Вы внедрили мощную ERP-систему, но в отчетах, учете и планировании по-прежнему царит беспорядок? Номенклатура не синхронизирована, справочники не совпадают, а дубли записей множатся, сводя на нет преимущества автоматизации? Вероятнее всего, проблема не в самой ERP, а в отсутствии системной работы с НСИ – нормативно-справочной информацией.
Эта статья поможет разобраться, зачем и когда вам необходима MDM-система (Master Data Management) и почему ERP без неё может работать не так эффективно, как вы ожидаете.
Что такое MDM и почему это основа?
MDM – это система управления жизненным циклом ваших ключевых мастер-данных. Это номенклатура, контрагенты, договоры, характеристики продукции и всё, что является основой для любых бизнес-процессов. MDM-системы позволяют управлять этими данными, обеспечивая их единство и целостность во всех информационных системах компании.
Главная цель MDM – решить проблемы несоответствия, дублирования и несопоставимости данных. Сегодня справочные данные играют ключевую роль, влияя практически на все транзакционные процессы – от перемещения денежных средств до планирования и производства. Без грамотного и эффективного управления этой информацией, ваш бизнес просто не сможет функционировать на полную мощность.
Почему "только ERP" не всегда достаточно?
Часто амбициозные ERP-проекты сталкиваются с серьезными трудностями на этапе миграции исторических данных и согласования справочников. Особенно остро это проявляется при наличии множества дублирующихся источников, устаревших информационных систем и разрозненных локальных учетов.
Типичные проблемы, возникающие, когда нет единого подхода к НСИ:
- Многолетняя несогласованность справочников между разными подразделениями.
- Различные форматы и реквизитный состав справочников в разных ИТ-системах.
- Ошибки из-за дублирования данных, ведущие к путанице и неверным отчетам.
- Многократный ручной ввод и корректировка данных сотрудниками, работающими в разных системах, что увеличивает риск ошибок и трудозатраты.
- Отсутствие единого формата ведения НСИ, методик и регламентов на уровне предприятия.
Хотя ERP призвана быть единой точкой правды, без MDM она часто не может обеспечить эту функцию в полной мере.
Когда MDM становится критически необходим?
MDM из желаемого инструмента превращается в критическую необходимость в следующих случаях:
- В контуре предприятия уже внедрена ERP-система, но:
- Присутствует более двух систем-подписчиков (например, CAD/PDM, MES, CRM, 1С:ЗУП и т.п.), требующих единых справочников.
- Есть несколько производственных площадок или филиалов, где важно обеспечить унифицированный подход к данным.
- Часто возникают ошибки из-за "человеческого фактора" при работе с НСИ.
- Требуется регламентированная отчетность и регулярная сверка данных.
- Вам необходимо единое информационное пространство НСИ и постоянное поддержание его актуальности во всех системах компании.
- Вы стремитесь к сокращению ошибок, вызванных неоднородностью данных, и повышению качества НСИ за счет автоматических проверок и нормализации.
- Требуется оперативность сбора консолидированной отчетности.
- Необходимо повысить эффективность, снизить трудоемкость и улучшить скорость/качество формирования, ведения и тиражирования эталонных данных НСИ через автоматизацию.
- Ваша НСИ уже "загрязнена": есть дубли, неструктурированные справочники, отсутствуют регламенты. В этом случае MDM становится центром управления, который поможет найти и исправить дубли, выстроить структуру, бизнес-процессы и методики ведения справочников.
Стили управления и стратегии внедрения MDM
Выбор стиля управления мастер-данными и стратегии внедрения MDM напрямую зависит от специфики вашей компании, текущего состояния данных и целей проекта. Не существует универсального решения, но понимание основных подходов позволит выбрать оптимальный путь.
Основные стили управления MDM
Регистровый: В этом стиле учетные системы остаются основными точками ввода данных. В MDM передаются только ключи элементов и ссылки на них из учетных систем. Результатом становится консолидация ссылок на элементы, что позволяет формировать консолидированную отчетность, используя MDM как своего рода указатель на источники данных.
Консолидационный: Точки ввода данных также остаются в учетных системах, но в MDM передаются все атрибуты элементов. Здесь MDM осуществляет нормализацию и обогащение данных, формируя "эталонные" или "золотые" записи. Это дает возможность не только консолидировать ссылки и атрибуты, но и получать отчетность с гибкой группировкой по атрибутам эталонных элементов.
Гармонизационный: Учетные системы по-прежнему служат точками ввода данных, передавая все атрибуты элементов в MDM, где происходит нормализация, обогащение и создание эталонных элементов. Ключевое отличие: эти эталонные элементы затем передаются обратно в учетные системы. Это обеспечивает унификацию, высокое качество, актуальность и доступность мастер-данных во всей экосистеме, закладывая основу для будущего централизованного управления.
Централизованный: Этот стиль предполагает, что система MDM становится основной и, зачастую, единственной точкой ввода и управления мастер-данными. Именно в MDM осуществляются нормализация, обогащение и создание эталонных элементов, которые затем распределяются по всем учетным системам. Результат — максимальная унификация, высочайшее качество, актуальность и доступность мастер-данных, а также полный централизованный контроль над ними.
Гибридный: Сочетает элементы разных стилей и позволяет гибко настраивать модель под конкретные домены данных или этапы внедрения. Ввод может оставаться в учетных системах, данные передаются в MDM для нормализации и создания эталонных записей, которые затем возвращаются обратно. Такой подход обеспечивает унификацию, централизованное управление и позволяет сохранить непрерывность бизнес-процессов.
Стратегии внедрения MDM
Выбор стратегии внедрения MDM зависит от зрелости компании, состояния данных и ИТ-ландшафта. Кто-то решается на «рывок» и внедряет централизованный стиль сразу. Кто-то — идет поэтапно, снижая риски и повышая адаптацию бизнеса. А кто-то выбирает гибкий подход, комбинируя стили в зависимости от доменов или систем.
На схеме ниже представлены три ключевых подхода к внедрению MDM:
- Единовременное внедрение — подходит зрелым организациям, готовым к резким изменениям и централизованному управлению с первых дней.
- Поэтапное внедрение — предполагает постепенный переход по стилям управления, снижая риски и сохраняя контроль.
- Гибкое внедрение — комбинация стилей, адаптация под нужды и особенности разных доменов (например, номенклатура — централизованно, контрагенты — гармонизационно).
Поэтапного внедрение является самым безопасным вариантом. Но здесь важно понимать, что за каждым стилем стоит не только технический уровень зрелости, но и конкретные бизнес-результаты, которые получает компания на каждом этапе.
Наглядное представление того, что именно даёт переход от одного стиля управления к другому:
Таким образом, внедрение MDM становится не только ИТ-инициативой, но и инструментом трансформации бизнес-процессов.
Эффект от внедрения MDM
Внедрение MDM – это инвестиция, которая окупается за счет ощутимых бизнес-эффектов. Эти "цифры" не всегда появляются на поверхности, но напрямую влияют на прибыль и операционную эффективность:
- Повышение качества данных: Это основа для всех последующих улучшений. Уменьшается количество ошибок, дублей, неактуальной информации.
- Снижение расходов на управление данными НСИ: За счет автоматизации и централизации сокращаются трудозатраты сотрудников на ручные сверки и корректировки данных во всех информационных системах предприятия.
- Ускорение бизнес-процессов: Чистые и доступные данные ускоряют процессы планирования, производства, учета, закупок, ценообразования и логистики. Исчезают простои из-за неверной информации.
- Минимизация рисков: Снижаются риски принятия неверных управленческих решений, финансовых потерь, штрафов от контролирующих органов или проблем с качеством продукции из-за некорректной НСИ. Повышается гибкость при интеграции с разнородными информационными системами и внешними источниками данных.
- Формирование единого источника корректных справочных данных: Обеспечение их прямой доступности для всех ИТ-систем.
- Доступность глубокой детализации в отчетах и статистике: Это обеспечивает "осознанную управляемость" и возможность принимать решения на основе точных, актуальных цифр.
- Плавное выведение дублей из употребления: Это помогает избежать хаоса и позволяет пользователям постепенно привыкать к новым бизнес-процессам.
Что в итоге
ERP-система — это мощный мотор для вашего бизнеса. Но без чистого "топлива" в виде качественных и управляемых данных далеко не уедешь. MDM — это про порядок и стратегию, которая гарантирует, что ваша ERP будет работать на максимуме своих возможностей, а не генерировать "деньги на ветер" из-за информационного хаоса. Вкладываясь в MDM, вы вкладываетесь в прозрачность, эффективность и устойчивое развитие вашей компании.
В Райтек мы помогаем предприятиям выстраивать архитектуру данных и внедрять решения на базе 1С:MDM. От аудита текущего состояния НСИ до запуска централизованного управления — поддерживаем заказчиков на каждом этапе.
Узнайте подробнее о наших подходах и возможностях на нашем сайте.