Введение
Для результативной работы любой компании необходимо, чтобы все поставленные задачи выполнялись качественно и в срок, а все необходимые действия сотрудников осуществлялись слаженно и эффективно. Это возможно только, если в компании существует и правильно налажена обратная связь между руководством и сотрудниками.
Обратная связь - это ответная реакция руководителя, сотрудников или коллектива на получаемую информацию или совершаемое действие.
Как руководителю организовать обратную связь со своими подчиненными (заместителями, руководителями структурных подразделений) - понятно (об этом я уже писал в своих статьях) - за счёт проведения групповых совещаний и индивидуальных встреч. А вот с остальными сотрудниками дело обстоит чуть сложнее, но тоже решаемо - инструменты существуют.
Прежде чем перейти к ним, рассмотрим все возможности системы обратной связи руководителя с коллективом.
Возможности системы обратной связи
Правильно выстроенная система обратной связи с сотрудниками предоставляет руководителю следующие возможности:
♦️ снять эмоциональное напряжение в коллективе и улучшить атмосферу - за счёт предоставления сотрудникам возможности озвучивать свои проблемы и опасения, сложности в работе и т. п.;
♦️ оценить профессионализм и компетентность своих заместителей / руководителей структурных подразделений - за счёт сбора и анализа отзывов от сотрудников компании;
♦️ устранить ошибки в работе и избегать их в будущем - за счёт возможности напрямую донести до сотрудников цели и задачи, а также посредством сбора и анализа жалоб и предложений от сотрудников;
♦️ повысить мотивацию сотрудников компании - за счёт предоставления им инструментов для выражения своих творческих мыслей и идей, активного участия в выстраивание бизнес-процессов своего отдела (направления работы) и развитии компании в целом, получения важной информации напрямую от руководства;
♦️ увидеть потенциал сотрудников и расширить список кандидатов для включения их в кадровый резерв компании;
♦️ выстроить доверительные отношения с коллективом - за счёт предоставления сотрудникам возможности высказаться и услышать важную информацию о делах компании "из первых уст".
Важные элементы системы обратной связи
Какие элементы (инструменты) должна обязательно содержать система обратной связи руководителя с сотрудниками компании:
🔗 Доведение до сотрудников компании важной информации, целей и задач через своих заместителей /руководителей структурных подразделений.
Директор на совещаниях и индивидуальных встречах, а также посредством приказов, озвучивает цели компании, текущие задачи и важную информацию своим линейным руководителям, а те, в свою очередь, доводят её до своих подчиненных.
🔗 Внутренняя книга отзывов и предложений (электронная или бумажная).
Запись в данной книге может быть связана не только с жалобами на условия работы или поведение непосредственного руководителя, но и с предложением каких-либо рационализаторских идей или важных изменений в работе отдела.
🔗 "Почта директора" (ящик для письменных обращений).
У сотрудников должна быть возможность в моменте высказать свои мысли, предложения, опасения и сложности в работе, особенно, если непосредственный руководитель "не слышит", не может помочь или боится обратиться к руководству.
Особенность данного способа обратной связи заключается в анонимности (по желанию) обращения сотрудника к директору организации.
Данный инструмент предполагает, что информация на регулярной основе должна собираться, обрабатываться и предоставляться для изучения руководителю компании.
Сложность указанного способа заключается в необходимости руководителя "фильтровать" полученную информацию и не начинать резко "махать шашкой".
🔗 Регулярные встречи руководителя компании с коллективом.
Это встречи директора со всем штатом сотрудников, на которых, например, обсуждаются текущие цели и задачи, планы развития компании и её сотрудников, насущные проблемы и системные ошибки в работе, пожелания и предложения по улучшению условий работы, деятельности подразделений и существующих бизнес-процессов. На данных встречах не только руководитель обращается к коллективу, но и сотруднику могут задать свои вопросы директору.
Рекомендуемая периодичность проведения мероприятия - не реже 1 раза в год, при наличии времени и повестки руководитель может встречаться с коллективом чаще (1 раз в квартал или полугодие).
🔗 Проведение или организация различных корпоративных развлекательных мероприятий, обучающих программ (тренингов) и мероприятий по командообразованию (тимбилдингов).
Данные мероприятия не подразумевают обсуждения каких-либо задач или рабочих моментов, но позволяют улучшить коммуникации, сформировать доверительные отношения между руководителем компании и её сотрудниками, а также оценить человеческие качества каждого члена коллектива.
🔗 Личная встреча руководителя компании с каждым сотрудником.
Руководитель, который любит свою компанию и ценит её сотрудников, должен найти время персонально пообщаться с каждым сотрудником хотя бы один раз в течение года, например, за утренней чашечкой кофе.
Любой из приведённых инструментов в отдельности не может обеспечить качественную обратную связь. Данные способы дают положительный результат при их использовании в комплексе, но какие из них включать в свою систему обратной связи - решать конкретному руководителю.
Краткий алгоритм внедрения системы обратной связи
Внедрение системы обратной связи в компании осуществляется также, как и реализация любой другой системы работы:
❇️ Организация встреч рабочей группы для разработки эффективной системы обратной связи, включающей различные элементы (способы) взаимодействия с сотрудниками.
❇️ Разработка положения или описание бизнес-процесса об организации обратной связи в компании.
❇️ Определение лица, ответственного за внедрение и актуализацию системы обратной связи, а также за осуществление постоянного контроля за работой данной системы.
❇️ Издание приказа, утверждающего соответствующее положение и закрепляющего ответственное лицо.
❇️ Информирование (рассылка сообщения и проведение инструктажа) всех сотрудников компании о внедрении новой системы.
❇️ Проведение анализа и отладки работы системы обратной связи, в том числе оперативное фиксирование и исправление все ошибок и недочетов.
Заключение
Обратная связь - важный элемент в системе управления компанией.
От правильно выстроенной системы обратной связи выигрывают все - руководитель, сотрудники, компания.
Она позволяет улучшить атмосферу и коммуникации в коллективе, отладить взаимодействие подразделений, повысить мотивацию персонала, устранить ошибки в работе, оценить компетентность руководителей и потенциал сотрудников компании.
В настоящей статье мы рассмотрели возможности и инструменты системы обратной связи руководителя с сотрудниками компании, а также общий алгоритм её внедрения.
В одной из будущих своих статей я планирую рассказать о видах обратной связи.
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#компания
#руководство#руководитель
#работодатель#работник
#персонал#коллектив#сотрудник
#обратнаясвязь#отзыв#жалоба
#предложение#идея#информация
#открытость#прозрачность
#эффективность#доступность
#взаимодействие#коммуникации
#совещание#встреча#приказ
#сообщение#уведомление#8