Заменить дополнительный отпуск деньгами можно всем работникам, кроме:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).
Работодатель может этого и не делать, поскольку замена дополнительного отпуска денежной компенсацией не является его обязанностью. Но, если он не против, то алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Попросите работника, написать заявление в произвольной форме, с указанием (ч. 1 ст. 126 ТК РФ; Письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1):
- ФИО,
- должности,
- количества дней отпуска, которые нужно компенсировать деньгами, и рабочих лет, за которые полагается этот отпуск;
- даты подачи заявления
- подписи.
Шаг 2. Издайте в произвольной форме приказ о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией. В приказе нужно указать сведения о том, кому и что заменяют и срок, в который нужно выплатить компенсацию. Допустим – вместе с выплатой зарплаты за вторую половину месяца.
Шаг 3. Ознакомьте всех тех, кого он касается, с ним под подпись.
Шаг 4. Сделайте расчёт компенсации по аналогии с расчётом при увольнении.
Шаг 5. Отразите замену дополнительного отпуска деньгами в графике отпусков. Например, отпуск сотрудника составляет 44 календарных дня. 28 из них – основной, а 16 – дополнительный, северный. За первый год работник отгулял 29 дней отпуска. А за второй рабочий год – 24. Если график отпусков составлен, например, по форме № Т-7, то в графе 10 «Примечание»:
- нужно внести запись от том, что 15 дней северного отпуска за такой-то год и 16 дней за такой-то – заменены денежной компенсацией;
- указать реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
В личной карточке работника, если она есть, эти же сведения нужно отразить в разделе VIII «Отпуск».
Заменять северный отпуск деньгами можно, не дожидаясь, пока работник отгуляет основной отпуск за текущий год.