Введение
В своих статьях я много писал о совещаниях руководителя компании с управленческим составом, в том числе о важности их проведения.
Совещания позволяют директору планировать и организовывать работу подразделений, координировать действия и контролировать исполнение задач управленцев, мотивировать их на результативную деятельность.
Цели совещаний понятны. Теперь возникает вопрос: а как часто (с какой периодичностью) нужно проводить совещания, чтобы эффективность и показатели работы команды не снижались (повышались)? Какой формат совещания выбрать - еженедельный или ежемесячный?
В настоящей статье я постараюсь максимально объективно ответить на этот важный вопрос - как бывший участник и "ведущий" совещаний одновременно - длительное время я работал и руководителем структурного подразделения, и заместителем генерального директора, и руководителем компании.
Особо замечу, что априори большинство функциональных руководителей, а также сотрудников компании, совещания "не любят". Почему? Для многих совещание - это стрессовая история: "пустая трата времени", "разбор полётов", "наезды руководителя", "пустые обвинения участников совещания", "сложные задачи", "куча новых задач сразу" и т. п. Но когда совещания становятся стрессом для руководителя компании и он начинает их избегать, то это становится проблемой для всех (я это наблюдал): "вопросы не решаются", "конфликты не подавляются, "проблемы копятся", "клиенты не довольны", "сотрудники демотивированы" и т. п.
Я предлагаю рассмотреть только преимущества еженедельных и ежемесячных совещаний, поскольку недостатки одного формата, по сути, будут являться преимуществом другого.
Преимущества еженедельного формата совещания
По моему мнению, еженедельные совещания позволяют руководителю компании:
✅ своевременно корректировать ход исполнения мероприятий или результаты текущих задач, исправлять ошибки с меньшими потерями для компании;
✅ "держать в тонусе" (мотивировать на ежедневную работу) управленческий состав;
✅ поддерживать приемлемый уровень выполнения задач структурными подразделениями;
✅ быстрее оценить исполнительность и компетентность отдельно взятого руководителя подразделения / своего заместителя;
✅ увидеть истинную загрузку управленцев;
✅ своевременно увидеть (распознать) проблемы взаимодействия структурных подразделений, в том числе конфликты между их руководителями;
✅ сократить количество или время индивидуальных встреч со своими подчиненными, т. е. разгрузить свой недельный рабочий график;
✅ быть компетентным - знать в деталях обо всем происходящем в компании (процессы, планы, результаты, взаимодействия и отношения).
Преимущества ежемесячного формата совещания
По мнению ряда управленцев, ежемесячные совещания предоставляют руководителю возможность:
✅ сэкономить свое время, а также время управленцев - за счёт менее частых групповых встреч (собраний);
✅ научить управленцев работать более самостоятельно и/или мыслить стратегически - за счёт планирования на месяц, а не на неделю.
Мне сложно выделить ещё какие-либо преимущества ежемесячного формата проведения совещаний - возможно, потому, других больше нет.
Особое мнение
Мой управленческий опыт говорит о том, что совещания руководителя компании с управленческим составом 💯 должны проводиться еженедельно. Это в интересах каждого участника процесса, хотя понимают это не все.
Формат еженедельного совещания имеет больше преимуществ не только по количеству, но и по их качеству. Выделенные мною преимущества еженедельного формата имеют наиважнейшее значение для нормального функционирования компании. А преимущества ежемесячных совещаний лично для меня сомнительны и вот почему.
Мой практический опыт работы в 2 компаниях выявил следующие серьёзные проблемы ежемесячного формата совещаний:
🔗 В компании №1 такой формат привел к системной проблеме - выполнялись не все задачи, а их количество в протоколе только увеличивалось (старые задачи не все закрывались + новые прибавлялись), в том числе происходил срыв сроков исполнения важных мероприятий.
Причина: если руководитель компании или руководитель подразделения не может посетить ежемесячное совещание (командировка, болезнь и т.п.), а также последний по каким-либо причинам (саботаж или форс-мажор) не выполнит поручения, то, как правило, их исполнение и/или контроль переносится ещё на 1 месяц. А ещё через месяц может найтись ещё один повод или причина для отсутствия на совещании или неисполнения поручений, причём "комар носа не подточит" 😀
🔗 В компании №2 ежемесячный формат совещаний привёл к тому, что у руководителя компании систематически "ломался" рабочий график.
Причина: сотрудники постоянно нуждаются в обратной связи и решении (согласовании) текущих вопросов - из-за редких совещаний они стали чаще записываться на личную встречу с директором.
❗Только еженедельный контроль руководителя эффективен в вопросах управления структурными подразделениями.
Заключение
В настоящей статье был поднят вопрос выбора формата для проведения совещания руководителя с управленческим составом (управленцами) - между еженедельным и ежемесячным.
Мы рассмотрели преимущества обоих форматов и пришли к выводу, что наиболее предпочтительным вариантом является еженедельное проведение совещаний.
Подпишитесь на мой канал
и читайте другие статьи для руководителей!
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания#совещание
#руководитель#управленец
#команда#подразделение
#сотрудник#работник
#план#отчет#поручение#протокол
#задача#мероприятие#результат
#эффективность#результативность
#исполнительность#исполнение
#выполнение#решение
#своевременность#оперативность
#планирование#организация
#контроль#координация
#мотивация#персонал
#система#работа#процесс
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин
#azatkhabibullin#8