Когда речь идёт о помощи пожилым, инвалидам и тем, кто не справляется с бытом в одиночку, важна каждая деталь: вовремя оказанная услуга, корректно оформленный документ, точный расчёт зарплаты сиделке. И если забота о людях — в крови у сотрудников, то порядок в документах — дело программистов 1С.
В некоммерческой организации нашего клиента трудятся десятки социальных работников, ежедневно выполняя комплекс задач: уход, сопровождение, помощь. НО! Табели — в Excel. ИППСУ — в Word. Графики — в бумажных блокнотах координаторов. Платёжные ведомости — в отдельных файлах. Всё было разрозненно, ненадёжно и медленно.
Со временем организация выросла. Появились филиалы. Услуг — больше. Сотрудников — больше. А система учёта оставалась такой же: «на коленке».
Когда ручной учёт начинает мешать оказывать помощь
Первый звонок прозвенел, когда ФСС запросил полный пакет документов по подопечным и услугам за квартал. Собирали всё вручную — с опозданием и с риском ошибок. Затем одна из сиделок пожаловалась: «Не учли три смены». Проверили — и правда. Табель потеряли. Excel-файл пропал. Координатор ушёл в отпуск — никто не мог разобраться, кто где и когда работал.
К тому моменту организация готовилась подать заявку на крупный грант. А цифровая зрелость — будто из прошлого десятилетия. Отчёты сводились неделями. Персональные планы и акты подписывались по два раза из-за правок. А между делом — всё чаще звучало: «У соседей по цеху уже есть 1С, всё автоматизировано. Может, пора и нам?»
Когда решили сделать шаг к автоматизации — и не пожалели
На этапе обсуждения сотрудники честно признавались:
🔉«Мы боимся, что 1С нам не подойдёт — у нас всё нестандартное».
🔉«Это, наверное, только для коммерции. У нас же НКО…»
🔉«Нам не нужен ERP, нам бы просто табель сделать, зарплату посчитать, и чтобы всё по требованиям».
Мы услышали. И предложили не «коробку», а решение, адаптированное под их реальность. Вместо перегруженной системы — рабочий инструмент, заточенный под соц. работу.
Как мы выстраивали порядок
Вместе с командой мы погрузились в процессы и собрали систему из трёх решений:
- 1С:Управление нашей фирмой — в ней теперь формируются заявки, ведутся персональные графики, автоматически рассчитываются объёмы и виды оказанных услуг, формируются ИППСУ.
- 1С-Рарус: Бухгалтерия для НКО — для бухгалтерского и налогового учёта с учётом специфики некоммерческого сектора.
- 1С:Зарплата и управление персоналом — для автоматизации табелей и расчёта зарплаты по факту оказанных услуг. Настройки делались под конкретику: учитывались перерывы, подработки, ночные смены, переработки. Всё это автоматически попадало в табели и в расчёт зарплаты. Мы реализовали связку между ЗУП и бухгалтерией, чтобы избежать двойного ввода. Все шаблоны актов и отчётов адаптировали под требования ФСС и Минтруда.
Полный перечень выполненных работ и автоматизированных функций вы можете посмотреть по ссылке
Что изменилось за пределами экрана
Вот что получили после запуска:
- Минус 80% ручной работы. Табель теперь формируется за 15 минут, а не за два дня.
- Документы по подопечным, сиделкам, услугам — в одном окне. Без чатов, скриншотов и бумажек.
- Автоматическое формирование актов и ИППСУ. Больше не нужно делать их вручную.
- Расчёт зарплаты — по факту оказанных услуг. Все смены учитываются, ошибок больше нет.
- Отчёты по филиалам — в один клик. Раньше это занимало по полдня на каждый.
- Исчез страх перед проверками. Всё — в системе, ничего не теряется.Что особенно оценили в организации
📌 «Теперь я спокойно иду на проверку — всё под рукой. Распечатать или скинуть — пару минут».
📌 «Главное — исчезла тревога. Знаем, что данные не исчезнут и что сотрудники получат свою зарплату без скандалов».
📌 «Это уже не хаос, а система. Причём простая — и для координатора, и для бухгалтера».
Если вы узнали себя в этой истории — не откладывайте. Пока вы вручную сшиваете табель, у других уже всё летает в 1С. Группа компаний «ЛИСТ» знает, как автоматизировать учёт даже в самых нестандартных НКО. И сделать так, чтобы люди помогали людям — а не боролись с Excel.
📩 Напишите и мы разберёмся, как это будет работать именно у вас.