Если вы отправляете или принимаете груз, оформляете документы для склада, логистики или бухгалтерии — вы сталкивались с двумя похожими, но очень разными накладными: транспортной (ТН) и товарно-транспортной (ТТН). Часто их путают, подменяют друг другом или оформляют "на глаз", а потом удивляются претензиям со стороны налоговой, перевозчиков или бухгалтерии.
Давайте разберёмся, чем эти документы отличаются и какие риски влечёт их неправильное оформление.
Что такое ТТН
Товарно-транспортная накладная — это документ, который отражает сразу два аспекта:
- сведения о товаре (что, сколько, на какую сумму),
- данные о транспортировке (кто везёт, на чём, куда и при каких условиях).
Это удобный способ объединить в одном документе бухгалтерскую и логистическую часть. Именно поэтому ТТН часто используют на малых и средних предприятиях, особенно при автоперевозках. Документ содержит подписи отправителя, получателя и перевозчика, что позволяет подтвердить и передачу, и доставку груза.
Но у ТТН есть нюанс: она — не специализированный логистический документ. Её можно использовать для оформления перевозки, но в крупных цепочках поставки она часто дополняется или заменяется другими формами.
Что такое ТН
Транспортная накладная — документ, предназначенный исключительно для фиксации перевозки. В ней нет товарной части — ни цен, ни количества, ни ассортимента продукции. Только логистика: маршрут, отправитель, получатель, характеристики транспортного средства, условия доставки, подписи сторон.
ТН важна для подтверждения факта перевозки и затрат на неё. Без неё могут возникнуть сложности:
- с признанием расходов на транспорт,
- с доказыванием соблюдения условий договора,
- с урегулированием споров при утере груза.
Именно ТН позволяет зафиксировать, что перевозка состоялась по согласованным условиям, с конкретным водителем, на конкретной машине, и с заданным маршрутом.
⚠️ Что будет, если оформить документы неправильно
Проблемы начинаются тогда, когда оформляют только один из документов или заполняют их неполно:
- Только ТН без товарного документа — не получится списать товар или поставить его на баланс.
- Только ТТН — могут не принять транспортные расходы или возникнут разногласия с перевозчиком.
Ошибки в маршрутах, подписи не тех лиц, отсутствие одного экземпляра — всё это может стать основанием для отказа в вычете НДС или начисления штрафов.
💡 А что с электронным документооборотом?
Сегодня и ТН, и ТТН можно оформлять в электронном виде. Это удобно, быстро и безопасно — особенно если вы работаете с постоянными поставками и крупными контрагентами.
Электронные ТТН и ТН подписываются электронной подписью, что делает их юридически значимыми. Преимущества очевидны:
- автоматизация маршрутов и шаблонов,
- ускорение документооборота,
- снижение рисков потерь и подделок,
- интеграция с 1С, ERP, ВЭД-системами.
Но важно: электронный формат не отменяет правил оформления. Документы всё равно должны содержать корректные сведения, нужные подписи и реквизиты. Иначе — всё те же штрафы, всё те же претензии.