О клиенте
Jillas - семейный бренд стильных и удобных аксессуаров для волос и товаров для красоты. Они продают бигуди, резинки, одежду для дома, косметику и многое другое через свой сайт, Wildberries, Ozon, Lamoda, Л'Этуаль, Рив Гош и Золотое Яблоко. Jillas сами производят часть товаров, а часть закупают. В будущем планируют заказывать товары напрямую из Китая и продавать их на Amazon.
Проблема
На старте развития бизнеса программа "МойСклад" отвечала потребностям jillas, но когда компания начала стремительно расти - появились проблемы.
— Сложно было учитывать двухэтапное производство (сначала делаем резинки и ленты, потом из них бигуди), работая и со своими швеями, и с наемными.
— Работа с магазинами: обмен данными приходилось делать вручную, а большие заказы обрабатывать было сложно.
— Нужна была программа, которая работает со всеми службами доставки (СДЭК, Почта, Boxberry).
— Разрозненные данные: информация хранилась в разных местах (Excel, "МойСклад" и т.д.), поэтому сложно было анализировать продажи и принимать решения.
— Трудно было понять, какие товары и где продавать выгоднее всего.
Задачи клиента:
Компания обратилась с целью оптимизации ключевых бизнес-процессов и повышения общей эффективности работы.
— Необходимо автоматизировать работу с магазинами. Упростить и ускорить обмен документами, особенно при больших объемах поставок, для экономии времени и снижения ошибок.
— Интегрировать службы доставки для расчета стоимости, печати этикеток и отслеживания посылок непосредственно из системы.
— Необходим инструмент для управления комиссионной торговлей с детальной аналитикой расходов и прибыли.
— Объединить данные из разных источников в единую систему для получения полной картины бизнеса.
— Автоматизировать планирование двухэтапного производства с учетом загрузки ресурсов и подрядчиков для оптимизации процессов и снижения издержек.
Что такое моделирование?
Для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности управления было принято решение начать с проекта моделирования и последующем внедрении 1С:УНФ.
Что дал проект заказчику?
1. Моделирование помогло убедиться, что программа 1С:УНФ способна эффективно решать поставленные задачи.
2. Конфигурация 1С:УНФ была адаптирована под существующие бизнес-процессы заказчика без необходимости их изменения.
3. Моделирование позволило определить необходимый функционал системы, избежав затрат на ненужные функции.
4. Для сотрудников компании разработаны подробные инструкции и проведено обучение по работе с новой системой.
Решение
- Существующая программа “Мой Склад” не справлялась с многоканальными продажами, учетом производства и интеграцией с необходимыми сервисами. Решением стал переход на 1С:УНФ, предлагающую расширенный функционал и возможности для дальнейшего масштабирования бизнеса.
- Ключевой задачей в моделировании производства стало решение проблемы планирования пошива с учетом особенностей работы компании. Компания привлекает к работе как штатных швей, так и внешних подрядчиков (самозанятых), что создавало сложности в учете и планировании. В УНФ исполнителями производственных операций могут быть только штатные сотрудники, а учет внешних подрядчиков ведется как учет контрагентов. Для решения этой проблемы мы предложили учитывать внешних подрядчиков как сотрудников, разделяя их по должностям – «швеи штатные» и «швеи самозанятые». Это позволило корректно планировать производство, выбирая исполнителей среди всех доступных швей, как штатных, так и самозанятых, и вести раздельный учет по каждой группе.
- Ручной труд и таблицы Excel стали постоянными спутниками работы с заказами – интеграция с сайтом, курьерскими службами (СДЭК, Почта России, Boxberry) и маркетплейсами оставляла желать лучшего. Внедрение модулей обмена в 1С:УНФ позволит автоматизировать эти процессы и управлять доставкой прямо из системы, избавив клиента от лишней рутины.
- Стандартные отчеты в прежней системе напоминали попытку разглядеть детали картины через мутное стекло – получить глубокую аналитику и необходимые управленческие данные было практически невозможно. Переход на 1С:УНФ даст доступ к гибким инструментам для настройки и создания отчетов, позволяя формировать именно ту информацию, которая необходима для принятия взвешенных бизнес-решений.
Этапы проекта моделирования от Айтон:
I. Продажи
В рамках проекта моделирования были детально проработаны все ключевые бизнес-процессы, связанные с продажами компании, включая:
- Сетевые продажи: от анализа и подтверждения заказа до отражения факта продаж, списания брака и образцов, работы с расхождениями и акциями торговой сети.
2. Для розничных продаж через интернет-магазин мы смоделировали весь путь заказа: от первого клика "Купить" до получения товара клиентом и далее. Это включает подтверждение заказа, оформление доставки, сборку на складе, передачу курьеру, фиксирование отгрузки в системе, отслеживание статуса доставки и, наконец, обработку возможных возвратов, изменений или отмен. Даже специфические сценарии, например, предоставление товара блогерам, были учтены в модели.
3. Работа с маркетплейсами — сложный процесс, и мы уделили ему особое внимание. Модель охватывает все этапы: от формирования заказа и перемещения товара на специальный склад до регистрации приемки маркетплейсом. Далее отслеживается факт выкупа товара покупателем, обрабатываются возвраты и расхождения, автоматически отправляются уведомления о выкупе и, наконец, списывается товар со склада маркетплейса. Таким образом, мы смогли предусмотреть все нюансы взаимодействия с маркетплейсами.
4. Оптовые продажи, со своими особенностями, также были включены в модель. Мы проработали путь от оформления заказа и его согласования с клиентом до подтверждения оплаты. Далее — сборка заказа на складе, отгрузка и, наконец, доставка оптовому покупателю. Каждый из этих шагов был тщательно проанализирован и отражен в модели для обеспечения бесперебойной работы.
II. Закупки
Процесс закупок, от планирования до поступления товаров на склад, был полностью отражен в модели. Сначала формируется план закупок, затем создаются заказы поставщикам. Мы проработали логистику: доставку и приемку материалов сначала на московский склад, а затем их перемещение и приемку на склад производства в Воскресенске. Также модель учитывает финансовую сторону – отражение расходов на закупку материалов. И, конечно, не забыли про закупку основных средств, расходных и хозяйственных товаров – все эти процессы теперь прозрачны и управляемы.
III. Производство
Важным этапом моделирования стало производство. Мы детально проработали как этап планирования, определяя необходимое количество продукции и сроки выпуска, так и сам производственный процесс. Это позволило оптимизировать загрузку мощностей, минимизировать простои и эффективно управлять ресурсами, обеспечивая своевременный выпуск продукции.
IV. Кадровый учет
Кадровый учет также является важным этапом моделирования бизнес-процессов компании. Он позволяет не только отслеживать движение персонала, но и интегрировать данные с другими системами, такими как ЗУП, для получения полной картины финансовых операций и расчета заработной платы. Таким образом, моделирование кадрового учета обеспечивает целостность и эффективность управления бизнесом в целом.
V. Инструкции и отчеты
В результате проекта моделирования были разработаны подробные инструкции, охватывающие все этапы процесса продаж – от анализа заказа до оформления возврата, для различных каналов сбыта: сетевые продажи, розница (интернет-магазин), маркетплейсы (WB, Ozon) и оптовые продажи.
Создали шаблоны отчетов, позволяющие анализировать эффективность продаж по каждому каналу, отслеживать ключевые показатели и принимать обоснованные управленческие решения. Это обеспечивает прозрачность бизнес-процессов и контроль над выполнением каждой операции, что в конечном итоге повышает эффективность работы компании.
Итог
Была проделана большая работа.Проект моделирования успешно завершен. В результате заказчик получает:
1. Подробную инструкцию: PDF-документ с описанием всех бизнес-процессов и пошаговыми инструкциями по работе в 1С:УНФ.
2. Четкое понимание процессов: документированное описание всех бизнес-процессов, отраженных в системе.
3. Рекомендации по улучшению: список функциональных разрывов и рекомендации по доработкам для оптимизации учета и повышения удобства работы.
Данный проект демонстрирует, как 1С:УНФ может быть настроена для решения специфических задач бизнеса, таких как производство и продажа бигуди, включая работу с маркетплейсами и комиссионной торговлей.
Отзыв клиента
"Мы обратились в компанию Айтон с задачей по переходу с учетной системы МойСклад на 1С:УНФ. Ранее мы сталкивались с трудностями в гибкости и функциональности системы, а так же возможности доработок под наши особенности бизнеса. Команда Айтон предложила решение в виде внедрения 1С:УНФ. В ходе проекта специалисты команды Айтон продемонстрировали профессиональный подход к делу и глубину погружения в бизнес-процессы партнера. Особо хочется отметить рекомендации по гибкой настройке 1С:УНФ и доработке программы, которые качественно повлияют на работу наших сотрудников.
В результате проекта по моделированию мы получили полноценный план по внедрению учетной системы 1С:УНФ с минимальными временными затратами, схематичное отображение каждого бизнес-процесса и пошаговую инструкцию для обучения и работы сотрудников за программой. Мы полностью удовлетворены результатами сотрудничества с компанией Айтон и рекомендуем их как надежного партнера".