Проблема, знакомая каждому закупщику: поставщики редко заботятся о вашем удобстве. Коммерческие предложения приходят вразнобой — в письмах, мессенджерах, звонках и даже на бумаге. Чтобы не запутаться, нужно не только всё собрать, но и быстро сравнить по важным критериям: цене, сроку поставки, условиям оплаты и множеству других. Если делать эту работу вручную, понадобится, в зависимости от количества КП, несколько часов. Но есть решение, которое сократит эту часть закупочной рутины до 10-15 минут.
Решение — использовать бесплатные ИИ-инструменты (ChatGPT, Gemini, DeepSeek). Это удобно и быстро, подключать VPN и покупать дорогой тарифный плана в Gemini или GPT не понадобится.
Шаг 1. Соберите КП в одном документе
Чтобы ИИ не ошибся и не стал придумывать несуществующие подробности и условия, коммерческие предложения нужно нормализовать. Для этого — копируем их тексты в Word вручную, если поставщик прислал КП в формате doc. или docx. Если поставщик решил использовать другой формат, то:
- Для PDF — напишите в чате ChatGPT: «Извлеки текст из этого PDF» и прикрепите документ.
- Для бумажного КП — сфотографируйте или отсканируйте, загрузите в нейросеть, попросите: «Сделай текст из фото».
- Для Excel — просто выделите и скопируйте в Word ячейки с текстом.
Шаг 2. Отправьте в ИИ запрос
«Проанализируй коммерческие предложения от N поставщиков на [товар]. Сравни по: цене, сроку, оплате, гарантии, доставке и другим предложенным критериям. Данные сделай в виде таблицы и сформулируй краткий вывод: кто из поставщиков лучший и почему.»
После того как получите ответ, можно уточнить. Например, уточните, если нужно:
- «Почему ты выбрал поставщика 2?»
- «Правильно ли ты посчитал цену у Поставщика 4?»
Шаг 4. Сохраните шаблон промпта
Используйте его хоть каждый день — особенно, если у вас нет сложной ERP-системы. Искусственный интеллект поможет быстро сравнить предложения и выбрать лучшее.
Проанализируй коммерческие предложения от 4 поставщиков на поставку [укажите товар или услугу]. Сравни их по критериям ниже и представь результат в виде таблицы. В конце выдели лидера по каждому параметру и сделай краткий вывод, какое предложение оптимально.
** Поставщик 1: **
[Вставьте текст КП 1]
** Поставщик 2: **
[Вставьте текст КП 2]
** Поставщик 3: **
[Вставьте текст КП 3]
** Поставщик 4: **
[Вставьте текст КП 4]
** Критерии сравнения: **
- Цена за единицу (₽)
- Общая стоимость заказа
- Срок поставки
- Условия оплаты (предоплата %, отсрочка, рассрочка)
- Минимальная партия заказа
- Гарантийный срок
- Условия поставки
- Дополнительные расходы (например, упаковка)
- Срок действия предложения
- [Добавьте свои критерии при необходимости]
** Формат результата: **
1. Таблица: строки — критерии, столбцы — поставщики.
2. Лучшие значения по каждому параметру выдели жирным.
3. Рассчитай итоговую стоимость: (цена * количество) + доп. расходы.
4. Если какого-то параметра нет — укажи Н/Д.
5. Внизу — краткий вывод: кто лучший по цене, сроку, условиям оплаты и кто выглядит наилучшим в целом.
Больше о возможностях искусственного интеллекта в работе закупщика, а также обо всем, что поможет упростить работу закупочного отдела, новостях и трендах в корпоративных закупках — на сайте компании «Фогсофт» и в корпоративном Telegram-канале Закупки в цифре.