Отдел госзакупок вуза при выборе модели работы с печатной техникой сталкивается с важным вопросом: что безопаснее с точки зрения проверок — покупка оборудования или аренда с оплатой за копию? Разберем, как арендная модель помогает соответствовать требованиям контролирующих органов и избежать претензий.
1. Почему проверяющие обращают внимание на закупки оргтехники?
При аудите закупок ревизоры (ФАС, Счётная палата, Минфин) проверяют:
- Целесообразность расходов — не было ли переплаты за оборудование.
- Соблюдение 44-ФЗ/223-ФЗ — корректность проведения закупки.
- Эффективность использования бюджетных средств.
Риски при покупке техники:
- Техника простаивает — можно признать неэффективным использованием средств.
- Быстрое устаревание — за 3-5 лет оборудование морально устаревает, но списать его нельзя.
- Сложности с обоснованием закупки дорогих моделей.
Преимущество аренды:
- Плата только за реальное использование — легко доказать целесообразность.
- Автоматическое обновление парка — нет риска работы с устаревшими устройствами.
2. Как аренда с оплатой за копию соответствует 223-ФЗ?
Для 223-ФЗ (если вуз использует внебюджетные средства):
- Больше гибкости — можно установить любой срок договора.
- Возможность прямых закупок у проверенного поставщика (если прописано в Положении о закупках).
3. Какие аргументы помогут при проверке?
Чтобы обосновать выбор аренды, подготовьте (или запросите у поставщика услуг):
- Сравнительный анализ (покупка + обслуживание vs. аренда) — покажет экономию.
- Расчёт стоимости владения за 5 лет (докажет эффективность аренды).
- Регламент использования техники — подтвердит контроль за расходованием средств.
Пример:
- При покупке 10 МФУ за 2 млн руб. + ежегодные расходы 500 тыс. руб. на обслуживание за 5 лет вуз потратит 4,5 млн руб.
- При аренде (0,5 руб./стр. и 200 000 стр./год) — 500 тыс. руб./год (2,5 млн руб. за 5 лет).
4. Как избежать претензий ФАС?
Проверяющие могут усомниться, если:
- Тариф за копию значительно выше рынка (нужно проводить анализ КП минимум от 3 поставщиков).
- Нет чёткого учёта копий (требуется система мониторинга печати).
- Договор не предусматривает санкций за некачественное обслуживание.
Решение:
- Включить в контракт пункт о ежемесячной сверке количества копий.
- Прописать штрафы за нарушение сроков ремонта.
- Использовать ПО для учёта печати (например, PaperCut).
Заключение: 3 причины выбрать аренду с точки зрения госзакупок
- Проходит проверки — соответствует 223-ФЗ и принципам бюджетной эффективности.
- Снижает риски — нет претензий за нецелевое использование или устаревшую технику.
- Упрощает отчётность — все расходы прозрачны и обоснованы.
Что сделать сейчас?
- Провести анализ текущих затрат на печать.
- Запросить коммерческие предложения от арендодателей.
- Запросить у поставщиков услуги сравнительную таблицу для руководства.
Нужна помощь в подготовке документов для закупки? Посмотрите предложение — составим шаблоны под ваш вуз!