Введение
О том, что время - один из самых ценных ресурсов человека знают все, но не у каждого получается его эффективно использовать, управлять им.
Каждый человек, будь то родитель, студент, сотрудник или руководитель, регулярно сталкивается с ситуациями, когда объем задач превышает доступное время.
"Мы часто спешим, но не всегда успеваем!"
Невыполнение рабочих планов или бытовых дел, завалы на работе и в учебе – явные признаки необходимости пересмотра подхода к управлению временем.
А вот появление реальных проблем из-за нехватки времени служит сигналом о необходимости внедрения изменений: планирования, расстановки приоритетов, структурирования задач и дня, а также умения отказываться от второстепенных дел.
Тайм-менеджмент, с его богатым арсеналом приемов и методов, способен кардинально изменить ситуацию, способствуя более рациональному, продуктивному и, в конечном итоге, более счастливому существованию.
Выбор конкретных приемов и методов тайм-менеджмента остается за каждым индивидуально. Однако, для достижения максимальной эффективности рекомендуется использовать не отдельную технику, а комплексный подход.
В одной из прошлых своих статей я уже рассказывал про тайм-менеджмент и приводил свои приёмы управления временем.
Цель сегодняшней статьи рассказать об известных методах тайм-менеджмента.
Методы тайм-менеджмента
Рассмотрим 13 наиболее известных и при этом простых техник управления временем.
🔵 Матрица Эйзенхауэра - метод ведения дел и их приоритизации.
Все дела или задачи разделяют на 4 группы:
✅ Важные и срочные - сделать.
📆 Важные и несрочные - запланировать.
👥 Неважные и срочные - делегировать.
❌ Неважные и несрочные - отменить.
🔵 Правило 2 минут (Getting Things Done) - это метод организации и контроля задач.
Если задача занимает не более 2️⃣ минут - выполните её сразу. Это освобождает память от необходимости помнить о мелких делах.
🔵 Поедание слона по косточкам - метод разделения больших задач.
Большая задача может вызвать страх или ступор у исполнителя. Этого можно избежать, если эту крупную задачу 🐘 декомпозировать - разбить на более мелкие (этапы, подзадачи, шаги).
Например, задачу "разработка нового продукта" можно разделить на более мелкие: составление ТЗ для производства, разработка названия продукта (нейминг), формирование ассортимента, предложение цен на продукт, разработка дизайна и т. д.
🔵 Принцип 3 дел - метод концентрации на самых важных задачах.
На каждый день необходимо планировать и обязательно выполнять только 3️⃣ важных дела.
🔵 Zero Inbox - метод организации работы с документацией.
В папке "Входящие" (Inbox) должно быть "Ноль" (Zero) сообщений ✉️или документов 📑
Один раз в день человек садится и изучает все входящие задачи (документы, сообщения, письма) - так, чтобы не осталось ни одной оставленной.
🔵 Подготовка с вечера.
Записывайте рабочие задачи и личные дела на завтра в конце 🌙 текущего дня.
Этот приём помогает заранее оценить загрузку, распределить задачи (без утренней спешки и суеты), а также не забыть про относительно важные дела нового дня.
🔵 Хотя бы N минут - метод борьбы с прокрастинацией*.
Если человек не хочет браться за задачу, то ему нужно начать с малого - уделить ей N минут 🕓 (например, 5–10 или 10-15 минут).
Такой подход снижает сопротивление человека и даёт ему ощущение контроля. Практика показывает, начав задачу или дело, он втягивается в процесс - выполняет большой объем работы или даже полностью решает задачу.
* - откладывание важных дел на потом.
🔵 Метод лягушки.
Данный метод предполагает "съедание лягушки по утрам", т. е. начинать день с самой неприятной или сложной задачи (с "лягушки"), а оставшееся время использовать для более простых задач.
🔵 Канбан (Kanban) - метод распределения нагрузки между людьми.
Составляется таблица со столбцами:
🔺"Нужно сделать" (задача);
🔺"В работе";
🔺"Сделано".
Все задачи по умолчанию вносятся (на компьютере или доске) в 1й столбец отдельной строкой или карточкой (стикером). Затем они в зависимости от статуса задачи переносятся из одного столбца в другой, пока не окажутся в последнем столбце. Такой метод позволяет отследить исполнительность отдельного человека или всего отдела.
🔵 Автофокус - метод для выполнения задач без дедлайнов и стресса.
Необходимо выписать все дела в список 📝 и читать его до тех пор, пока не возникнет желание взяться за одну из задач. Объем задачи здесь значения не имеет, а важно желание сделать ее прямо сейчас.
Если дело получилось завершить сегодня, то его нужно вычеркнуть. Не получилось - перенесите в конец списка, а затем прочитайте его заново.
🔵 90 на 30 - метод организации рабочего процесса и продуктивного выполнения задач.
Организация цикличности работы: заводится таймер ⏰ на 90 минут - сотрудник полтора часа работает, потом делается перерыв на 30 минут, далее цикл (120 минут) повторяется.
Первые циклы лучше отводить на более сложные задачи, оставшиеся - на те, которые требуют меньшей концентрации и внимания.
🔵 1 задача за раз / метод однозадачности.
При многозадачности - одновременном выполнении определённых задач (например, подготовка документа на компьютере и разговор по телефону), возникают сложности с запоминанием и анализом информации, а также с определением её важности.
Когда человек работает только над 1️⃣ задачей в один промежуток времени ⏳, он лучше выполняет задачу и запоминает информацию.
🔵 Принцип 9 дел или 1-3-5 - метод иерархии задач.
В течение дня необходимо выполнить 1️⃣ крупную, 3️⃣ задачи поменьше и 5️⃣мелких.
Заключение
Сегодня я рассказал о различных известных техниках управления временем, которые можно использовать как в работе, так и в личной жизни, например, путем комбинирования.
У меня есть к вам "предложение на миллион" 😀
Давайте прямо с сегодняшнего дня выберем один понравившийся метод управления временем и начнём его использовать. В скором времени, дай Бог, почувствуете как меняетесь вы и события вокруг вас, и, возможно, сами продолжите применять и другие приёмы тайм-менеджмента.
Всем добра и удачи в делах ☀️
Напишите в комментариях какие методы и где вы уже применяете 👌
Рекомендую подборку своих статей по данной теме:
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#управление#время#тайминг
#управлениевременем
#timemanagement#time
#самоорганизация
#продуктивность#эффективность