В статье рассмотрим процесс нормализации и организации управления НСИ при переходе на систему "1С:ERP Управление холдингом" в компании "ЩЁКИНОАЗОТ".
ЩЁКИНОАЗОТ – ведущий производитель продуктов промышленной химии, является градообразующим предприятием. В компании 10 юридических лиц и более 3 500 сотрудников.
До проекта учет в компании велся в системе зарубежного производителя, а также в MS Excel. Налоговый учет не был автоматизирован, а для расчета себестоимости продукции в холдинге использовалась самописная система не на базе 1С.
Предпосылками проекта автоматизации послужили:
- Потребность в переходе на единую корпоративную информационную систему.
- Необходимость в унификации нормативно-справочной информации, централизация ее заполнения и обновления. На старте проекта справочник номенклатуры клиента содержал более 125 тыс. позиций НСИ.
- Консолидация данных по условиям работы с финансовыми инструментами, формирование максимально информативной отчетности.
- Снижение объема ошибок, связанных с человеческим фактором, и ручного труда при ежемесячном расчете платежей по кредитам и процентов по ним.
- Планирование денежных потоков с учетом поступлений и списаний по финансовым инструментам. Большой кредитный портфель: более 1000 договоров с различными условиями
- Решение проблемы перегруженности складов, неэффективного использования запасов и расходования денежных средств. Сами справочники содержали большое количество дублей, из-за чего нельзя было оперативно контролировать наличие запасов/остатков на складах.
- Усиление контроля за действиями пользователей в системе для минимизации рисков искажения информации в финансовой отчетности, конфликтов разделения обязанностей и нарушения доступа к бизнес-данным.
- Упрощение условий поддержки системы и обеспечение минимально возможного периода времени обновления согласно формируемому регламенту.
Нормализация НСИ и аудит справочников
До проекта у клиента насчитывалось более 125 тыс. активно используемых позиций НСИ, не было единого формата заведения новых элементов в справочники. Сам справочник содержал большое количество дублей, и это количество только росло. Все эти факторы приводило к тому, что на складах формировались остатки, которые было сложно анализировать пользователям, а закупки часто оформлялись на то, что уже в наличии.
Этапы нормализации НСИ:
1. При переходе на систему "1С:ERP Управление холдингом" специалисты в первую очередь определили, кто является ответственным за формирование справочника и на основании какой информации новые элементы заводятся в систему.
2. Далее существующий справочник был разделен по категориям – видам номенклатуры. Для каждого вида были определены наиболее значимые реквизиты, которые бы позволяли однозначно определять свойства номенклатурной позиции.
3. После категоризации была проведена нормализация НСИ: существующие и активно используемые виды номенклатуры были распределены по категориям, в каждой категории – заполнены основные реквизиты, необходимые для учетного процесса.
В результате количество используемой НСИ сократилось более, чем в два раза: со 125 000 до 61 000 позиций. Для каждого элемента справочника была сформирована карточка, содержащая полную информацию о выбранной позиции.
Каждая карточка была привязана к соответствующему виду номенклатуры и данный вид позволял однозначно определить значимые характеристики, по которым будет выполняться поиск и создание новых элементов.
При переходе на "1С:ERP Управление холдингом" все активные карточки из исторической системы были перенесены. Все отобранные по остаткам и значимым оборотам номенклатуры загружены в новую систему в неактивном состоянии – для дальнейшей ручной обработки и активации.
Для качественного ведения справочника в дальнейшем в компании был организован дополнительный отдел – отдел НСИ, который осуществляет контроль занесения новой информации в систему и поддержку элементов справочников в корректном виде.
В результате процедура работы со справочником НСИ в "1С:ERP Управление холдингом" выглядит следующим образом:
- Любой заявитель может инициировать создание новой номенклатуры с необходимым ему параметром.
- При этом система обеспечивает его механизмами, которые позволяет провести предварительный анализ, чтобы убедиться, что такая позиция не существует в системе.
- Если заявитель смог найти в системе аналогичную позицию, то просто использует ее. Если же не смог, то формирует заявку на заведение нового элемента в отдел НСИ.
- Сотрудники отдела НСИ выполняют дополнительный поиск и принимают решение, требуется ли создавать новую номенклатурную позицию, активировать существующую или же данная позиция является дублирующей – и передают эту информацию заявителю.
Настройка и адаптация 1С:ERP. Управление холдингом
Заявочная кампания
Все закупки в холдинге производятся централизованно и требуют согласования. Чтобы снабженцы могли осуществлять массовые закупки, было разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) "Сводная заявка на закупку".
В АРМ используется единый с "1С:Документооборот" справочник договоров, соглашений и контрагентов – между системами настроен план обмена. Заявитель может контролировать состояние своей заявки через связанные документы, что значительно упрощает процесс взаимодействия между подразделениями.
Анализ состояния позиций по закупкам
Централизованный подход к формированию номенклатурных элементов и уникальность заводимых номенклатур открыли возможность для автоматизации анализа потребностей в закупках и доступных остатков на складах.
Для этих целей был разработан отчет "Ведомость заказа, поставки материалов и оборудования", который позволяет глобально проанализировать состояние позиций по закупкам: плановые сроки потребности, плановые сроки поступления, резервирование и т.д.
Благодаря такому подходу сотрудники могут оперативно анализировать состояние складов и эффективность закупочной деятельности.
Отображение фактического выпуска продукции и списаний
Нормализация НСИ позволила выработать единый подход к учету номенклатуры для готовой продукции – как за счет ведения учета в разрезе необходимых аналитик, так и за счет создания специфичных механизмов в виде различных дополнительных коэффициентов.
Расчет себестоимости продукции происходит во внешней системе, интегрированной с "1С:ERP Управление холдингом". Система 1С:ERP УХ передает информацию о расходах, возникших при производственном процессе, и получает результаты расчета, которые затем распределяются на номенклатурные позиции. На основании этих данных в 1С:ERP УХ можно построить отчет, который содержит информацию о фактическом выпуске продукции за период и о её себестоимости.
Дополнительные коэффициенты могут заводиться пользователями вручную и через иные механизмы, например, отражаться в результате испытаний, которые проводило лабораторное подразделение.
Так сотрудники лаборатории заносят значимую для их учета информацию в паспорт качества. На основании этой информации система автоматически формирует коэффициенты перерасчета и связывает их с существующими партиями внутри системы.
Финансовые инструменты
Оптимизации коснулись не только справочники номенклатуры, но и все справочники, связанные с финансовыми инструментами.
Холдинг занимается инвестиционной деятельностью, имеет большой кредитный портфель – более 1000 кредитных договоров с изменяемыми условиями по комиссиям, лимитам, остаткам. До проекта все расчеты по кредитным договорам хранились в разрозненных таблицах Excel.
В результате внедрения информация по всем финансовым инструментам была перенесена в единую систему "1С:ERP Управление холдингом" – это все справочники по векселям, разнообразные виды договоров залогов, займов, банковских гарантий и т.д. со своими специфичными настройками аналитик.
Большой пласт информации связан с учетом по кредитным договорам. Для хранения информации по ним был организован специальный механизм, который позволяет формировать удобные отчеты в системе и автоматизировать необходимые расчеты.
Адаптация аналитических инструментов
В векселя добавлены новые реквизиты. Эти реквизиты можно выводить в отчет по движению векселей и вести учет в разрезе этих данных.
Для выданных аккредитивов и договоров депозитов добавлена возможность настройки плавающей ставки комиссии за открытие. Индикативная ставка есть и в типовом функционале, но в доработке настроено автоматическое получение значений, а также ограничение диапазона для процентной ставки. Также добавлена возможность указания календарной даты окончания периода уплаты комиссии.
Для договоров залога добавлен выбор типов данных для объекта залога – объект эксплуатации, объект строительства, ценная бумага и т.д.
Для договоров займа добавлена возможность капитализации процентов по выданным предприятием займам: размер можно увеличить на размер недополученных процентов и рассчитывать итоговый процент уже от новой суммы.
Для банковской гарантии доработана возможность рассчитывать комиссию с указанной периодичностью по ставке годовых.
В договоры страхования добавлена возможность указывать один или несколько объектов эксплуатации, которые затем отражаются в отчетах.
Адаптация расчетных инструментов
В первую очередь в системе реализована возможность хранения значения фиксированной части плавающей процентной ставки непосредственно в договоре. Разработано рабочее место, из которого фиксированную часть процентной ставки можно добавлять вручную – с указанием даты, с которой начинает действовать новый размер ставки. График платежей также был доработан, чтобы все необходимые данные учитывались при расчете.
Для траншей кредитной линии реализована возможность хранения в договоре дополнительной справочной информации о видах субсидий и целях финансирования, что позволяет отслеживать движения по кредитам в разрезе целей.
В кредитные договоры добавлена возможность указывать дополнительные платежи по кредитам. Доработан график расчетов – он формируется с учетом всех комиссий. Кроме того, в заявках на оплату также можно увидеть типы комиссии, что позволяет наглядно оценить, на что расходуются денежные средства и в каком объеме.
Настроены регламентные задания для автоматической корректировки данных по котировкам межбанковских ставок в системе.
Автоматизирован процесс пересчета графиков и условий оплат кредитных документов. С помощью регламентного задания в системе автоматизирован процесс пересчета графиков и условий оплат кредитных документов.
Доработана возможность загрузки данных по разным кредитным договорам в одну заявку на оплату. Также реализован дополнительный функционал по изменению статьи движения денежных средств: в заявке на оплату теперь можно выделить группу строк и для них назначить новую статью.
Выполнена адаптация процесса факторинга. В компании факторинг включает в себя три итерации, что отражено в системе "1С:ERP Управление холдингом": в рамках одного договора каждый месяц осуществляется три транша. Первый и второй рассчитываются как процент от плановой суммы выборки – 35% и 50%. Третий платеж рассчитывается автоматически – как разность фактической суммы поставки и проведенных платежей.
Автоматизация налогового учета
До проекта налоговый учет не был автоматизирован: сотрудники бухгалтерии проводили необходимые расчеты в MS Excel при помощи налоговых кодов.
В рамках внедрения "1С:ERP Управление холдингом" реализованы:
- Учет различных аналитик для бухгалтерского и налогового учета.
- Механизм зачета НДС для сырьевого экспорта.
- Инструменты контроля за сделками с экспортом (контролируемые отгрузки).
Результаты проекта
- Выполнен переход на единую информационную систему "1С:ERP. Управление холдингом", в которой отражена специфика и учтены различные направления деятельности предприятия.
- Количество используемых позиций номенклатуры сократилось более, чем в два раза, что повысило оперативность контроля запасов/остатков на складах.
- Обеспечено централизованное согласование закупок, в единой системе в данном процессе участвуют порядка 70-ти сотрудников предприятия.
- Минимизированы ошибки при расчете сумм, подлежащих уплате.
- Появилась возможность использовать данные графиков платежей по финансовым инструментам при планировании денежных потоков предприятия.
Экономические эффекты от внедрения:
- Снизился объем ручного труда при работе с финансовыми инструментами, трудозатраты сократились на 55%.
- Получение управленческой и регламентированной отчетности ускорилось на 30%.
- Обработка заказов ускорилась на 50%.
Данный проект был отмечен на конкурсе корпоративной автоматизации "1С:Проект года" и получил приз как лучший в отрасли химической, нефтехимической и фармацевтической промышленности, что подтверждает успешность подхода к автоматизации.
Нужна помощь в нормализации НСИ? Оставьте заявку на нашем сайте.