В этом кейсе рассказываем, как мы автоматизировали бизнес-процессы экокомплекса «Казеевка» — уникального места в Пензенской области, где совмещается отдых, туризм и фермерское производство.
Компания росла, а процессы — от бронирований до продаж и коммуникаций с клиентами — оставались разрозненными. Мы внедрили Битрикс24, чтобы собрать всё в одну систему: заявки, сделки, задачи и взаимодействие команды.
Как это помогло упростить управление, повысить сервис и подготовиться к масштабированию — читайте дальше.
О клиенте
Экокомплекс «Казеевка» — это уникальное место отдыха в Пензенской области, сочетающее экологичность, образовательную составляющую и развлекательные активности.
Компания создала многогранный формат бизнеса , где гости могут:
- провести время с семьёй в комфортной природной среде;
- познакомиться с животными в контактном зоопарке;
- принять участие в мастер-классах и экскурсиях;
- попробовать натуральные продукты собственного производства (молоко, сыры, страусиные яйца);
- забронировать номер для ночёвки или заказать банкет в ресторане.
Цифры и факты
Целевая аудитория: семьи с детьми, школьные группы, корпоративы, туристические агентства, покупатели фермерских продуктов.
Собственное производство: молочные продукты из козьего молока, страусиная ферма.
География: Пензенский район, с. Казеевка
Единая точка присутствия: комплекс расположен на одной территории, но охватывает несколько направлений — от туризма до розничной торговли.
Число сотрудников в Битрикс24: 10 человек (на старте внедрения).
Задачи клиента
До начала сотрудничества вся работа с клиентами в экокомплексе «Казеевка» строилась через разные каналы:
- заявки поступали из *Instagram(принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой на территории РФ), Telegram, WhatsApp, сайтов и входящих звонков;
- информация о бронированиях записывалась в таблицы Excel или на бумажные листы.
Менеджеры не всегда знали, кто уже отвечал клиенту, а кто ещё нет, невозможно было отследить источник лида или понять, сколько приходит обращений ежедневно.
Такой подход создавал массу сложностей:
- клиенты долго ждали ответа;
- часто возникало дублирование действий между сотрудниками;
- контроль за выполнением задач был минимальным;
- аналитика практически отсутствовала — не было возможности видеть, какие направления приводят больше клиентов, а какие требуют усиления.
Какие задачи нужно было решить?
Целью клиента было перевести всю работу с клиентами в цифровое пространство, чтобы:
- централизовать все каналы коммуникации (соцсети, сайты, почта);
- выстроить прозрачную систему управления сделками;
- упростить бронирование — как для гостей, так и для менеджеров;
- сделать процессы управляемыми и контролируемыми.
Клиент выбрал Битрикс24, потому что это мощный инструмент для управления продажами и взаимодействием с клиентами. Он позволяет подключать разные источники лидов (от сайтов до соцсетей), легко интегрируется с внешними формами, электронной почтой и мессенджерами, даёт возможность настраивать воронки, задачи и права доступа под конкретные бизнес-процессы.
Это идеальное решение для таких многопрофильных компаний, как «Казеевка», где важно не просто вести клиентов, но и управлять разными направлениями — от ресторана до агротуризма.
Почему клиент выбрал нашу компанию?
- Мы предложили комплексное решение , объединяющее CRM, воронки продаж и автоматизацию задач.
- У нас есть практический опыт работы с компаниями из разных отраслей, что дало уверенность в том, что мы справимся и с таким нестандартным форматом, как агротуризм.
- Мы умеем не только настраивать систему, но и обучать пользователей, адаптировать её под реальные процессы и держать руку на пульсе после внедрения .
- Подходим к каждому проекту гибко и с пониманием специфики — это особенно важно, когда речь идёт о смешанном бизнесе, как у «Казеевки».
Внедрение автоматизации
Первым делом мы сосредоточились на настройке CRM, чтобы объединить все каналы коммуникаций в одном месте, исключить потерю информации и сделать процессы более прозрачными.
Добавлены сотрудники на портал
На старте внедрения в систему были добавлены 10 ключевых сотрудников, включая менеджера по работе с клиентами, операторов по бронированию и администраторов ресторанной и гостиничной зон.
Настроены права доступа
Мы детально прописали, кто может видеть Лиды и Сделки.
Это позволило защитить данные и сделать работу более безопасной и целенаправленной.
Созданы три воронки продаж
Для направлений бизнеса были настроены отдельные воронки CRM:
- Воронка Казеевка — общая для всех клиентов (билеты, программы, мероприятия);
- Воронка Ресторан — для бронирования столов, заказа питания и организации банкетов;
- Воронка Отель — для бронирования номеров и оказания дополнительных услуг.
Настройка этапов и обязательных полей
Каждая воронка имеет четко определённые и настроенные стадии.
На ключевых этапах запрашиваются обязательные поля — так система не позволяет переносить сделку дальше, пока не будет заполнена важная информация.
Полностью настроены карточки:
- Лида
- Сделки
- Контакта
- Компании
Настроена сегментация по источнику лида
Система фиксирует, откуда пришёл клиент — с сайта, WhatsApp, Telegram или ВКонтакте и др. Это помогает анализировать эффективность рекламных кампаний и внутренних инструментов.
Бронирование ресурсов
Воронка «Ресторан» включает возможность бронирования столов внутри системы — с учётом вместимости и времени посещения.
Автоматическая постановка задач
Чтобы не упускать ни одну заявку, мы внедрили робота, который:
- автоматически ставит задачи менеджерам;
- указывает крайний срок исполнения 3 дня;
- добавляет наблюдателей — руководителей или других ответственных лиц.
Все основные источники входящих заявок были подключены к Битрикс24:
- формы с двух сайтов компании
- Instagram (Принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой на территории РФ)
- Telegram
- WhatsApp
- ВКонтакте
- электронная почта
Теперь все обращения попадают в CRM автоматически, без потерь и дублирования.
С какими техническими сложностями столкнулись?
1. Интеграция *Instagram (принадлежит компании Meta, признанной экстремистской и запрещённой на территории РФ) с Битрикс24.
Это был самый непростой этап. Соцсеть не всегда корректно передавала данные о сообщениях, поэтому потребовалась дополнительная настройка и тестирование нескольких вариантов подключения.
2. Сбор заявок с двух сайтов
Клиент использует два сайта: один для туризма, второй — для продажи фермерских продуктов. Мы интегрировали формы обоих сайтов в единую CRM, чтобы лиды из разных источников обрабатывались по единому принципу.
Как проходило обучение и вовлечение пользователей?
Обучение проводилось в несколько этапов:
- Встречи для сбора данных — две консультации с командой, где мы обсудили текущие боли и предложили решения, которые максимально подходят формату «Казеевки».
- Двухчасовая сессия, где показали, как работают воронки, карточки сделок, бронирование и автоматические задачи.
- Техническая поддержка — помогали адаптироваться к новой системе, разбирали конкретные ситуации и дорабатывали функционал под реальные запросы.
Насколько активно топ-менеджмент использует облачный Битрикс24?
На данном этапе использование системы сосредоточено в основном у менеджеров — тех, кто работает с лидами и сделками.
Тем не менее, руководство уже сейчас видит преимущества:
- полная история взаимодействий с клиентами;
- контроль сроков выполнения задач;
- возможность отслеживать источник каждого лида;
- удобное бронирование и согласование заказов.
Результаты автоматизации
- Все заявки в одном месте
- Повысился уровень обслуживания
- Работа компании более прозрачна и эффективна
После внедрения, Битрикс24 стал центральным инструментом по управлению продаж в экокомплексе Казеевка.
Примеры использования системы
📌 Пример 1: бронирование мастер-класса. Клиент пишет из Вконтакте — хочет записаться на групповую экскурсию. Сообщение попадает в Битрикс24, создаётся лид, а затем — сделка.Система ставит задачу менеджеру, тот связывается с клиентом, уточняет детали и подтверждает запись.
За день до мероприятия клиент получает напоминание — всё автоматически.
📌 Пример 2: заказ питания в ресторане. Клиент заполняет форму на сайте — хочет заказать банкет на 20 человек. Сделка появляется в воронке «Ресторан».Менеджер получает задачу, связывается с клиентом, бронирует зал, согласовывает меню.
Всё сохраняется в одном месте — и клиент, и менеджер всё видят.
Нематериальные выгоды
Коллектив стал работать слаженнее. Теперь все взаимодействуют в одном инструменте, знают, кто чем занимается. Сотрудники стали лучше понимать процессы друг друга, а это повысило уровень доверия внутри команды.
Снизился стресс от потери информации. Раньше сотрудники переживали, что файл потеряется или звонок не будет учтён. Сейчас вся история взаимодействий сохраняется в одном месте — это дало чувство уверенности и контроля.
Повысилась мотивация к работе. Когда всё работает чётко, ты видишь результат своих действий. Сотрудники начали больше ценить своё участие в процессах, а руководство отметило рост вовлечённости.
Работа стала проще и понятнее. Многие сотрудники, которые раньше скептически относились к CRM, теперь активно используют систему. Они оценили удобство и начали предлагать идеи, как ещё можно улучшить процессы.
Выросло доверие к цифровым инструментам. Благодаря успешному внедрению, команда начала воспринимать Битрикс24 как помощника, а не как дополнительную нагрузку. Это создало культуру цифровой зрелости и открытости к новому.
Все ключевые процессы теперь происходят в единой цифровой среде - от первого обращения до закрытия заявки.
Консультация и вопросы о проекте 👉 по ссылке
Если у вас остались вопросы, напишите нам 👉 в чат или на почту 👉 manager@smartbiznes.org
Телефон 👉 89581009458
Сайт 👉 https://clck.ru/3Ne9GM
Telegram 👉 https://t.me/smartbiznes58