Автор: Юлия Оврах
Деятельность любой компании подразумевает ведение и накопление разнообразной документации, которая отражает ключевые процессы в организации. Со временем такие документы могут накапливаться в большом количестве, разделяться по значимости и видам.
На определенных этапах развития компании возникает острая необходимость в грамотной систематизации документации. Сотрудники сталкиваются с трудностью поиска нужных документов среди огромного объема накопленной информации, или в моменты проверок кадровых и финансовых документов. По мере накопления большого числа документов появляется серьезная проблема их последующего хранения, ведь сохранять абсолютно все бумаги становится невозможным.
В программе 1С:Документооборот уже есть решение этой проблемы – это учет по номенклатуре дел, описанный в методологии делопроизводства.
Номенклатура дел – это справочник, который состоит из разделов и входящих в них «Заголовков дел».
С его помощью можно контролировать:
- сроки хранения;
- места хранения;
- разрезы учета.
Структура разделов номенклатуры может быть построена по структурному, производственно-отраслевому или функциональному типу:
- Структурный тип – разделы построены по аналогии с организационной структурой предприятия: Служба управления персоналом, Административная дирекция, Юридическая служба и т. д.
- Производственно-отраслевой тип – основанием для классификации являются вопросы деятельности предприятия, например: Договорная деятельность, Бухгалтерский учет, Кадровые вопросы и т. д.
- Функциональный тип – функции, выполняемые предприятием, закрепляются в качестве названий разделов, например: Планирование и финансирование, Контроль соблюдения действующего законодательства, Подбор и учет кадров и т. д.
Формирование дел обеспечивается благодаря использованию справочника «Дела (тома)», строго соответствующего утвержденной в организации номенклатуре дел. Информация из номенклатуры дел автоматически переносится в карточку дела.
Электронная карточка дела включает:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела. В качестве места хранения может быть указано подразделение, ссылка на территорию или конкретно шкаф, в котором находится документ.
В программе можно разделить документы по формам хранения: на бумаге, в электронном виде или смешанно.
От выбранного варианта зависит дальнейшее хранение документа. Бумажные и электронные документы хранятся в отдельных делах номенклатуры.
После завершения работы с исполненными документами и достижения срока их передачи на архивное хранение, бумажные документы упаковываются в твердые обложки либо папки-регистраторы для обеспечения их физического сохранения. Что касается электронных документов и карточек документов, то они включаются в состав дел непосредственно в программе 1С:Документооборот.
Документы внутри бумажного дела размещаются в хронологическом порядке и по тематическим или корреспондентским признакам. К примеру, переписку объединяют за один календарный год, располагая документы последовательно: сначала исходящий запрос, затем поступивший ответ.
Кроме того, документы могут располагаться по видам и хронологии. Так, распорядительные документы группируются совместно с соответствующими приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, утверждающими их введение в действие. Приказы по основной деятельности отделяются от приказов по личному составу сотрудников. Протоколы собираются в отдельные дела по видам заседаний, совещаний, собраний (каждый вид отдельно), соблюдая хронологический порядок.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются...
Продолжение статьи читайте на нашем сайте 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ