Как эффективно делегировать задачи?

Делегирование - одно из важнейших навыков современности. Мы живем во время быстрого обновления информации и многозадачности. Желание всё держать в своих руках чаще всего приводит в выгорание, подавленность и усталость, а также влияет на эффективность, сбалансированность, успех и гармоничную жизнь.

Умение делегировать - это отдельный вид искусства, и каждый формирует для себя свой авторский подход и уникальный стиль. Но есть универсальные шаги, которые помогут вам с чего-то начать.

Шаг 1: Определение приоритетности задач: выпишите все ваши задачи и определите какие из них неважные и несрочные, а также неважные, но срочные. Это именно те задачи, которые вам предстоит делегировать. Или воспользуйтесь Матрицей Эйзенхауэра.

Шаг 2: Выбор подходящего человека: оцените компетенции и загрузку предполагаемых исполнителей и выберете наиболее подходящий вариант

Шаг 3: Чёткая формулировка цели или задачи: максимально подробно и чётко сформулируйте то, что человеку нужно будет делать. Укажите сроки и важность, а также какой результат вы предполагаете получить и зачем он нужен. Воспользуйтесь техникой S.M.A.R.T.

Шаг 4: Обеспечение ресурсов: убедитесь, что у человека есть всё необходимое для выполнения задачи. Поясните, как к вам можно будет обратиться за помощью и поддержкой в процессе выполнения задачи.

Шаг 5: Мониторинг процесса: продумайте регулярные точки контроля и отчётности, предоставьте конструктивную обратную связь и будьте открыты для вопросов.

Шаг 6: Оценка результатов: по окончании задачи дайте оценку качества, совестно проанализируйте что получилось, а где есть точки роста. Используйте метод “зелёной ручки”.

Шаг 7: Подведите итоги: поблагодарите и похвалите. Сделайте главные выводы, которые можно использовать как опыт для оптимизации делегирования в будущем

Главное - будьте максимально открыты и честны на всём пути коммуникации.

Делегирование прекрасно работает на большинстве задач, но есть и такие, делегировать которые не стоит. Это задачи, требующие важного и срочного выполнения, а также задачи важные, но не срочные.

Делегируя важные задачи, вы утрачиваете часть контроля над результатом. Если что-то пойдёт не так, вам придётся брать ответственность на себя.

Успешное делегирование - это залог эффективности и позитивных результатов. Будь то качественное общение с вашими родными и близкими или стратегическое планирование профессиональной деятельности.

При этом вы повышаете эффективность и развитие команды, а также степень ответственности и вовлеченности ваших сотрудников. Получая новые задачи члены команды расширяют свой кругозор, развивают новые нейронные связи и как отдельный бонус - могут генерировать новые, нестандартные решения и предложения.

Бывает так, что человеку сложно делегировать и он не может отпустить контроль, находится во власти перфекционизма, низкой уверенности в других людях. Тот опыт, что сформировался у такого человека за жизнь, просто не дает возможности доверить что-то другим.

Преодолевать эти барьеры можно и нужно с помощью профессиональных коучей, психологов, менторов и других помогающих специалистов.

Работая над собой, вы развиваете доверие к команде, а также прокачиваете свои навыки управления и коммуникации, и делегирование становится для вас не страшным сном, а чудесным инструментом, упрощающим вашу жизнь.