Несколько месяцев назад я возглавил небольшой отдел в одной крупной IT-компании, и теперь я параллельно выполняю две роли: роль функционального архитектора и роль руководителя отдела. В связи с чем, мне потребовалось оптимизировать своё время и я начал применять техники тайм-менеджмента на практике. В данной статье я перечислил эти техники и описал результаты их применения.
Планирование и выполнение задач
1. Используйте цифровые инструменты для планирования
Раньше я планировал своё время в программе Word, и если я находился не за компьютером, то не мог посмотреть свои планы и не мог внести в них какие-либо изменения. А теперь я начал заниматься планированием в программе Outlook и настроил себе доступ к Outlook-у с телефона.
Результат: теперь я могу в любой момент времени просмотреть свои планы и внести в них любые изменения не находясь за компьютером, что сильно ускорило любые действия, связанные с планированием.
2. Выделяйте фиксированные отрезки времени для выполнения задач
Раньше я «бронировал» в Outlook-е время только для совещаний и созвонов, и как только я приступал к выполнению своих архитектурных задач, меня постоянно отвлекали, присылая приглашения на встречи. Ведь при создании приглашений коллеги видели, что я «свободен». А теперь я начал «бронировать» в Outlook-е время для выполнения своих архитектурных задач.
Результат: теперь я спокойно работаю со своими архитектурными задачами, т.к. при создании приглашений коллеги видят, что я «занят», и не присылают мне приглашения.
3. Оставляйте запас времени для непредвиденного
Сначала я «занимал» в программе Outlook около 60% своего рабочего времени, а в остальные 40% мне постоянно приходили приглашения на встречи и созвоны из разряда «срочно, сегодня». Теперь я начал «занимать» в Outlook-е почти 100% рабочего времени, но около 40% времени я занимаю не срочными задачами, которые при необходимости можно перенести на другой день.
Результат: поскольку при создании приглашений мои коллеги видят, что сегодня я «занят» почти весь день, меня стали реже «дёргать» и приглашать на срочные созвоны. Но при этом, мои планы остались гибкими, т.к. при необходимости я могу перенести на другой день около 40% запланированных задач.
4. Избегайте многозадачности
Раньше во время выполнения задач я постоянно отвлекался на переписки и сообщения в Outlook-е. Из-за такой многозадачности я допускал ошибки и сильно уставал. А теперь я начал работать более сосредоточенно. Когда мне приходят сообщения, я всегда смотрю от кого они, чтобы не пропустить что-то важное и срочное, но я стараюсь не отвечать на эти сообщения пока не закончу работу с текущей задачей.
Результат: я стал допускать меньше ошибок, начал больше успевать и меньше уставать.
5. Сложные задачи выполняйте в период максимальной продуктивности
Раньше я планировал выполнение сложных и важных задач хаотично, а теперь я стараюсь «бронировать» для них время в период своей максимальной продуктивности: с 12:00 до 15:00.
Результат: я стал допускать меньше ошибок, т.к. теперь мне хватает энергии, чтобы основательно продумывать архитектуру сложных задач.
6. Начинайте день с мелкой и неприятной задачи
Раньше я выполнял мелкие и неприятные задачи хаотично, часто откладывал их на потом, они копились и «давили» на меня, а теперь я начал выполнять по одной такой задаче каждое утро.
Результат: во-первых, их почти не осталось, а во-вторых, при решении таких задач с утра, у меня повышается рабочее настроение, т.к. я ощущаю «снижение давления».
Повышение личной эффективности
7. Дробите большие задачи на мелкие
Раньше я расставлял приоритеты и выполнял задачи последовательно. Но когда я раз в две недели приходил на отчетные собрания и говорил, что до какой-то задачи ещё не добрался, то часто сталкивался с непониманием. А теперь я начал дробить большие задачи на мелкие и в течение двух недель стал продвигаться по каждой крупной задаче.
Результат: теперь я «приношу» на отчетные собрания промежуточные результаты по каждой задаче, моему руководству и заказчикам нравится то, то по каждой задаче есть динамика.
8. Для повышения эффективности совещаний должна быть четкая повестка
Раньше я готовился к совещаниям так: просто записывал в Word различные вопросы, с которыми сталкивался в процессе работы, а потом на совещаниях поднимал эти вопросы. Теперь я начал уделять буквально пять минут на подготовку к каждому совещанию и расставлять приоритеты вопросов. Если совещание заканчивается, а я успел затронуть не все вопросы, то я всё-равно завершаю совещание, т.к. уверен, что наиболее приоритетные вопросы мы точно обсудили.
Результат: совещания стали более эффективными, благодаря тому, что основное время уделяется наиболее приоритетным вопросам. А ещё совещания стали вовремя заканчиваться, т.к. наименее приоритетные вопросы легко переносятся на другой день.
9. Делегируйте
Раньше я всегда выполнял большие и сложные задачи сам, а теперь я начал делить их на небольшие «части» и некоторые «части» начал делегировать своей команде.
Результат: выполнение больших задач ускорилось, т.к. некоторые «части» задач параллельно со мной выполняет моя команда.
10. Делайте регулярные перерывы на работе
Раньше я сначала доделывал каждую задачу до конца, и только потом прерывался на небольшой отдых. Это часто приводило к накоплению переутомления и во второй половине дня мне было очень тяжело работать. А теперь я начал делать регулярные перерывы независимо от того завершил я задачу или нет.
Результат: теперь мне хватает энергии до конца рабочего дня и я почти перестал переутомляться.
11. Сотрудники должны знать, что вы ничего и никогда не забываете
Проводя созвоны и совещания с командой я всегда записываю их «жалобы», а потом либо решаю их проблемы либо объясняю им на персоналных созвонах почему их проблемы решить нельзя.
Результат: у команды складывается ощущение, что их слышат, понимают и поддерживают.
12. Стремитесь к принципу разумной достаточности
Когда я стал руководителем отдела я проанализировал проектную документацию и упростил требования к ней: удалил лишние разделы и оставил только те, которые нужны для работы техподдержки и пользователей.
Результат: команда перестала «забывать» заполнять документацию, и мне не приходится тратить своё время, чтобы напоминать им об этом.
13. Чем больше учитывается мнение подчиненных, тем проще внедрять нововведения
Раньше я разрабатывал архитектуру IT-решений и рабочие регламенты либо самостоятельно, либо советуясь с руководством, а теперь я начал советоваться с командой, а руководству «приносить» готовые результаты.
Результат: команда начала чувствовать свою сопричастность, и стала более активно использовать мои архитектурные решения и следовать моим регламентам.
Отношение к жизни и работе
У самурая нет цели, только путь!
14. Непрерывно развивайтесь
Раньше я часто играл в компьютерные игры, а теперь стал постоянно развиваться: читать книги и смотреть ролики по психологии, когнитивным искажениям, психологическим защитам, навыкам публичных выступлений, тайм-менеджменту и т.д.
Результат: я понял, что вокруг меня живёт множество людей, которым не нужно развиваться, т.к. они сразу родились умными ))) Но мне, к сожалению, требуется постоянное развитие. Из книг и роликов я получаю много полезной информации, которую потом активно применяю на практике.
15. Используйте принцип постоянных улучшений
Как я входил в роль руководителя отдела: на первые две недели я поставил себе цель просто продержаться. Меня добавляли в различные чаты и приглашали на совещания руководителей. На третьей и четвертой неделях я начал проводить ежедневные утренние совещания с командой. На пятой неделе я начал проводить еженедельные персональные встречи с командой. На шестой неделе я начал отчитываться на совещаниях руководителей о работе команды. На седьмой неделе я начал организовывать поздравления членов команды с днём рождения. Да, для меня это тоже прогресс. На восьмой и девятой неделях я оптимизировал проектную документацию, удалив из неё лишние разделы и т.д. Я вхожу в роль руководителя отдела постепенно, по «принципу постоянных улучшений».
Результат: с одной стороны, благодаря постепенному вхождению в роль я не перегреваюсь и не выгораю, а с другой стороны я помню о постоянных улучшениях и постепенно становлюсь полноценным руководителем.
16. Баланс жизни и работы
Некоторые люди заявляют, что невозможно добиться успеха в жизни, работая с 9:00 до 18:00. Обязательно придётся выбирать между карьерой и жизнью. Я же принципиально стремлюсь к тому, чтобы работать ровно по 40 часов в неделю. Я стараюсь организовать своё рабочее время так, чтобы заканчивать работу ровно в 18:00. Я согласился возглавить IT-отдел не для того, чтобы жить на работе, а для того, чтобы зарабатывать больше, работая столько же. К сожалению, не всегда это получается, но я к этому стремлюсь.
17. Отпуск - это сокращение риска выгорания, а не прихоть или развлечение
Я работаю в своей компании 4-й год, и мне часто приходилось сталкиваться с трудностями, кризисами и переработками, т.к. я был вынужден параллельно работать и изучать учёт, за который я отвечал. И чтобы не выгорать, я регулярно ходил в отпуска: ездил в санатории и отели по 2-4 раза в год. И перед поездками в отпуск я всегда говорил своим коллегам: «Коллеги, не стесняйтесь, звоните и пишите мне в любое время и по любому вопросу, я всё-равно буду без связи!».
Я прочитал несколько книг по тайм-менеджменту, но идея о написании данной статьи мне пришла после прочтения книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв».