В последние 2 года мы нам часто поручают проведение комплексного внутреннего аудита СМК.
Комплексным внутренним аудитом СМК назовем – аудит всей системы управления организации, аналогично, как это делает сертификационный орган или Ваш клиент.
Первые проекты были связаны с тем, что уволился менеджер СМК (проекты аутсорсинга), предстоит аудит, не выполнены «формальности» (так именно задача и звучала). В некоторых случаях после первых проектов последовали и дополнительные внутренние аудиты СМК, и другие совместные проекты. Пишем про эти результаты не для того, чтобы прорекламироваться, а для того, чтобы поделиться плюсами такой комплексной оценки.
На практике такой аудит редко проводят организации, так как:
- Разбивать программу аудитов на процессы / подразделения рекомендуют все. Конечно, при более узких границах внутреннего аудита СМК он проходит легче, есть время рассмотреть примеры по выборке.
В одной организации инициатором комплексного аудита для всех стал руководитель отдела технического контроля, который в программе аудитов практически был единственным участником на аудит за всех.
- Комплексный аудит проводить долго, он длится от 2 до 10 дней, в среднем 4-5 дней. Так как в компании нет выделенных внутренних аудиторов, отвлечься от работы на неделю никто не может себе позволить.
- Нет компетентности у одного сотрудника организации, который может оценить все процессы. Это видно даже по результатам внутренних аудитов СМК других процессов. Вот, например, если привести фото аудитов нашего руководителя ОТК целиком, то можно увидеть, что замечания ему сформированы в области…ЗАПИСИ.
Еще пример результатов аудитов:
Однако, именно комплексный внутренний аудит СМК по всем процессам дает возможность оценить, функционирует ли СИСТЕМА управления в организации, где есть коммуникация, взаимодействие, согласование. Самые запоминающимися и «болезненными» с точки зрениями потерь примерами рисков и несоответствий в результате такого аудита по причине несогласованности действий между процессами в нашей практике были:
- Несоответствие нормативного документа, который указывается в договоре с клиентами и по которому создается, контролируется продукция на производстве. «Вечная тема» применения ГОСТ и ТУ. Продавцы стараются угодить клиенту во всем, подписывают спецификации на ГОСТ, а испытательная лаборатория работает по ТУ с отличающейся от ГОСТ программой контроля;
- Простои в производстве по причине введения изменения дней оплаты поставщиками бухгалтерией;
- Несоблюдение спецификации заказчика по причине замены производителя компонента в закупке, риск брака, получения рекламации и отзыва нескольких отгруженных партий большого объема.
Внутренний аудит СМК всех процессов организации позволяет проследить результаты всех процессов, коммуникации, выявить «нестыковки». Как это можно сделать?
Лучше всего провести она ключевых, значимых примерах. Например, можно проследить историю производственного заказа: от запроса клиента, через согласование, внесение изменений, планирование, включение в план производства, комплектацию, отгрузку, прослеживаемость использованных компонентов, квалификацию персонала смены, которая осуществляла выполнение производственного задания и так далее.
Рекомендуем такой сквозной аудит к проведению для тех компаний, кто имеет или видит риски ошибок во взаимодействии процессов друг с другом.
ОРЕКС
Консультации и решения для бизнеса
expert@orexpro.com