В компаниях нередко возникает необходимость выдать займ сотрудникам, например, в виде финансовой помощи или же беспроцентной ссуды. А для автоматизации учёта операций важно верно оформить договоры займов в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3), зарегистрировать его, настроить график погашения, учёт всех удержаний.
В нашей новой статье-инструкции мы разберём, как корректно оформить договор займа сотруднику в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (3), провести выдачу займа, настроить удержания, зафиксировать погашение.
Регистрация выдачи займа сотруднику в «1С:ЗУП 8»
Оформление договора займа сотруднику в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакции 3) проходит в несколько последовательных этапов. Это: создание документа «Договор займа сотруднику», а также регистрация фактической выдачи, настройка условий погашения займов и процентов. Рассмотрим пошагово, как оформить договор займа в 1С, отразить выдачу.
Шаг 1. Создание договора займа сотруднику в программе «1С:ЗУП 8»
Перейдите в решении «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакции 3) в меню «Зарплата — Займы сотрудникам», создайте тут новый документ «Договор займа сотруднику». Там и указываются условия займа сотруднику.
В разделе «Выдача займа» нужно указать: сумму займа сотруднику (сумма, которую организация предоставляет), способ выдачи (единовременно или же несколькими частями), срок займа (в месяцах или годах), а также еще и процентную ставку (при беспроцентном займе 0%). В разделе «Погашение займа» выберите и способы погашения: ежемесячно равными платежами, дифференцированным платежом, только процентами (тело займа в конце срока), только заёмом (% в конце срока) и единовременно (в конце срока).
Дополнительно здесь можно и установить отсрочку по погашению займов, если выплаты начнутся не сразу. Для этого активируйте в решении флажок «Предоставляется отсрочка» и укажите, до какого срока будет действовать. Можно тут задать и ограничение для ежемесячного платежа (например, не более 20% от зарплаты). После уже заполнения всех необходимых условий проведите этот документ. На данном этапе договор займа в программе 1С зарегистрирован, но сам факт передачи денег ещё здесь не зафиксирован.
Если займ сотруднику предприятия выдаётся под процент ниже 2/3 ставки рефинансирования Центрального Банка РФ или же вообще беспроцентно, то тогда программное решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) автоматически рассчитывает материальную выгоду. Данная выгода облагается НДФЛ, если флаг «Материальная выгода облагается НДФЛ» тут установлен. В ряде случаев от НДФЛ можно и освободить доход (например, при целевом займе на жильё) — тогда флаг будет снят и вручную. Обратите внимание: доходы в виде материальной выгоды, которые были получены в 2021–2023, освобождаются от налогообложения согласно п. 90 ст. 217 НК.
Шаг 2. Регистрация факта выдачи займа в программе «1С:ЗУП 8»
Документы «Выдача займа сотруднику» используются в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (3) для отражения фактов переводов денежных средств сотрудникам в виде займов. Есть два способа создания документа. Нажмите на ссылку «Выдать заём» в форме договоров (если флажок «Заём по договору выдан полностью» не установлен) или же выберите «Создать на основании — Выдача займа сотруднику» и в командных панелях формы.
В открывшемся документе необходимо указать: всю сумму выдачи, форму расчётов (наличными или же безналичными), а также еще и дату передачи денежных средств. Если же вся сумма передаётся сотруднику предприятия единовременно, то достаточно установить флаг «Заём по договору выдан полностью», операция будет завершена без необходимости создавать для этого отдельный документ. Но если предусмотрена уже поэтапная выдача займа, нужно указать даты/суммы по каждому траншу. Для каждого транша создайте отдельный документ «Выдача займа сотруднику». Решение будет отслеживать выданную сумму, контролировать погашение по всем этапам.
Таким образом, оформление займов сотруднику предприятия в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3) требует от пользователей не только создания договора, но также чёткой регистрации всех условий и движения денежных средств (ДДС). От оформления и зависит дальнейшие правильные расчёты удержаний, процентов и, при необходимости, НДФЛ.
Погашение займа в программе «1С:ЗУП»
После регистрации договора займа в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (3) и фактической выдачи займа следующим шагом здесь является отражение погашения. Погашение займа в решении может выполняться как автоматически при расчёте заработной платы, так и вручную при досрочном возврате займов. Разберем способы подробнее.
Способ 1. Удержание из зарплаты (автоматическое погашение)
Основной способ возврата долга — через удержание сумм при начислении заработной платы сотруднику. Для этого в решении используется документ «Начисление зарплаты и взносов» («Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» — вкладка «Займы»). Система автоматически здесь рассчитывает: сумму к удержанию по телу займа, процент по займу (если предусмотрены условиями договора), материальную выгоду (если процент ниже 2/3 ставки рефинансирования/займ беспроцентный), НДФЛ с материальной выгоды.
Удержание производится тут в соответствии с тем графиком, который был ранее задан в договоре займа сотруднику. Если график был изменен, то это отразится в расчёте следующего периода. Важно: если же после удержаний по НДФЛ, исполнительным листам остатка зарплаты тут недостаточно для удержания, то образуется задолженность, которую можно внести вручную.
Способ 2. Добровольное/внеплановое погашение займа сотрудником
Если сотрудник желает досрочно вернуть займ (частично или полностью), нужно тут создать документы «Погашение займа сотруднику» («Зарплата» — «Займы сотрудникам» — «Создать» — «Погашение займа сотруднику»).
Данный документ используется здесь, если: деньги были возвращены вне графика погашения, например, наличными в кассу, переводом. Тут также и требуется скорректировать сам остаток долга по займу. Надо будет указать погашается досрочно основной долг или же только проценты. Программа сначала погасит основной долг, а затем — проценты по займу. Погашение процентов отдельно возможно тут после закрытия тела займа сотруднику.
Контроль состояния займа в программе «1С:ЗУП»
Для контроля взаиморасчётов и используйте в «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакции 3) специальный отчёт «Займы сотрудникам». Этот полезный отчёт и показывает пользователям всю сумму займа сотруднику по договорам, сумму по фактической выдаче, остатки по основному долгу и процентам, а также еще и размер удержаний и дату последнего платежа.
Преимущества «1С:ЗУП» для управления займами
Использование программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3) для управления займами сотрудникам имеет ряд важных преимуществ:
- Точность учёта: программа позволяет точно учитывать займы, включая и проценты, отсрочки, материальную выгоду и удержания из зарплаты.
- Прозрачность операций: операции по займам отражаются в программе, что обеспечивает прозрачность, контроль над финансовыми потоками.
- Удобство работы: программа автоматизирует разные процессы, которые связаны с оформлением и учётом займов сотрудникам предприятия, что упрощает работу всем бухгалтерам, кадровым специалистам компании.
Заключение
Управление займами сотрудникам в программном решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» является важным аспектом для финансового управления на предприятии. Верное оформление договора займа, выдача, настройка удержаний, погашение позволяют эффективно управлять всеми финансовыми потоками, а также и обеспечивать прозрачность операций.
Использование 1С для управления займом и способствует точности учёта, удобству работы и повышению эффективности финансового менеджмента.
Наша компания предлагает услуги по внедрению программы «1С:Зарплата и управление персоналом». Мы поможем вам эффективно настроить и еще использовать этот инструмент для автоматизации процессов, связанных с расчётом зарплаты, учётом рабочего времени, а также и кадровым учётом.