Введение
Все рекрутеры знают не понаслышке, сколько времени и сил отнимают рутинные задачи: вручную искать резюме, публиковать вакансии на десятках сайтов, переносить данные в таблицы, рассылать письма кандидатам и т.д. С развитием технологий, множество процессов в HR активно автоматизируется, что значительно ускоряет процесс найма. Однако даже видя очевидные плюсы автоматизации, может быть трудно убедить руководство инвестировать в новые решения. Типичная ситуация: руководитель считает, что компания «еще не доросла» и что автоматизация - это роскошь для гигантов вроде гугл. На деле же отсутствие автоматизации найма сильно тормозит развитие бизнеса [1], особенно если наблюдается ощутимый кадровый голод и постоянное недовыполнение плана по найму.
Как же правильно подготовить и преподнести идею автоматизации рекрутинга, чтобы получить поддержку руководства? Для того, чтобы помочь донести ценность автоматизации до руководства мы подготовили пошаговый план, в котором поделились, с чего начать подготовку, как донести ценность автоматизации, и какие аргументы (экономия времени, снижение затрат, повышение качества найма и эффективности команды) будут наиболее понятны.
Шаг 1. Определите проблемы и потребности в вашем процессе подбора
Первый шаг - чётко понять, зачем именно вам нужна автоматизация. Автоматизация ради моды или «потому что у всех есть» не должна быть целью [1]. Вместо этого необходимо проанализировать текущий процесс найма и выявить болевые точки. Например, это могут быть: слишком долгий поиск кандидатов, ручное заполнение одних и тех же данных, хаос в резюме, пропущенные отклики, затянутое согласование интервью и так далее.
Затем следует оценить масштабы проблемы. Сколько часов уходит на эти действия? Страдает ли скорость найма? Теряете ли вы кандидатов из-за медленных процессов? Возможно, большая часть рабочего дня уходит на рутину, и из-за этого рекрутеры не успевают качественно общаться с кандидатами и медленнее закрывают вакансии, а сильные кандидаты уходят к конкурентам [2]. Это поможет обосновать необходимость изменений.
Важно: связывайте проблемы рекрутмента с целями бизнеса. Например, долгий найм означает дольше пустующие позиции и упущенную прибыль, ручной отбор резюме повышает риск ошибиться с кандидатом (что чревато некачественным наймом), отсутствие единой системы затрудняет контроль и аналитику по найму для руководства. Автоматизация нужна там, где она решает конкретные задачи и экономит ресурсы компании[1].
Шаг 2. Подготовьте данные: измерьте потери времени и денег
Когда вы выявили проблемы, пора собрать конкретные данные, которые превратят ваше ощущение пользы автоматизации в конкретные цифры. Руководство мыслит категориями ROI (окупаемости инвестиций) и цифр, поэтому говорите с ними на языке фактов и выгод.
Как это сделать на практике:
- Зафиксируйте текущее положение дел.
В течение недели-двух детально записывайте, сколько времени уходит на каждую рутинную задачу: поиск резюме вручную, разбор откликов, переписку с кандидатами, составление отчетов, заполнение Excel-файлов и т.п. Затем переведите потраченное время в денежный эквивалент – исходя из зарплатной ставки рекрутера или стоимости часа работы[3]. Например, если рекрутер тратит по 2 часа в день на рассылку писем и заполнение таблиц, посчитайте, сколько это «стоит» компании в месяц и в год. Такие цифры наглядно покажут, сколько денег уходит на рутину, не приносящую прямой ценности.
- Оцените эффект от ускорения найма.
Можно также подсчитать, какую выгоду принесёт бизнесу сокращение среднего времени закрытия вакансии. Сравните сколько компания теряет, пока нужная позиция пустует? Например, если открытая вакансия менеджера по продажам стоит компании X рублей недополученной выручки в неделю, то ускорив найм на 2 недели, компания сэкономит 2X рублей. Подкрепите эти оценки известными примерами: в одном из кейсов внедрение ATS стоимостью около 32 тыс. руб. в год позволило сэкономить порядка 800 тыс. руб. в год за счёт роста эффективности найма [2] [3]. Такие примеры делают выгоды автоматизации более осязаемыми для руководителя.
- Соберите примеры и бенчмарки.
Хорошим дополнением будут краткие данные из опыта других компаний (желательно сопоставимых по размеру). Если конкуренты или известные компании вашего сектора уже внедрили инструменты для автоматизации подбора, узнайте, каких результатов они добились: например, «Компания X сократила время найма на 20% после внедрения системы», или «После автоматизации отдела подбора текучесть новых сотрудников снизилась, а удовлетворенность нанимающих менеджеров выросла». Такие кейсы, подкрепленные цифрами, добавят убедительности [1]
Шаг 3. Найдите простое и эффективное решение (под ваш процесс)
Имея на руках список задач для автоматизации и понимание целей, можно переходить к выбору инструмента. Важно подобрать решение, которое действительно подходит вашей компании. Лучше заранее продумать, как должен выглядеть ваш обновленный процесс найма шаг за шагом, и подбирать инструмент под этот процесс, а не наоборот [1]. На этом этапе вы фактически готовите план внедрения, который потом представите руководству.
Что следует учесть:
- Удобство и простота.
Руководство может опасаться, что новая система сложна в освоении, поэтому вам следует развеять эти страхи: современные сервисы для рекрутмента интуитивно понятны и не требуют долгого обучения персонала. Многие решения доступны в облаке, не нужно задействовать ИТ-ресурсы для сложной интеграции. Приведите пример: «Сервис Find The Job максимально прост: он буквально в три клика находит подходящих кандидатов за считанные секунды». То есть рекрутер задаёт пару критериев поиска, и система сама автоматически сканирует базу резюме и выдаёт лучших кандидатов практически мгновенно. Таким образом, инструмент экономит время и силы команды, а использовать его так же легко, как привычные сайты поиска работы.
- Скорость и эффективность.
Подчеркните, что автоматизация ускорит те этапы, которые сейчас отнимают больше всего времени. Например, сбор резюме из разных источников и первичный отбор кандидатов могут происходить автоматически, быстро и дешево [2]. Искусственный интеллект способен просматривать тысячи откликов и сразу отсеивать неподходящих, выделяя лучших по заданным критериям. Это значит, что стоящие кандидаты не потеряются в массе резюме, а попадут к вам первыми. В результате команда будет закрывать вакансии ощутимо быстрее (некоторые компании фиксируют ускорение найма в 1.5–2 раза после внедрения ATS).
- Доступность по бюджету.
Цена является одним из главных вопросов от руководства. Подготовьте информацию о стоимости подписки на сервис. Часто такие решения окупаются многократно: вспомните пример выше, где годовое вложение в 32 тыс. руб. принесло экономию в 800 тыс. руб [2]. Кроме того, сравните стоимость автоматизации с альтернативами. Например, дополнительные штатные единицы рекрутеров или оплата внешним агентствам обойдутся гораздо дороже. Сама по себе автоматизация может рассматриваться как инвестиция, которая позволит делать больше и качественнее меньшими силами. Главное показать, что это рабочий инструмент, который быстро окупится.
В итоге у вас должен получиться конкретный план: что мы хотим автоматизировать, как это будет работать в новом процессе, сколько стоит внедрение и каких результатов ожидаем достичь. С таким планом переходим к самому главному – его презентации и продаже идеи руководству.
Шаг 4. Донесите ценность в понятных для руководства показателях
Когда встреча с руководителем или презентация идеи назначена, нужно чётко сформулировать ключевые выгоды от автоматизации рекрутинга. Здесь важно говорить на языке бизнеса, то есть об эффективности, деньгах, времени, качестве. Ниже основные моменты, на которых стоит сделать упор, подкрепляя их вашими данными:
- Экономия времени.
Покажите, насколько быстрее сможет работать отдел подбора. Например: «Автоматизация рутинных операций освободит примерно 30% времени рекрутеров, которое они сейчас тратят на техническую работу[3]. Сокращение ручной работы ускорит закрытие вакансий и позволит нанимать людей, когда они нужны бизнесу, без лишних задержек». Также подчеркните, что быстрота найма – это конкурентное преимущество. Автоматизация повышает скорость, а значит, вы не будете упускать сильных специалистов из-за медленных процессов[2].
- Сокращение затрат.
Перейдите к финансовым выгодам. Здесь пригодятся расчёты из Шага 2. Например: «Каждый месяц на рутинные операции уходит N человеко-часов, что эквивалентно Х рублей зарплат. Автоматизация позволит сберечь большую часть этих ресурсов. За год экономия составит примерно Y рублей – то есть мы с значительно окупим стоимость системы». Если вы проводили расчет ROI или брали пример, озвучьте его: «Вложив 32 тыс. руб. в автоматизацию, можно вернуть около 800 тыс. руб. экономии за счёт оптимизации процессов» [2]
- Повышение качества найма.
Объясните, что автоматизация поможет улучшить качество подбора персонала. За счёт интеллектуального поиска и отсутствия человеческого фактора меньше шанс пропустить ценные резюме [2]. Более качественный найм означает, что новички лучше соответствуют должности, а значит дольше остаются и продуктивнее работают.
- Эффективность и мотивация команды HR.
Расскажите, как изменится работа ваших рекрутеров после автоматизации: они смогут сконцентрироваться на действительно важных задачах: построении отношений с кандидатами, развитии HR-бренда, внутреннем консультировании бизнеса, вместо нескончаемой рутины [1]. Когда рекрутер освобождён от монотонных действий, ему работается легче и продуктивнее, что тоже выгодно компании, ведь мотивированные сотрудники работают эффективнее [2]
Все эти аргументы старайтесь подкрепить конкретикой. Например, вместо общей фразы «станет удобнее», скажите: «Отчёт по воронке найма, который сейчас собирается вручную час, система будет формировать автоматически за секунды и руководитель сможет получать нужную аналитику буквально в пару кликов»[2]. Подобные детали делают выгоды более осязаемыми.
Шаг 5. Представьте предложение: план внедрения и следующий шаг
Итак, вы провели анализ, выбрали решение и сформулировали ценность в «бизнес-случае». Теперь важно правильно преподнести идею руководству. Делимся несколькими рекомендациями для финальной презентации:
- Структура и краткость.
Начните с сути, рассказав какую проблему вы предлагаете решить и какой эффект это даст компании. Например: «Хочу предложить автоматизировать часть процесса подбора, чтобы сократить время найма и снизить затраты на рекрутмент на Х%». Затем изложите краткий план: что внедряем, как работает, сколько стоит, какие выгоды.
- Акцент на цели бизнеса.
Постоянно связывайте ваше решение с целями компании: рост, экономия, улучшение качества команды. Покажите, как автоматизация найма поможет достичь бизнес-целей. Избегайте погружения в технические детали интерфейса или перечисления мелких функций – это второстепенно. Вместо этого говорите о целях и проблемах бизнеса языком выгоды [1].
- Подкрепите расчетами и фактами.
В нужный момент представьте те самые цифры, которые вы подготовили. Конкретный расчет экономии или примеры успеха произведут впечатление. Ваше предложение должно звучать как инвестиция с окупаемостью, а не как затратный эксперимент.
- Предложите пилот или демо.
Снизить сопротивление помогает предложение сначала протестировать решение в деле. Например: «Давайте запустим пилот на одном отделе/на одной функции на месяц – это будет стоить нам X рублей или вообще бесплатно в рамках демо-периода. По результатам посмотрим на цифры и решим, внедрять ли масштабно». Убедительнее рабочих результатов ничего быть не может [3]
- Будьте готовы к вопросам и возражениям.
Подумайте заранее, что может беспокоить вашего руководителя. На каждое возражение заранее подготовьте аргумент. Покажите свою уверенность в решении, опираясь на факты и опыт.
Наконец, попросите обратную связь и предложите следующий конкретный шаг. Например: «Если вы поддерживаете идею, я готов подготовить детальный план внедрения с участием ИТ и представить его на следующей встрече». Нужен четкий call-to-action важен, чтобы разговор не повис в воздухе.
Заключение
Предложить руководству идею автоматизации рекрутинга - это ответственная задача, требующая подготовки и стратегического подхода. Ключ к успеху заключается в том, чтобы говорить на языке бизнеса и фокусироваться на решении реальных задач компании. Помните, что автоматизация подбора - это не просто тренд, а инструмент для достижения бизнес-целей: она делает процесс найма более быстрым, прозрачным, качественным и экономичным.
Многие компании уже прошли этот путь и убедились, что освобождение рекрутеров от рутины окупается, так как вакансии закрываются быстрее, качество персонала растёт, а HR-команда приносит бизнесу больше стратегической пользы[2]. Руководителю важно увидеть в автоматизации именно такой потенциал. Тщательно подготовленный план и убедительные аргументы помогут превратить вашу инициативу в реальный проект. А реализовав его, вы не только упростите свою работу, но и внесёте вклад в эффективность и рост всей компании. Команда Find The Job желает Вам удачи!
Источники:
- Екатерина, HRD. Как убедить руководителя компании, что пора автоматизировать подбор. Журнал Huntflow
- Кейс: Как с помощью автоматизации высвободить 30% времени рекрутера. CRM Talantix (HeadHunter)