В современном деловом мире цифровизация стала неотъемлемой частью бизнес-процессов предприятий. Особое внимание уделяется безопасности, а также юридической значимости электронной документации. А одним из ключевых инструментов в таком направлении является машиночитаемая доверенность — электронный документ, предоставляющий представителю организации полномочия на совершение действий от имени предприятия.
Работа с машиночитаемыми доверенностями в 1С: подробное руководство
В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим, как создать и зарегистрировать МЧД в программных решениях на «1С:Предприятии 8».
Что такое МЧД и зачем она нужна?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — структурированный электронный документ в формате XML, который удостоверяет полномочия физического лица (представителя) на совершение действий от имени организации. Эта МЧД используется для подачи налоговой и еще бухгалтерской отчётности, ведения переписки с ФНС России, представления интересов компании при проверках и подписания УПД через электронный документооборот (ЭДО).
С 01.07.21 ФНС РФ ввела обязательное требование о предоставлении МЧД и в ряде случаев. Например, с 2023 г. без зарегистрированной МЧД нельзя подать отчётность через оператора электронного документооборота, если же данный отчёт подписывает не руководитель организации, а иное лицо.
Нормативная база и требования ФНС
Использование машиночитаемой доверенности МЧД регулируется сейчас следующими нормативными актами: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также и Налоговый кодекс Российской Федерации, статья 80, Приказ Федеральной налоговой службы России от 21.12.2021 № ЕД-7-26/1243@ — порядок оформления МЧД и Рекомендации Федеральной налоговой службы РФ по использованию тех доверенностей.
Поддержка МЧД в программных решениях 1С
В программных решениях 1С, таких как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление нашей фирмой», др. продуктах 1С, реализована интеграция с сервисом доверенностей «1С-ЭДО», ФНС РФ. А это означает, что МЧД создаётся в привычном интерфейсе программных продуктов 1С, а XML-файл автоматически формируется и в соответствии со всеми актуальными требованиями ФНС. Также здесь подписывается еще и квалифицированная электронная подпись доверителя и передаётся в ФНС через оператора электронного документооборота (ЭДО) или же напрямую через «1С-ЭТП». Для отправки МЧД нужен действующий договор «1С-ЭДО» или подключение к системам операторов, которые и поддерживают МЧД.
Пошаговая инструкция по регистрации МЧД в 1С
Подготовка электронной подписи. У руководителя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. А представителю, которому же будет выдана доверенность, тоже необходимо будет иметь такую подпись.
Проверка обновления 1С/настройка ЭДО. Убедитесь, что ПП 1С обновлено до актуальной версии. Также еще проверьте подключение к сети интернет все доступы к «1С-ЭТП». Далее перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Проверьте, что подключён оператор документооборота ЭДО. Убедитесь, что здесь включена «Поддержка МЧД».
Создание новой МЧД. В разделах «Организация» → «Доверенности (МЧД)» нажмите на кнопку «Создать». Далее укажите и необходимого доверителя (руководителя), представителя (ФИО, ИНН, СНИЛС — обязательно) и сроки действия, перечень полномочий (подача отчётов, подписание УПД, работа с налоговой и пр.), способы передачи: через оператора или же напрямую в ФНС. После решение 1С самостоятельно и сформирует XML-доверенность.
Подпись доверенности и отправка в ФНС. Нажмите «Подписать»: документ подписывается электронной подписью доверителя. Если надо также еще и укажите контактный e-mail и для получения статуса. Нажмите «Отправить в ФНС». Отслеживается статус: «Передано»: отправка завершена, «Принято»: ФНС зарегистрировала доверенность, а еще «Отклонено» — есть ошибки.
Проверка и контроль статуса МЧД в программах 1С
В программных решениях от 1С предусмотрен мониторинг статуса МЧД. В разделе «Доверенности» содержится журнал всех необходимых выданных, а также еще действующих доверенностей. В колонке «Статус» отражаются все этапы: «создана», «подписана», «отправлена», «принята». 1С позволяет отслеживать срок действия, отзывать доверенность (в том числе и в случае увольнения), продлевать/создавать новую при окончании срока действия.
Ошибки при регистрации МЧД в 1С и пути устранения
Если доверенность не проходит регистрацию, то причина данной ошибки может быть в СНИЛС или ИНН представителя. Необходимо будет сверить и корректность всех реквизитов. А если же был получен отказ в приёме МЧД, причина может быть и в неверной или просроченной квалифицированной электронной подписи. А нужно вносить только действующие сертификаты.
Если возникла ошибка «не указаны полномочия», тогда причина кроется в частичной регистрации. А в этом случае нужно выбрать полномочия. Если же машиночитаемая доверенность создана, но не подписана, то отправка также будет невозможна. А чтобы этого не произошло, нужно подписывать документ квалифицированной электронной подписью еще до их отправки.