Оформление отпускных — обязанность каждого работодателя. Ошибки в расчетах или нарушение сроков могут привести к штрафам и жалобам сотрудников.
Рассказываем, как действовать по правилам 2025 года.
✅ 1. Рассчитайте средний дневной заработок
Формула:
Сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3
•Расчетный период — 12 месяцев до месяца отпуска (например, для отпуска в августе 2025 года — с августа 2024 по июль 2025).
•Включайте: оклад, премии, надбавки.
•Не включайте: больничные, матпомощь, командировочные.
Важно! Если сотрудник отработал менее года, расчетный период — все отработанные дни (ст. 139 ТК РФ).
✅ 2.Определите сумму отпускных
Умножьте средний дневной заработок на количество дней отпуска. Например:
•30 000 ₽ (средний дневной) × 14 дней = 420 000 ₽.
Сумму округлите до полного рубля.
✅ 3.Удержите НДФЛ и начислите взносы
- НДФЛ
- Страховые взносы
✅ 4.Соблюдите сроки выплаты
Отпускные нужно выплатить за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
✅ 5.Оформите документы
• Приказ на отпуск. Укажите даты и согласуйте с сотрудником.
• Записка-расчет. Включите формулу, суммы и периоды.
• Проводки в бухучете:
o Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начисление отпускных.
o Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ.
o Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начисление страховых взносов.
✅ 6.Проверьте изменения 2025 года
• Все кадровые документы и расчеты хранятся только в электронном виде (ФЗ № 402-ФЗ). Используйте усиленную квалифицированную подпись (КЭП).
• Отчетность по НДФЛ (6-НДФЛ) сдается через личный кабинет ФНС.
🔸 Частые ошибки
• Поздняя выплата. Штраф для компании — до 50 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Некорректный расчет. Неучет премий или включение неположенных сумм.
• Нарушение сроков сдачи 6-НДФЛ. Просрочка грозит штрафом 1000 ₽/месяц.
🔸 Почему стоит доверить расчет нам?
Аутсорсинговая компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» берет на себя:
• Точный расчет отпускных с учетом актуальных норм ТК РФ.
• Подготовку документов: от приказа до проводок.
• Контроль сроков выплат и сдачи отчетности.
Не рискуйте репутацией и бюджетом компании — доверьте расчет отпускных профессионалам.
Статья подготовлена специалистами аутсорсинговой компании «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии». Актуально на 2025 год.