Внедрение штрихкодирования на складе по шагам — автоматизируем процессы правильно

Когда товарооборот растет, предприятиям важно внедрять надежные инструменты управления запасами, поэтому штрихкодирование на складе становится ядром современной автоматизации. Оно соединяет товар с цифровой системой учета, ускоряет операции, снижает затраты и обеспечивает прозрачность движения продукции от поставщика до конечного клиента. В этой статье вы найдете пошаговое руководство по выбору оборудования и настройке ПО для эффективного старта проекта.

Штрихкодирование — основа автоматизации склада, и не только

Штрихкодирование на складе – это процесс нанесения на упаковку, тару, ячейки или документы машиночитаемого кода (линейного 1D или двумерного 2D). Это дает возможность использовать вместо бумажных списков цифровые устройства со сканерами штрих-кодов (терминалы сбора данных — ТСД). Благодаря сканированию, вся информация о товаре: GTIN, серийный номер, номер партии, срок годности и другие важные атрибуты мгновенно синхронизируется с учетной системой.

На современном складе штрих-код — это ключ к полной автоматизации процессов. От приемки и учета до отгрузки и обратной логистики. Автоматизация склада помогает существенно снизить операционные затраты и разгрузить сотрудников, сохраняя при этом высокую скорость обработки заказов. Также появляется возможность отслеживать все перемещения продукции как внутри склада, так и за его пределами.

Штрихкодирование широко применяется не только для товаров, но и для:

• адресного хранения: каждое место на стеллажах и ячейках маркируется уникальным кодом для точной локации;
• зон склада и пропускных ворот: динамическое распределение заданий на приемку и отгрузку снижает время простоя погрузчиков;
• документов: QR/Code-128 метки позволяют мгновенно найти нужный акт в любой учетной системе;
• персонала: код на бейдже фиксирует начало и конец задачи, контролируя KPI и обеспечивая безопасность доступа;
• основных средств и МБП: штрихкодирование оборудования, инструмента и других предметов ускоряет инвентаризацию, точный учет амортизации и списание расходников.

Плюсы внедрения системы штрихкодирования на складе

Штрихкодирование превращает каждую операцию на складе в четко структурированный цифровой процесс. Вместо ручного ввода и сверок на бумаге вы получаете прозрачный, быстрый и надежный учет всех движений товара.

Вот ключевые плюсы внедрения такой системы:

• Скорость обработки
  Сканирование ШК ускоряет приемку, отбор и отгрузку в 2–5 раз: вся информация об артикулах попадает в товароучетную систему моментально. Исключаются ошибки при приемке и сборке.
• Точность учета
  Онлайн-синхронизация с базой данных учетной системы исключает опечатки и пересорты, снижая долю ошибок до минимальных значений.
• Сокращение затрат
  Меньше трудочасов на складские операции и инвентаризацию, экономия на оплате труда и издержках, связанных с устранением ошибок.
• Быстрая инвентаризация
  Инвентаризация «на ходу» без остановки работы склада позволяет завершать учетные процедуры на 60–70 % быстрее традиционного метода.
• Полная прослеживаемость
  Каждое сканирование фиксирует, кто, когда и где работал с товаром — это критично для контроля сроков годности, отбраковки товара и аудита.
• Интеграция с государственными системами
  Штрихкоды и DataMatrix-метки позволяют автоматически передавать данные в «Честный ЗНАК», ЕГАИС и другие гос системы без дублирования операций.
• Контроль персонала и KPI
  Штрихкоды на бейджах сотрудников фиксируют время начала и завершения заданий, что помогает объективно оценивать производительность.
• Гибкость и масштабируемость
  Система легко адаптируется к росту ассортимента и расширению складских площадей: для новых зон и товаров достаточно создать справочники и нанести коды.

Эти преимущества делают штрихкодирование неотъемлемой частью современной автоматизации склада, обеспечивая быстрое обслуживание клиентов, минимизацию рисков и оптимизацию ресурсов.

Виды штрихкодов

Стандартом штрихкодирования в розничной торговле и при организации складского хранения признан одномерный код EAN-13 (часто называемый GTIN-13).

Для логистических нужд и учета паллет/ящиков часто применяют GS1-128 (Code-128), он позволяет включать в один штрихкод несколько данных (партию, дату, серию) через стандартизированные префиксы, которые ставятся в начале штрих-кода и говорят сканеру, что именно в нем закодировано.

А в тех случаях, когда необходимо вместить больше информации (серийные номера, срок годности) или выполнить обязательную маркировку, используют 2D-коды. Например, DataMatrix (используется в Честном ЗНАКЕ) или QR-код.

Нужно внедрить штрихкодирование в 1С?

Получите точную стоимость и КП, ответив на 4 вопроса за 1 минуту

<<<РАССЧИТАТЬ СТОИМОСТЬ>>>

Где бизнесу взять штрихкоды

Для корректного учета и беспрепятственной торговли, в том числе на экспорт, каждая компания должна обеспечить свои товары уникальными штрих-кодами. Ниже — пошаговый разбор, где и как получать коды на разных уровнях цепочки «производитель — импортер — оптовик — розница».

1. Производители

Нужно оформить регистрацию в государственной информационной системе мониторинга товаров (ГС1 РУС). В этой системе нужно завести карточку товара и описать его, в результате чего вашему товару будет присвоен код товара — GTIN.

Для России все штрихкоды начинаются с префикса «46» или «47». В личном кабинете GS1 оформляют заявку на нужное количество кодов, оплачивают единовременный взнос и ежегодную абонентскую плату.

2. Импортеры

Получают штрихкоды напрямую от зарубежных производителей. После чего проверяют, чтобы коды были зарегистрированы в международном реестре GS1 и не дублировались. При необходимости адаптируют документы (Customs, EDI) под местные требования и ввозят товары с оригинальными GTIN.

3. Оптовики

Получают коды вместе с товарами от производителей или импортеров. Генерируют внутренние коды в 1С, если нужны дополнительные метки для собственных процессов (склад, комплектация). В 1С создают префикс «2» + уникальный номер + контрольную цифру EAN-13. Эти коды работают только внутри компании и не конфликтуют с внешними GTIN.

4. Розничная торговля

Все товары на полке должны иметь GTIN от производителя или оптовика. Не генерирует свои штрих-коды, чтобы избежать коллизий и ошибок при сканировании на кассе. Использует 1D (EAN-13) для быстрой продажи и 2D (DataMatrix/QR) если требуется обязательная маркировка (лекарства, обувь, бытовая техника и др).

Помните: кассы, сканеры и ТСД распознают только стандартизированные коды.

Особенности штрихкодирования склада в 1С

Внедрение штрихкодов на любом объекте (упаковке, паллете, документе) возможно лишь при наличии учетной системы. В России 90 % компаний используют платформу 1С (1С:ERP, 1С:УТ, 1С:Бухгалтерия и другие конфигурации). Она подходит не только для ведения бухгалтерии, но и для автоматизации склада.

Штрихкодирование в 1С заключается в том, что каждому виду товара (номенклатуре) должен быть присвоен уникальный штрих-код. Его можно получить тремя способами:

1.Получить от поставщиков

Для этого нужно запросить у них файл с номенклатурой и штрихкодами, а затем загрузить в свою систему 1С.

2.Сгенерировать в 1С самостоятельно

Если поставщик не снабдил товар EAN-13, в 1С есть встроенный функционал для создания уникального внутреннего штрихкода по схеме:

• префикс «2» (внутренний код)
• двухзначный префикс информационной базы (РУСИБ)
• восьмизначный порядковый номер товара
• контрольная цифра ( по алгоритму EAN-13)

Такая система исключает пересечения с внешними GTIN. Однако остается небольшой риск пересечения с внутренним штрих-кодом другой компании.

3.Сделать сбор штрих-кодов на ТСД

Это работает, если ТСД уже настроен и синхронизирован с 1С, а внутри самой системы уже заведена номенклатура. Тогда можно пройтись по складу, сканируя штрих-код определенного вида товаров. Терминал “спросит”, к какой номенклатуре отнести ШК и можно будет выбрать нужную на экране ТСД. И тогда эта информация попадет в 1С — штрих-код присвоится номенклатуре .

4.Внести штрих-коды с товаров в 1С вручную

Сложно, но иногда это единственный вариант. Например, когда поставщик не идет навстречу и не присылает файл с кодами.

Как автоматизировать учет в 1С с помощью штрихкодирования

Для этого нужно интегрировать 1С с ТСД. Тогда одним нажатием кнопки можно будет отправлять задания на мобильный компьютер работников склада или обновлять информацию на основании сканирования ШК.

Примеры как это будет работать:

• Приемка: оператор сканирует код товара — терминал обращается к 1С и тут же сверяет GTIN, проверяет сроки годности и наличие в заказе.
• Размещение: система автоматически предлагает оптимальную ячейку хранения, учитывая оборотность и габариты товара.
• Инвентаризация: сканируете выбранную группу SKU — в 1С сразу видна сводка «расхождение/согласование», и вы можете корректировать остатки без ручного ввода.

ТСД поможет сделать автоматизацию учета. Это значит, что каждая операция со штрихкодом приводит к формированию нужных документов внутри 1С. То есть оператору или бухгалтеру не нужно вносить данные повторно и вручную формировать документы. Например, кладовщик отсканировал коды Честного ЗНАКА на терминале — в 1С автоматически сформировался УПД.

Кроме того, 1С можно интегрировать с другими системами, которые подразумевают использование маркировки и ШК: с ЕГАИС, «Честным ЗНАКом», «Меркурием». В итоге можно управлять маркировкой из одной программы, а не из нескольких.

Какое оборудование нужно для внедрения штрихкодирования

После того как вы определились с форматом штрихкодирования и требованиями к учетной системе, следующим этапом становится подбор специализированных устройств, обеспечивающих надежную работу «цифрового» склада.

Сканер штрих-кодов, терминал сбора данных и принтер этикеток

Вам понадобятся:

Сканер штрихкодов (1D/2D-имиджер)

Имиджер обычно подключен по USB/Bluetooth к компьютеру или терминалу и без этого не функционирует. Ограничен только задачей «прочитать код – передать строку в приложение». Рассчитаны на офисные или «сухие» склады без экстремальных условий.

Терминал сбора данных (ТСД)

Представляет собой мобильный компьютер с тач-экраном, сканером и встроенным модемом. ТСД содержит свой собственный процессор, ОС (Android/Linux) и аккумулятор, поэтому может работать без привязки к ПК или внешнему источнику питания. Выпускаются в защищенных корпусах с рейтингом IP65–IP67, выдерживают падения, пыль и влагу.

Принтер этикеток

Специализированное устройство для печати самоклеящихся этикеток с линейными (1D) и двумерными (2D) штрихкодами, которое быстро печатает этикетки нужного размера для паллет, коробок, ячеек и бейджей сотрудников. При интеграции с 1С оператор отправляет команду на печать прямо из учетной программы или с ТСД.

Программы для автоматизации склада и работы со штрихкодами

Программное обеспечение для склада устанавливается на терминал сбора данных и управляет всеми процессами: от приемки и размещения до отгрузки, аналитики и контроля KPI.

Без программной оболочки ТСД остается простым сканером: он прочитает штрихкод, но не покажет на экране ни артикулы товаров, ни их количество, ни сроки годности или стоимость.

Именно ПО для ТСД обеспечивает двусторонний обмен данными между учетной системой и мобильным устройством, превращая терминал в полноценный рабочий инструмент.

Основные функции складского ПО:

1. Приемка: автоматическое сопоставление фактических и плановых остатков, проверка соответствия партии и срока годности.
2. Размещение: алгоритмы оптимального распределения по адресам с учетом оборотности и характеристик товара.
3. Отбор и комплектация: поддержка «волновой» и «зональной» сборки, минимизация пробега оператора.
4. Коллективная работа с одним документом с нескольких различных устройств;
5. Инвентаризация: быстрая spot-проверка «на ходу», полные циклы с контролем расхождений и автоматической корректировкой остатков.
6. Маркировка и печать этикеток: генерация и отправка штрих- и DataMatrix-кодов на принтеры прямо из карточки товара.
7. Управление возвратами: сканирование возвращенного товара, верификация состояния, постановка на доработку или утилизацию.

Инвестиции в качественное складское ПО — это фундаментальная часть автоматизации: только с надежным софтом возможно полностью раскрыть потенциал штрихкодирования и повысить эффективность всех операций на складе.

С чего начать внедрение штрихкодирования товара на любом складе

Перед любым техническим внедрением важно заложить прочный аналитический и организационный фундамент. Ниже пошаговая инструкция, которая поможет успешно интегрировать штрихкодирование в бизнес-процессы:

1. Анализ текущих процессов и формирование цели

• Какое общее количество наименований товаров (SKU) содержится на вашем складе и как часто этот ассортимент обновляется или расширяется?
• Требуется ли отслеживать срок годности продуктов или материалов и вести индивидуальный учет по сериям и серийным номерам (например, для фармацевтики, электроники или пищевой продукции)?
• Нужна ли вам дополнительная обязательная маркировка (DataMatrix, RFID или специальные коды), предусмотренная законодательством или вашими контрагентами, помимо стандартных EAN-13?
• Сколько времени в среднем сотрудники склада тратят на основные операции (приемка, размещение, инвентаризация, отбор и отгрузка), и насколько критична для вас задача сокращения этого времени?
• Используют ли ваши кладовщики сегодня терминалы сбора данных или другие устройства для автоматизированного сканирования и обмена информацией с 1С/ERP-системой, или все операции выполняются вручную?
• Каковы ваши главные ожидания от автоматизации склада: минимизация ошибок ручного ввода, ускорение выполнения складских операций, снижение количества рекламаций, повышение прозрачности поиска и учета мест хранения?

2. Составление технического задания и выбор формата кодов

Далее определитесь с форматом и информацией, которая будет отражаться в штрих кодах. Здесь нужно учитывать как внутренние требования бизнеса, так и особенности работы с контрагентами. На этом же этапе обычно создают справочники товаров в системе учета, в том числе для интеграции со специализированным софтом для ТСД.

• Решите, какой тип штрих-кодов понадобится:

-EAN-13 для большинства товаров;

-DataMatrix (2D) для обязательной маркировки, акцизной продукции и серийных изделий.

• Определите, какие данные должны кодироваться: GTIN, номер партии, срок годности, серийный номер.
• Разработайте справочник префиксов (GS1 AI или внутренние коды) для единообразия маркировки.

3. Создание справочников в системе учета

• Проверьте, чтобы в 1С были заведены все номенклатурные позиции с корректными атрибутами (бренд, артикул, вес, объем).
• Добавьте поля для хранения серийных номеров, дат производства и срока годности.
• Зарегистрируйте префиксы для внутренних штрихкодов, чтобы исключить дубли с внешними GTIN.

4. Генерация и получение кодов

После того как в 1С заведены все товары и префиксы, нужно наполнить систему самими штрих-кодами. Во-первых, импортируйте в 1С списки GTIN от производителей и поставщиков. Они уже зарегистрированы в GS1 и готовы к использованию. Во-вторых, настроив префикс «2» для внутренних кодов, дайте системе автоматически «склеивать» новый EAN-13 по формуле: префикс + порядковый номер + контрольная цифра. Если возникает разовая позиция, вы можете ввести штрихкод вручную прямо в карточке товара.

И обязательно перед сохранением проверяйте, чтобы ни один новый код не совпадал с уже существующими. Это предупредит ошибки сканирования и пересорты.

5. Подбор оборудования и тестирование

• Выберите ТСД или сканеры, которые читают и одномерные, и двумерные коды. Обратите внимание на ударопрочность и диапазон рабочих температур.
• Настройте принтеры штрихкодов: проверьте качество печати (не менее 300 dpi) и устойчивость этикеток к внешним воздействиям.
• Проведите пилотное тестирование на небольшой партии товаров и нескольких ячейках, отладьте печать и сканирование.

6. Интеграция ПО и настройка обмена данными

• Установите и сконфигурируйте мобильное приложение для работы на ТСД.
• Настройте двусторонний обмен через REST-API или web-сервисы: задания —> ТСД, результаты —> 1С.
• Проверьте сценарии «приемка», «размещение», «инвентаризация» и «отгрузка» до автоматической корректировки остатков.

7. Обучение персонала и отработка регламентов

• Разработайте пошаговые инструкции для кладовщиков: от включения ТСД до сканирования и завершения задания.
• Проведите практические тренинги на «живом» складе: несколько ночных или выходных инвентаризаций без остановки основного процесса.
• Соберите обратную связь и внесите корректировки в регламенты.

8. Запуск в промышленную эксплуатацию и мониторинг

• Переведите все операционные зоны (приемка, хранение, отбор, отгрузка) на новую систему маркировки.
• Настройте дашборды KPI для руководства: скорость комплектования, точность учета, время проведения инвентаризации.
• Периодически анализируйте показатели, оптимизируйте маршруты движения, корректируйте алгоритмы распределения заданий.

Грамотное внедрение штрихкодирования по этой методике обеспечит ускорение складских операций, минимизацию ошибок и прозрачность всех процессов, создавая прочную основу для дальнейшей автоматизации и масштабирования бизнеса.

Зачем нужен подрядчик для внедрения штрихкодирования

Внедрение системы штрихкодирования на предприятии требует определенных знаний и опыта. Хорошо, если у ваших IT-сотрудников они есть. Если нет, доверьтесь профильным специалистам (интеграторам). Как минимум, чтобы не усложнять себе жизнь и не потратить в разы больше денег в попытке все сделать самостоятельно.

Почему выгоднее обратиться к интегратору?

• Профильные специалисты чаще всего имеют большой опыт ведения подобных проектов.
• Подрядчик поможет выбрать программное обеспечение для терминалов сбора данных.
• При необходимости сможет произвести интеграцию системы учета с выбранным ПО для ТСД.
• С подрядчиком можно заключить договор дальнейшего сопровождения. И в случае возникновения ошибок, специалисты все исправят.
• Не придется отрывать сотрудников своей компании от выполнения их ежедневных обязанностей и разбираться с недостатком знаний в области автоматизации.
• Профильные специалисты проведут полноценное обучение для персонала вашей компании, разработают регламент работы и инструкции, в том числе в электронном виде с наглядными скриншотами из системы учета и расписанной последовательностью выполнения операций.
• Профессионалы не отдадут вам в работу «сырое» решение: обязательно сначала проведут пробное, а затем и «боевое» тестирование работоспособности системы.

Опыт ИТБ

Компания «Информационные технологии в бизнесе» с 2003 года специализируется на автоматизации бизнеса «под ключ» на предприятиях оптовой и розничной торговли, промышленного производства, логистики и складов, сельского хозяйства, доставки, легкой промышленности и других.

Помимо этого специалисты «ИТБ»:

• внедряют облачные решения
• настраивают документооборот
• внедряют, дорабатывают и сопровождают 1С
• повышают производительность работы сотрудников
• сотрудничают с разработчиками отечественного программного обеспечения и являются официальными представителями компаний 1С и Клеверенс.

Что вы получите, выбрав «ИТБ»?

• Бесплатную консультацию и полный аудит складских бизнес-процессов.
• Грамотно составленное коммерческое предложение с подробным описанием решения.
• Помощь в выборе специализированного оборудования, его подключение и настройку.
• Готовое техническое задание, учитывающее все аспекты работ.
• Разработку, настройку и интеграцию программного обеспечения.
• Подробные инструкции по работе с ТСД и выполнению операций.
• Обучение сотрудников вашей компании.

Нужна консультация по автоматизации склада?
Свяжитесь с нами:
-оставьте заявку на сайте https://it-b.ru
-позвоните нашему менеджеру Олесе Сокур:
+7 (495) 032-60-24 или +7 (800) 101-15-13