НДС в фискальных документах: создаем чеки правильно, чтобы не переплатить налог

Очень часто расхождения данных онлайн-кассы и деклараций приводят к налоговым доначислениям и штрафам. В чем причина расхождений? Давайте разбираться.

Представим ситуацию. Вы получаете от ИФНС требование следующего содержания:

«Исходя из сведений о переданных в налоговый орган фискальных данных за конкретный квартал года, сформированных контрольно-кассовой техникой, установлено отклонение между данными ККТ и суммой реализации, указанной в вашей налоговой декларации по НДС в размере 2 000 000 рублей».

Далее налоговая инспекция довольно подробно описывает, на основании чего именно было установлено указанное «отклонение». И наконец делает вывод о том, что вашей компанией была занижена налогооблагаемая база по НДС.

Суть требования сводится к тому, что вы должны доплатить недостающие суммы налога в бюджет, так как размер НДС с реализации по данным ККТ не сходится с размером НДС, исчисленным по данным налоговой декларации.

Для многих эта ситуация знакома не понаслышке. Вот только откуда берутся все эти пресловутые расхождения между данными онлайн-касс и деклараций?

Чаще всего в таких случаях речь идет вовсе ни о каких-то там намеренных злостных нарушениях со стороны налогоплательщика. Просто бывает так, что бухгалтерии недостает компетенции уследить за верным формированием фискальных документов, следствием чего и становятся противоречия в данных онлайн-кассы и системы учета.

Что делать, чтобы расхождений не было?

Есть ли какой-то рабочий рецепт, позволяющий избежать налоговых переплат? Есть, кончено. Он прост: делать чеки правильно. Это единственный способ не иметь проблем с контролирующими органами.

Начнем с элементарного. Вспомним, какие типы взаиморасчета между бизнесом и клиентом могут описывать фискальные документы.

По большей части в повседневной жизни все мы имеем дело с чеками приходными (рассказывающими о покупках клиентов) либо возвратно-приходными (рассказывающими о расходах компании).

Они описывают следующие операции:

✔️Оплата.

✔️Реализация.

✔️Приход.

✔️Возврат прихода.

✔️Расход.

✔️Возврат расхода.

По признаку способа расчета чеки также могут отличаться.

✔️Иногда фискальный документ описывает стопроцентную предоплату — когда полностью оплачивается стоимость конкретной услуги, товара или работы.

✔️Иногда частичную предоплату — когда заказ оплачивается не полностью.

✔️А иногда аванс — когда детальный список услуг, товаров или работ заранее не известен.

И предоплата, и аванс требуют формирования второго чека — после того, как услуга оказана, работа выполнена либо товар получен клиентом. Второй чек в данном случае будет описывать полный расчет.

Расчет частичный и полный

А что такое частичный и полный расчет? По сути, это описание стадии взаиморасчета между контрагентами.

Например:

Вы покупаете на овощной базе 20 кг свеклы. Оплачиваете покупку, получаете товар — это и есть полный расчет. Обе стороны выполнили свои обязательства сполна.

Но если вы заплатили за 20 кг свеклы, а отгрузили вам только 10 кг, обещав поставить оставшиеся килограммы через пару дней, то речь в данном случае уже будет идти о частичном расчете. Одна из сторон свои обязательства до конца не выполнила.

Вот и получается, что чек может описывать:

✔️Оплату без реализации — когда клиент оплатил услугу, но ее еще не оказали.

✔️Частичную реализацию — когда 10 кг свеклы сегодня, и еще 10 кг — через два дня.

✔️Погашение долга — когда реализация уже случилась (в прошлом месяце, например), а в настоящий момент приходят денежные средства, закрывающие долг, который идет шлейфом с той самой реализации, что была в прошлом месяце.

✔️Полный расчет — когда реализация случилась, и все обязательства контрагенты друг перед другом выполнили.

Результат расчета в обязательном порядке нужно описывать как в бумажной, так и в электронной версии кассового чека. У налоговой должна быть полная картина вашей финансовой деятельности. Если вы упускаете часть моментов взаиморасчета, не отображая их в фискальных документах, то картина искажается, и налоговая инспекция, сопоставив данные вашей декларации и вашей контрольно-кассовой техники, захочет получить уточнения — по какой такой причине возникли расхождения?

Сроки создания фискальных документов

Следующее, на что важно обращать внимание, — сроки, в которые должны формироваться кассовые чеки.

Как правило, чек создается в тот момент, когда происходит покупка (закон допускает расхождение лишь в пять минут между временем продажи и создания чека).

В 14.00 покупатель пришел в обувной магазин, в 14.15 приобрел кожаные ботинки сорок второго размера, в 14.16 кассир выбила ему чек.

Подольше можно формировать чеки при интернет-покупках — продавцу дается двое рабочих суток на то, что отослать фискальный документ покупателю.

Еще больше позволено организациям сферы ЖКХ. Им закон дает возможность растянуть на пять рабочих дней процесс формирования чека.

Но далеко не всегда в момент создания фискального документа между контрагентами происходит полный расчет. Есть бизнесы, для которых стандартен серьезный временной лаг между оплатой услуги и ее реализацией.

Скажем, 10 числа компания получила от заказчика предоплату. 20 числа услуга была оказана. И только 30 числа заказчик доплатил компании те денежные средства, которые оставался должен.

В подобных случаях не менее важно точно отразить в кассовых чеках реальные даты всех событий расчета: предоплата, реализация и полное погашение долга.

Помните, что налоговая не просто так выделяет вам целый календарный месяц на отправку ей чеков. Эти 30 суток компаниям даются на то, чтобы корректно посчитать все фискальные документы, выверить даты, проставить правильно все теги и выслать оператору фискальных данных.

Таким образом, если реализация у вас произошла 20 числа, то только через месяц, вписав правильную дату события в чек, вы обязаны выслать чек в налоговую. А в течение этого месяца нужно все сверить, чтобы сформировать фискальные документы корректно.

Все высланные в налоговую чеки должны полностью до датам совпадать с данными бухгалтерского учета.

И это еще один очень важный момент…

Формируйте чеки, ориентируясь на систему вашего бухучета

Вы можете смотреть на процесс создания кассовых чеков так же, как на электронный документооборот. К примеру, тридцать первого января у вас был подписан какой-либо акт. Скорее всего, вы проведете его в вашей системе учета более поздним числом — девятого, а возможно, даже десятого января уже следующего года. Однако в акте у вас будет стоять фактическая дата подписания — 31 января, несмотря на то, что по ЭДО он в реальности был отправлен другим числом.

С чеками — ровно та же история. Если реализация произошла 31 января, то именно эта дата и должна стоять в чеке. А сам чек вы можете сформировать позже, зная все детали расчета. Это легко делается на профессиональной онлайн-кассе с расширенным функционалом.

🚩 Запомните важное правило: информацию для расчета чеков следует брать не из данных эквайринга, не из какой-либо еще платежной системы и не от ваших агентов по сбору денег, а исключительно из данных 1С или любой другой системы учета, которую использует ваша компания.

И так — с каждым фискальным документом.

Подытожим:

1. Важно отслеживать моменты оплат и реализации, чтобы расчитывать чеки правильно.
2. Федеральная налоговая служба дает компаниям 30 дней на то, чтобы корректно рассчитать чеки и выслать их на проверку. Используйте это время с умом.
3. Данные для расчета фискальных документов критически важно черпать из системы бухгалтерского учета, чтобы исключить риск расхождений данных ККТ и вашей декларации.

✅ Хотите еще больше интересной и важной информации? Мы создали бота, который поможет вам находить полезные материалы при подписке на наш Telegram-канал.

Перейти в Telegram-бот

Подписывайтесь на нашу полезную рассылку в Telegram! Читайте и делитесь информацией с другими!