Во время пандемии многие организации перешли на удаленный график работы и продолжили работать в таком формате даже после снятия ограничений. В результате компании повышают лояльность сотрудников, нанимая талантливых специалистов из других российских городов, сокращают расходы на содержание офиса. Рассказываем, как организовать эффективную работу удаленной команды и какими инструментами воспользоваться для этой цели.
Плюсы и минусы удаленки
Возможность самостоятельно планировать свой день, больше времени на хобби и семью — основные преимущества удаленной работы для сотрудников. В числе других ее плюсов:
- расширенный географический охват. Удаленный график дает возможность работать из любой точки мира, где есть Интернет;
- сокращение офисных расходов (затрат на аренду, клининг);
- возможность больше путешествовать.
Работа с удаленной командой таит в себе не только плюсы, но и ряд минусов:
- при трудоустройстве в формате хоум-офис руководителю труднее контролировать рабочее время подчиненных, оценивать их продуктивность;
- проблемой может стать и выгорание работников. На удаленке границы между личной жизнью и работой нередко стираются. Сотрудники продолжают выполнять рабочие задачи по ночам или в выходные. Это провоцирует эмоциональное перенапряжение;
- отвлекающие факторы. Шумные соседи, постоянные домашние дела — все это мешает сосредоточиться на текущих задачах, прерывая рабочий процесс;
- проблемы со связью. У сотрудника, работающего на удаленке, может сломаться ноутбук или камера, возникнуть неполадки с Интернетом. Оперативно решить проблему не всегда получается. В результате сотрудник может потратить целый рабочий день на устранение технических сложностей.
Еще один возможный минус удаленного формата — неорганизованность команды. Чаще всего такая проблема возникает, когда сотрудники пытаются совмещать работу одновременно над несколькими проектами. Также такая проблема может возникнуть, если у компании нет четко выстроенной структуры и своей экосистемы, которые бы помогали модерировать рабочий процесс.
Коммуникация в удаленной команде: инструменты и правила
Во многих агентствах над выполнением текущих задач работают сразу несколько человек. К примеру, в создании лендинга принимают участие копирайтер, маркетолог, веб-дизайнер, продакт-менеджер. В таких случаях очень удобно иметь единую CRM для коммуникации или, например, корпоративный портал. С помощью этих инструментов сотрудники могут обмениваться мнениями в режиме реального времени.
Сотрудники удаленных команд успели оценить достоинства и сервисов:
- Google Docs. Здесь можно хранить корпоративные файлы, создавать опросы и презентации, совместно редактировать документы и таблицы;
- Fig Jam. Этот сервис используют для визуализации основных этапов воронки, стратегии проектов;
- ClickUp, Weee. Они используются как альтернатива многофункциональному сервису Notion, ушедшему из России. Такие сервисы применяют для различных целей (от проектирования баз данных до создания корпоративной документации).
Электронную переписку с клиентами агентства можно вести через Google Workspace. Возможность совместной работы над письмами позволяет улучшить качество обслуживания, повысить оперативность ответов.
Оптимизация рабочих процессов
Существуют три основных подхода к тому, как управлять удаленной командой. Речь идет о методиках работы с коллективом Agile, Scrum и Kanban.
В настоящее время стремительно набирает популярность метод Agile. Основное его преимущество — готовность к изменениям, гибкость. При возникновении непредвиденных ситуаций команда с легкостью перестроится. Смещение приоритетов, срыв сроков, длительная болезнь сотрудника — все эти проблемы не создадут дополнительных трудностей для руководителя. При выборе метода Agile все процессы перестраиваются в зависимости от ситуации. Команды обычно работают короткими циклами (спринтами).
Метод Agile хорошо подходит:
- digital-агентствам;
- онлайн-бизнесу;
- IT-компаниям.
Методику Agile часто противопоставляют «водопадной модели» Waterfall. Waterfall предусматривает четкое выполнение заранее обозначенного плана. Команда получает от заказчика подробное техническое задание и разрабатывает продукт последовательно (пошагово, без возможности внесения каких-либо изменений в процессе).
Литература для руководителей удаленных команд
Руководителю, желающему повысить профессиональный уровень, следует начать со следующих книг:
- «Как управлять хаосом и креативными эгоистами». В книге Пола Вудса рассказывается о создании благоприятной атмосферы для творческих команд. Автор помогает руководителям минимизировать конфликты, направлять энергию креативных личностей в позитивное русло;
- «Работа в радость». Практическое руководство Дениса Бакке повествует о том, как достичь баланса управлении командой;
- «Лидерство без вранья». В интеллектуальной книге Джеффри Пфеффера пересматриваются традиционные советы предпринимателям.
Указанные выше книги ориентированы на руководителей офисных команд. Но эти издания будут интересны и администраторам, в управлении которых находятся сотрудники на удаленке.
Если нагрузка позволяет, рекомендуется дополнительно посещать вебинары для руководителей. Полезно подписаться и на группы в социальных сетях, в которых топ-менеджеры делятся кейсами из практики и личным опытом. Чтение материалов в блогах повышает насмотренность, знакомит с новыми тенденциями в управлении. Не стоит забывать и об обмене опытом с другими руководителями. Обратная связь и личное общение станут мощным инструментом для профессионального роста.
Как избежать ошибок при управлении командой
Чтобы свести к минимуму риск разочарования при управлении удаленной командой, можно использовать специальные инструменты для повышения эффективности работы сотрудников. Один из таких сервисов — CRM от А2Б, функционал которого предусматривает:
- автоматизацию маркетинговых кампаний. CRM-система собирает данные о клиентах, формирует индивидуальные предложения;
- управление продажами и сопровождение клиентов (оформления заявок, автоматические напоминания для сотрудников);
- формирование аналитических отчетов (для анализа эффективности продаж и внесения необходимых изменений);
- улучшение координации внутри команды.
Благодаря автоматизации рутинных задач CRM от А2Б позволяет грамотно организовать рабочую среду, независимо от географического расположения сотрудников. Таск-менеджер помогает правильно распределять нагрузку, избавляя руководителей от лишнего стресса.
Заключение
Эффективная организация удаленной работы — задача, требующая комплексного подхода. Успех в этом деле во многом зависит от создания четкой коммуникации и внимания к потребностям сотрудников. Использование CRM для бизнеса поможет создать комфортную рабочую среду, где каждый работник сможет максимально реализовать свой потенциал.