В этой статье опишу типовые документы, которые HR подразделению необходимо получить от работника или членов его семьи для оформления материальной помощи.
Конкретный набор документов будет зависеть от оснований (причин) обращения заявителя за финансовой помощью из средств работодателя. Их перечень устанавливают в соответствующем ЛНА.
1️⃣ Личное заявление о выплате матпомощи
Составляется письменно самим сотрудником/ членом его семьи и подается руководителю или в HR подразделение. В нем указываются конкретные обстоятельства обращения за помощью. Прилагаются подтверждающие документы.
2️⃣ Документальное подтверждение факта события - основания для матпомощи
Возможные документы в зависимости от причин (оснований) обращения:
- Свидетельство о рождении ребенка.
- Свидетельство о заключении брака.
- Медицинская справка, заключение врача, счета медицинских учреждений, - если работник обращается за помощью в связи с тяжёлым заболеванием.
- Свидетельство о смерти.
- Справка МЧС, акт обследования жилища специализированной организацией, страховой полис, - в случае стихийного бедствия или несчастного случая.
3️⃣ Справка о доходах и составе семьи
Иногда работодатель запрашивает справку о среднемесячном доходе сотрудника или членов его семьи. Особенно, если компания учитывает уровень материального положения работника при принятии решений о размерах помощи.
4️⃣ Дополнительные внутренние формы компании
Некоторые компании используют дополнительные виды документов. Например, ходатайство о матпомощи непосредственного руководителя с характеристикой сотрудника. Или требуют заполнить анкету.
***
На основании указанных документов оформляется приказ о начислении матпомощи. После издания приказа выплата производится согласно установленным правилам бухучета и налогообложения.
