Аренда vs. покупка: какой вариант пройдёт контроль проверяющих органов

Отдел госзакупок вуза при выборе модели работы с печатной техникой сталкивается с важным вопросом: что безопаснее с точки зрения проверок — покупка оборудования или аренда с оплатой за копию? Разберем, как арендная модель помогает соответствовать требованиям контролирующих органов и избежать претензий.

1. Почему проверяющие обращают внимание на закупки оргтехники?

При аудите закупок ревизоры (ФАС, Счётная палата, Минфин) проверяют:

• Целесообразность расходов — не было ли переплаты за оборудование.
• Соблюдение 44-ФЗ/223-ФЗ — корректность проведения закупки.
• Эффективность использования бюджетных средств.

Риски при покупке техники:

• Техника простаивает — можно признать неэффективным использованием средств.
• Быстрое устаревание — за 3-5 лет оборудование морально устаревает, но списать его нельзя.
• Сложности с обоснованием закупки дорогих моделей.

Преимущество аренды:

• Плата только за реальное использование — легко доказать целесообразность.
• Автоматическое обновление парка — нет риска работы с устаревшими устройствами.

2. Как аренда с оплатой за копию соответствует 223-ФЗ?

Для 223-ФЗ (если вуз использует внебюджетные средства):

• Больше гибкости — можно установить любой срок договора.
• Возможность прямых закупок у проверенного поставщика (если прописано в Положении о закупках).

3. Какие аргументы помогут при проверке?

Чтобы обосновать выбор аренды, подготовьте (или запросите у поставщика услуг):

1. Сравнительный анализ (покупка + обслуживание vs. аренда) — покажет экономию.
2. Расчёт стоимости владения за 5 лет (докажет эффективность аренды).
3. Регламент использования техники — подтвердит контроль за расходованием средств.

Пример:

• При покупке 10 МФУ за 2 млн руб. + ежегодные расходы 500 тыс. руб. на обслуживание за 5 лет вуз потратит 4,5 млн руб.
• При аренде (0,5 руб./стр. и 200 000 стр./год) — 500 тыс. руб./год (2,5 млн руб. за 5 лет).

4. Как избежать претензий ФАС?

Проверяющие могут усомниться, если:

• Тариф за копию значительно выше рынка (нужно проводить анализ КП минимум от 3 поставщиков).
• Нет чёткого учёта копий (требуется система мониторинга печати).
• Договор не предусматривает санкций за некачественное обслуживание.

Решение:

• Включить в контракт пункт о ежемесячной сверке количества копий.
• Прописать штрафы за нарушение сроков ремонта.
• Использовать ПО для учёта печати (например, PaperCut).

Заключение: 3 причины выбрать аренду с точки зрения госзакупок

1. Проходит проверки — соответствует 223-ФЗ и принципам бюджетной эффективности.
2. Снижает риски — нет претензий за нецелевое использование или устаревшую технику.
3. Упрощает отчётность — все расходы прозрачны и обоснованы.

Что сделать сейчас?

1. Провести анализ текущих затрат на печать.
2. Запросить коммерческие предложения от арендодателей.
3. Запросить у поставщиков услуги сравнительную таблицу для руководства.

Нужна помощь в подготовке документов для закупки? Посмотрите предложение — составим шаблоны под ваш вуз!