В связи с тем, что нам сейчас значительно "закручивают гайки" по расходам, подошла очередь до командировочных. Особо часто всплывает вопрос: можно ли выплачивать 700 рублей за однодневную командировку и не облагать эту сумму налогами?
Кажется, логика ясная: человек уезжает в 5 утра, вернулся в 11 вечера, на рабочем месте не был, расходы были очевидные. Почему же за это нельзя заплатить компенсацию без налогов?
Потому что налоговое законодательство отделено от трудового. И если трудовой кодекс говорит, что можно возмещать иные расходы, то для налогов важно, как это оформлено и на каком основании выплачено.
700 рублей без чеков — это для налоговой доход сотрудника, независимо от локальных актов. И если вы хотите оптимизировать расходы и избежать штрафов, то необходимо:
- Или отказаться от выплат за однодневки вовсе.
- Или выплачивать только по авансовым отчетам и с чеками.
- Или открыто платить 700 рублей с начислением всех налогов.
Локальный нормативный акт не дает права не платить налоги, он только оформляет порядок выплат. Если это компенсация без чеков — это доход. И не важно, как это названо.
А раньше прокатывало?
Да, ещё недавно в организациях применяли вполне рабочую схему: если сотрудник уезжал в командировку рано утром (в 5–7 часов утра) и возвращался поздно вечером (в 22–23 часа), то в учётной политике прописывали возможность компенсации расходов на питание или дополнительные затраты в виде фиксированной суммы — 700 рублей. Это не называлось «суточными», а оформлялось как компенсация, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства и обойти требования налоговой о суточных только при ночёвке.
Это было удобно, формально не противоречило ТК РФ, особенно если поддерживалось локальным нормативным актом, приказами, положением о командировках и прочими бумагами.
Но времена меняются.
Теперь, в условиях повышенного внимания к командировочным расходам, особенно после письма Минфина от 16.05.2025 № 03-04-05/48139, становится очевидным: такая «гибкость» больше не работает. Это письмо прямо указывает, что компенсации за питание, не подтверждённые документами, не освобождаются от обложения НДФЛ. То есть если вы выплатили 700 рублей без чеков и без авансового отчета — это уже не компенсация, а доход.
И более того: налоговая, если увидит такие выплаты без удержанного НДФЛ и начисленных страховых, доначислит налоги, пени и штраф. Причём вполне официально и уверенно, ссылаясь на действующее законодательство и последние письма ведомств.
Другими словами: теперь это не просто «нелогично» — теперь это прямо запрещено. Формулировка в ЛНА «если сотрудник уезжает рано и возвращается поздно, ему положено 700 рублей компенсации» больше не спасает.
Что делать, если хочется поддержать сотрудника, но не попасть на налоги?
Первый вариант — не платить вообще. Это просто. Закон не требует платить суточные за однодневки. Но сотруднику от этого ни тепло, ни холодно. У него действительно есть расходы.
Второй вариант — выдавать сотруднику аванс (например, 1000 рублей), затем он отчитывается по чекам. Главное, чтобы расходы были обоснованы: питание, кофе, вода, такси от вокзала до объекта. Это безопасный путь, но требует внутренней дисциплины: собирание чеков, оформление отчетов, проверка бухгалтерией.
Третий вариант — платить 700 рублей как компенсацию, но с налогами. Тогда бухгалтер начисляет НДФЛ и страховые взносы. Для сотрудника сумма на руки будет меньше, но компания юридически защищена.
Четвёртый — организовать питание централизованно. Например, в договоре с контрагентом указать, что они обеспечивают питание командированным сотрудникам. Или заключить договор с кафе рядом с объектом. Тогда это не компенсация, а хозяйственные расходы.
Вывод:
Командировка — это не просто поездка. Это финансово и юридически оформленный процесс. И если вы продолжаете выдавать 700 рублей «на всякий случай», без документов, то вы сознательно создаёте налоговый риск.
ЛНА — не панацея. Он помогает, если вы соблюдаете условия: документы, лимиты, отчётность. В противном случае — это просто бумажка, которую налоговая легко обойдёт в суде.
Если вы хотите сохранить лояльность сотрудников и безопасность бизнеса — пересмотрите подход к командировочным. И помните: чем чётче оформление, тем ниже штрафы.