Прибыльность бизнеса напрямую зависит от умения руководителя и его сотрудников считать деньги. Если финансовый учёт и планирование выстроены грамотно, то у компании существенно больше шансов на успех. Существует два отчёта (на самом деле три), которые помогают контролировать денежные потоки и планировать бюджет без рисков, — это БДР и БДДС (а третий — Баланс, но мы его сегодня не рассматриваем).
Что за аббревиатуры такие
БДР — бюджет доходов и расходов. Этот плановый отчёт о прибылях и убытках отражает, сколько компания планирует заработать, и какие расходы понесёт. Структура документа формируется индивидуально, в зависимости от особенностей бизнеса. Статьи БДР делятся на доходные и расходные (плановые и фактические):
- выручка от реализации (доход от основной деятельности компании);
- внереализационные доходы (доход от сдачи имущества в аренду, проценты по вкладам, курсовые разницы);
- прочие доходы;
- себестоимость проданных товаров или услуг (затраты на материалы, производство, зарплаты);
- коммерческие расходы (реклама, маркетинг, транспорт);
- административные расходы (аренда офиса, коммунальные платежи, зарплата);
- финансовые расходы (проценты по кредитам, банковские комиссии);
- прочие расходы (штрафы, пени).
Бюджет доходов и расходов, как правило, формируется на год вперёд с разбивкой по месяцам. Фиксация всех прогнозируемых доходов и расходов помогает:
- контролировать выполнение ключевых бизнес-показателей;
- расставлять приоритеты в направлениях расходов;
- выявлять причины расхождений в планируемых и фактических значениях.
БДДС — бюджет движения денежных средств. Этот отчёт отражает все планируемые и фактические финансовые операции компании на год вперёд. Такая таблица помогает увидеть, на что уходят деньги, и оценить хватит ли их, чтобы оплатить счета. Как правило, БДДС делят на три блока:
- операционная деятельность — операции, которые напрямую связаны с работой компании (закупка материалов, выплаты зарплаты, отчисление налогов, арендная плата);
- финансовая деятельность — источники финансирования бизнеса (кредиты, займы, взносы) и расходы на выплату процентов;
- инвестиционная деятельность — любые вложения в бизнес (закупка нового оборудования, открытие нового филиала).
БДДС не такой детализированный, как платёжный календарь, он формируется кассовым методом (по факту). Тем не менее, он позволяет увидеть, где находятся деньги в данный момент, и грамотно спланировать финансовые потоки.
В результате бюджет движения денежных средств нужен для:
- планирования денежных потоков;
- контроля за финансовым состоянием компании;
- оптимизации расходов;
- предотвращения кассовых разрывов;
- принятия финансовых решений;
- анализа эффективности финансовой стратегии.
«А это разве не одно и то же?»
БДР и БДДС действительно создаются для достижения общей цели — грамотного бюджетирования. Однако два эти инструмента имеют разную специфику. Как же их не путать?
Бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных потоков — два взаимодополняющих инструмента финансового учёта. Для более эффективного прогнозирования и анализа их стоит использовать в связке. Только так можно добиться стабильного роста и развития бизнеса.
Советы по ведению БДР и БДДС
Наличие БДР и БДДС необходимо как для больших компаний, так и для маленьких. Чем раньше владелец бизнеса займётся финансовым планированием, тем больше у него будет шансов на рост. Брать все финансы под контроль стоит ещё на старте развития. На этом этапе вести бюджет можно самостоятельно в Excel или Google Таблице. Важно, чтобы все операции были перед глазами и формировали общую картину. По мере роста бизнеса финансовый учёт лучше всего поручить профессионалам, а также приобрести специализированные IT-решения, которые в разы упростят работу. Это точно стоит сделать, если в компании уже есть люди, занятые финансовым планированием и учётом: бухгалтер, экономист, руководители проектов (центров финансовой ответственности).
Процесс составления БДР состоит из четырёх шагов:
- расчёта основных постоянных затрат (материалы, оплата труда, коммунальные платежи и т.д.);
- расчёта предполагаемых переменных затрат (страхование, доставка, рекламные кампании и т.д.);
- расчёта предполагаемых доходов (операционный доход, гранты, проценты по депозитам и т.д.);
- планирования прибыли и составление БДР.
Чтобы составить БДДС, нужно также выполнить четыре шага:
- определить остаток денег на счетах компании;
- рассчитать предполагаемые доходы;
- определить предполагаемые расходы;
- рассчитать чистый финансовый поток
Для эффективной работы с БДР и БДДС стоит следовать ряду советов:
- работайте с двумя документами одновременно, ведь наличие прибыли не гарантирует положительный денежный поток;
- указывайте реалистичные показатели, не «накидывайте» в доходы «плюс 50%» для красивой картинки;
- не гонитесь за 100% выполнением плана, достижение 80% уже считается успехом, поэтому имеет смысл делать сценарное планирование (стрессовый сценарий, благоприятный сценарий и «что-то посередине»);
- учитывайте в документах сезонность бизнеса, отсрочки платежа, выплаты процентов по кредиту — часто бизнес выглядит привлекательно, пока не начинает рассчитываться с кредиторами;
- выделяйте в показателях нормальную прибыль (процентом или абсолютным значением) — так вы всегда будете видеть, сколько денег можно изъять из бизнеса, если потребуется;
- регулярно пересматривайте бюджет в соответствии с рыночными изменениями, не лишним будет прогнозировать изменение показателей, например, рост заработной платы;
- автоматизируйте, чтобы минимизировать ошибки и сэкономить время на моделирование;
- отслеживайте отклонения фактических показателей от планируемых и разбирайтесь в причинах;
- следите за возможными кассовыми разрывами и принимайте превентивные меры;
- интегрируйте бюджеты в управленческие решения.
Помните, что деньгами необходимо управлять, в противном случае, они будут управлять вами. Грамотный контроль финансов значительно минимизирует расходование денег в никуда, а также риски непредвиденных финансовых трудностей и банкротства.