодателя (когда работника вынуждают написать заявление об увольнении), либо увольнение "задним числом" за прогул без соблюдения необходимой процедуры.
Любое незаконное увольнение может повлечь за собой восстановление работника на работе по решению суда, выплату ему компенсации за время вынужденного прогула и наложение штрафа на работодателя со стороны Государственной инспекции труда.
Решение:
Строго соблюдайте установленные законом процедуры увольнения работников.
- Если инициатива исходит от работника, убедитесь в том, что заявление об увольнении написано работником собственноручно, датировано, и работник не испытывал какого-либо давления или стресса в момент написания заявления.
- При увольнении по соглашению сторон необходимо заключить с работником письменное соглашение, в котором должны быть определены условия выплаты компенсации (если таковая предусмотрена).
- При увольнении за совершение работником виновных действий (прогул, хищение, несоответствие занимаемой должности) необходимо: зафиксировать факт совершения работником нарушения (составить акты, служебные записки), затребовать от работника письменные объяснения, издать приказ об увольнении с указанием основания увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ, ознакомить работника с приказом под подпись.
- При сокращении штата работников необходимо: уведомить работника о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца, предложить работнику все имеющиеся в организации вакантные должности, выплатить работнику выходное пособие.
Соблюдение всех формальностей – лучшая защита от возникновения трудового спора. Если у вас имеются сомнения относительно правомерности увольнения конкретного работника, рекомендуется проконсультироваться с юристом до принятия решения об увольнении.
Неучтенные изменения законодательства
Ошибка: продолжение деятельности "по старинке", невзирая на изменения в законодательстве. Например, после внесения изменений в законодательство в 2021–2022 годах некоторые работодатели не перевели работников на электронные трудовые книжки, не уведомив их о возможности выбора формы ведения трудовой книжки. Либо не обновили форму трудового договора с дистанционными работниками (в 2021 году в Трудовой кодекс РФ были введены отдельные главы, регулирующие особенности дистанционной работы). Такие несоответствия могут быть выявлены в ходе рассмотрения индивидуального трудового спора или при проведении проверки.
Решение:
- Регулярно отслеживайте изменения в трудовом законодательстве (используйте справочные правовые системы "КонсультантПлюс", "Гарант" или специализированные сайты).
- Внедряйте новые требования законодательства: в частности, с 2023 года все работодатели обязаны подключиться к системе персонифицированного учета сведений о трудовой деятельности работников (онлайн-регистрация трудовых договоров на портале Пенсионного фонда). С 2024 года введены электронные листки нетрудоспособности, поэтому необходимо убедиться в том, что ваш бухгалтер умеет их получать из Фонда социального страхования.
- Следите за региональными нормативными актами: например, в некоторых субъектах РФ введены квоты для трудоустройства инвалидов, которые распространяются на работодателей с определенной численностью работников.
Незнание закона не освобождает от ответственности, а небольшие компании часто упускают из виду нововведения в законодательстве из-за отсутствия штатного юриста.
Рекомендую не реже одного раза в год проводить аудит кадровой документации на предмет соответствия действующим нормам законодательства.
Ошибки в отношениях с персоналом
Ошибка: игнорирование запросов и прав работников. Например, отказ в выдаче работникам по их требованию справок и документов (справка о заработной плате, копии приказов) – за это предусмотрены штрафные санкции. Или отказ в принятии у работника заявления (об увольнении, о предоставлении отпуска) – такие действия являются незаконными.
Решение:
- Стройте взаимоотношения с работниками на основе закона и уважения.
- Регистрируйте все заявления работников в журнале входящей корреспонденции, давайте письменные ответы в установленный законом срок (как правило, 30 дней – общий срок рассмотрения обращений граждан).
- Выполняйте законные требования работников: предоставляйте копии трудовой книжки, расчетные листки, сведения о стаже работы, организуйте проведение аттестации для присвоения разряда и т.д., если это предусмотрено законом. Это позволит не только избежать возникновения жалоб со стороны работников, но и повысит уровень доверия персонала к руководству компании.
Для компаний малого и среднего бизнеса соблюдение требований трудового законодательства – вполне выполнимая задача, если проявлять внимательность и системность. Трудовой кодекс РФ – объемный документ, однако многие его нормы основаны на здравом смысле и направлены на обеспечение нормальных взаимоотношений между работниками и работодателями.
Каждый год привносит какие-то новые изменения в законодательство (увеличение минимального размера оплаты труда, изменения, касающиеся выплаты задолженности по заработной плате, введение института наставничества и др.), и все эти изменения необходимо учитывать в практической деятельности.
Если вам, необходима квалифицированная юридическая помощь и поддержка - просто напишите мне и мы согласуем время для бесплатной консультации.
Не забудьте подписаться на мой канал, чтобы быть в курсе новых публикаций! Буду рад вашим комментариям и лайкам, если представленная информация оказалась полезной для вас.
Также, подписывайтесь на мой канал в TELEGRAM На моем канале вы найдёте всё о:
✓Разрешении арбитражных споров;
✓Банкротстве юридических лиц;
✓Налоговых проверках (сопровождение, допросы, возражения, Оспаривание в суде);
✓Налоговом консалтинге и по структурированию безопасного бизнеса.
А также свежие новости из мира бизнеса и юриспруденции!