Проверка инспекторов — не самое приятное событие, но если быть готовым заранее, можно пройти её спокойно и без неприятностей. Вот подробная инструкция, как действовать при визите налоговой, трудовой инспекции или прокуратуры.
Что делать, когда инспектор на пороге?
Главное — сохраняйте спокойствие. Сначала попросите инспектора показать удостоверение и приказ о проверке. Зафиксируйте данные проверяющих — это законно и правильно. Без этих документов инспекция не имеет права проводить проверку.
Если инспекторы уже на месте, сразу свяжитесь со своим бухгалтером или юристом — это существенно поможет в сложной ситуации.
Не оставляйте проверяющих без сопровождения. Спокойно и вежливо будьте рядом, фиксируйте действия инспектора на видео или диктофон — это обеспечит вашу безопасность.
Какие документы запросит налоговая инспекция?
Чаще всего налоговая проверяет:
- Трудовые и гражданско-правовые договоры, чеки самозанятых
- Табели и графики работы сотрудников
- Договоры аренды помещения
- Налоговые отчёты за последние три года
Инспекторы не вправе требовать документы, не относящиеся к цели проверки. Если что-то кажется лишним, уточните список и сообщите, что предоставите документы позднее, после консультации с бухгалтером.
Типичный пример:
«Приходит налоговая, интересуются, почему людей много, а в 6-НДФЛ пусто. Показали чеки и ГПХ-договоры. Штрафов удалось избежать, доплатили только взносы».
Что проверит трудовая инспекция?
Трудовая инспекция обычно запрашивает:
- Трудовые договоры и личные карточки сотрудников
- Табели учёта рабочего времени и зарплатные ведомости
- Документы по охране труда (наличие аптечки и огнетушителя обязательно)
Важный момент: инспекторы ГИТ могут пообщаться с сотрудниками один на один. Проведите инструктаж заранее, чтобы сотрудники знали, как отвечать на вопросы.
Что лучше говорить проверяющим?
Говорите кратко, чётко и только по существу:
- «Все документы подготовим и предоставим вам в указанный срок».
- «Сотрудник проходит стажировку, документы уже на оформлении».
Избегайте фраз вроде: «Он давно тут, не успели оформить» — это прямой путь к штрафу.
Оформление задним числом
Закон разрешает оформить сотрудника не позднее трёх рабочих дней с начала работы. Если оформить договор задним числом на длительный период — получите штраф и доначисления налогов.
Если проверка прокуратуры
Прокуратура проверяет соблюдение всего законодательства и может запросить практически любые документы. Прокурор сам не выписывает штрафы, но при обнаружении нарушений может передать материалы дальше.
Чек-лист к проверке:
✅ Папка с копиями ОГРНИП, договоров аренды и сотрудников
✅ Табели и графики работы сотрудников всегда в актуальном состоянии
✅ Простая инструкция для сотрудников: «Я помогаю временно, все вопросы к ИП»
✅ Аптечка и огнетушитель — обязательно
✅ Контакты бухгалтерии или юридического консультанта
Чтобы держать документы и расчёты под контролем, можно использовать автоматизированный сервис «ПВЗ Админ». Он поможет:
- Сохранять актуальные графики и табели
- Вести учёт смен и выплат без путаницы
- Быстро подготовить нужные документы, если пришла проверка
Это экономит время и снижает вероятность ошибок, особенно когда работаешь с самозанятыми или ГПХ.
Если статья оказалась полезной — сохраните в закладки. И загляните в наш Telegram-канал @pvzadmin_official — для собственников ПВЗ.