Если руководитель пытается держать все под контролем, спустя время он начинает тонуть в операционке. Вместо развития бизнеса получает вечный цейтнот, а вместо роста команды — выгорание. Чтобы такого не происходило, важно научиться делегировать. В статье рассказываем, какие частые ошибки совершают руководители, и приводим советы экспертов, как делегировать правильно.
Что такое делегирование и как оно облегчает жизнь руководителя
Представьте себе две рабочие ситуации. В одной Иван Иванович поручил сотруднику подготовить ежемесячный отчет отдела. Объяснил, что на основании документа будет рассчитана премия. Рассказал, у кого из коллег запросить статистические данные, где взять дополнительную информацию и с кем решать спорные вопросы. В другой ситуации Петр Семенович отправил новенькую сотрудницу на встречу с клиентом. Не ввел девушку в контекст и дал четкую установку — скидки не давать и не принимать никаких решений без согласования с ним. Первый герой примера делегирует, второй — рискует сделкой.
Ключевое отличие делегирования от поручений в том, что у сотрудника расширяется круг полномочий. Он получает право делать что-то, чего он раньше не делал, — принимать решения, например.
Суть делегирования — разумно распределить задачи в команде, где руководитель доверяет сотрудникам часть своих полномочий, но сохраняет контроль в значимых точках. В такой системе управленец не просто разгружает себя, а занимается задачами другого уровня — стратегией и развитием людей. Подчиненные растут как специалисты, а общая эффективность работы повышается.
Задача руководителя — достигать результаты руками других людей. 80 % своего рабочего времени ему необходимо планировать, ставить задачи, мотивировать, контролировать, давать обратную связь, анализировать работу подчиненных.
Делегирование — неотъемлемый навык, который нужен управленцу для продуктивной работы. Он помогает:
Что мешает руководителям делегировать
Чаще всего это психологические барьеры, организационные проблемы и ситуационные факторы. Эксперты Высшей экономической школы считают: главная причина связана не с внешними факторами, а с мышлением самих руководителей. Чтобы делегировать по-настоящему, необходимо осознать и проработать ментальные установки, а также грамотно организовать бизнес-процессы.
Рассмотрим причины, которые мешают делегировать.
Ограничивающие убеждения. Многие руководители не делегируют не потому, что некому или некогда. Проблема лежит глубже — в мышлении и установках, которые формируют стиль управления. Именно внутренние убеждения мешают передавать ответственность и доверять команде.
Ошибки мышления часто маскируются под профессионализм, но в действительности это страхи и перфекционизм. Руководитель боится, что кто-то сделает хуже. Или наоборот, боится, что подчиненный выполнит задачу лучше него, и тогда возникнет вопрос: зачем нужен руководитель? Таким управленцам некогда заниматься развитием бизнеса, и это влияет на успех компании.
Не хватает навыков и опыта делегирования. Один из частых случаев в практике руководителей: «Я делегирую, а они все равно возвращаются с вопросами». Это может быть признаком интуитивного и некорректного делегирования. Сотрудник не понимает контекста, боится ошибиться или не обладает нужными полномочиями. Возникает эффект «обратного делегирования»: задача возвращается к руководителю и он снова вынужден в нее погружаться.
В таких случаях управленцу не стоит забирать задачу назад. Нужно обсудить ее с сотрудником и спросить: «Чего тебе не хватает, чтобы действовать самостоятельно?», «Что я могу сделать, чтобы ты почувствовал уверенность?». Важно создать все условия для работы и обязательно обозначить границы, например, где находится точка контроля задачи. Это позволит руководителю находиться рядом, но не внутри задачи.
Еще одна распространенная ситуация — руководитель делегирует, а подчиненные срывают сроки, допускают ошибки и саботируют. Ирина Федькина не считает, что проблема в сотрудниках. Скорее всего, руководителю не хватает навыков и практики, чтобы делегирование работало.
Делегирование — это не передача задач, а осознанный процесс, в котором важно учитывать готовность сотрудника. Прежде чем делегировать, стоит понять, достаточно ли у человека компетенций, есть ли у него мотивация и соответствует ли уровень задачи его текущему уровню развития. Если не уделять внимание этим трем факторам, руководитель не получит желаемого результата.
Ирина Федькина, бизнес-тренер и преподаватель ВЭШ
Нет доверия к сотрудникам. Делегирование также связано со способностью доверять миру и людям. Чем больше руководитель доверяет сотруднику и делегирует ему задачи и полномочия, тем выше мотивация у подчиненного ей заниматься.
Делегирование отлично иллюстрирует бытовой пример: если родитель нанимает няню, чтобы выйти на работу, он передает ей заботу о ребенке. Он не будет звонить каждый час, чтобы узнать, все ли в порядке, потому что делегировал ответственность и дал полномочия, права на принятие решений: во что одеть ребенка и чем его занять. Точно так же и в бизнесе — доверие и четкие договоренности эффективнее, чем постоянные сомнения.
Яна Жилякова, бизнес-тренер ВЭШ
Какие задачи можно делегировать, а какие эффективнее делать самому
Правильное делегирование похоже на настройку оркестра: когда каждый музыкант знает свою партию, а дирижер сосредоточен на главном — рождается гармония.
Хороший руководитель делегирует многое. Великий — знает, какие задачи нельзя делегировать никогда. Мы сгруппировали задачи по направлениям. Вот чем управленцу необходимо заниматься самому:
Руководителю важно сохранять контроль над ключевыми вопросами, но можно привлекать сотрудников к участию.
Как научиться правильно делегировать — советы экспертов
Мы собрали рекомендации из опыта эксперта в области развития персонала Ирины Федькиной и эксперта в области оперативного менеджмента Яны Жиляковой. Предлагаем ознакомиться с ними.
Чтобы эффективно делегировать, необходимо:
Яна Жилякова объясняет, почему лучше всего получать знания не в одиночку.
Определить и проработать ментальные установки возможно только с помощью бизнес-тренера или помогающего практика, потому что ограничивающие убеждения формируются в подсознании и мы не улавливаем, как они влияют на наши решения. Чаще руководителю мешает не отсутствие навыков, а то, что ему сложно самостоятельно осознать барьеры.
Яна Жилякова, бизнес-тренер ВЭШ
О том, какие главные ошибки совершают руководители при делегировании и другие подробности читайте в полной версии статьи в блоге Высшей экономической школы.