Многие считают, что пандемия COVID-19 стала главной причиной появления кадрового электронного документооборота (КЭДО). Действительно, 2020 год ускорил цифровизацию, но на самом деле путь к электронному взаимодействию в сфере труда начался гораздо раньше.
О предпосылках возникновения кадрового электронного документооборота рассказывает ведущий бизнес-аналитик отдела развития систем управления персоналом ООО «ИТ-Элемент29» Светлана Парамонова.
Документы так или иначе присутствуют во всех сферах деятельности человека. Их объем напрямую влияет на эффективность процессов. Свести к минимуму объем документов можно, но полностью отказаться от них не получится. Сначала 2000-х годов технологии начали позволять оптимизировать работу с документами. Ранее именовались такие технологии «электронными», а сейчас – «цифровыми». Снижение издержек и повышение эффективности – глобальный тренд, и Россия не исключение.
Путь к КЭДО можно разделить на три этапа:
Этап 1: Поиск решений (2000-2010)
Благодаря программе «Электронная Россия» появилась концепция межведомственного электронного взаимодействия. В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи», который дал правовую основу для использования электронных документов. Крупный бизнес начал внедрять электронное взаимодействие с сотрудниками там, где это было юридически безопасно, в первую очередь используя электронные расчетные листки, заявки на командировки и доступ к внутренним нормативным актам.
Этап 2: Первые шаги (2011-2016)
Во втором десятилетии XXI века усилилось внимание государства к правовому регулированию использования информационно-коммуникационных технологий в общественных отношениях. В 2011 году принят новый закон «Об электронной подписи». В 2013 году ТК РФ был дополнен нормами о дистанционной работе. Впервые было разрешено использование электронных документов в трудовых отношениях.
В 2016 году Минэкономразвития России предложило проект изменений ряда норм ТК РФ, который предполагал использование электронных документов в отношениях с другими категориями работников. Проект не был поддержан, но в том числе благодаря ему на уровне государства в дальнейшем приняты важные управленческие решения.
Этап 3: Ускорение (2017-настоящее время)
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 гг. и Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» на 2018-2024 гг. дали мощный импульс переходу к платформенному взаимодействию. В 2019 году в России появились «электронные трудовые книжки». В 2018 и 2020-2021 гг. Минтрудом России проведены эксперименты по переходу на безбумажный документооборот в трудовых отношениях.
Что дальше?
Начало третьего десятилетия XXI века характеризуется быстрым развитием цифровых технологий, особенно в сфере управления персоналом – от поиска сотрудников до поддержания с ними коммуникации после прекращения трудовых отношений. Правовые условия этому также способствуют. Включение в 2021 году в ТК РФ норм об электронном документообороте стало долгожданным и знаковым событием для сферы труда. В ближайшее время произойдут изменения в специальном законодательстве по итогам эксперимента 2023-2025 гг. на госслужбе.
Развитие платформ, в частности, портала «Работа в России», открывает перед сторонами трудовых отношений широкие возможности для коммуникации, выходящие за рамки простого обмена документами.
КЭДО – результат естественной эволюции технологий, права и управления. Наращивает обороты цифровизация в сфере государственных услуг, совершенствуется электронный госконтроль, ведется работа по созданию цифрового профиля гражданина. Со временем электронное взаимодействие станет повсеместным и, по сути, превратиться из права в обязанность. Необходимо учитывать этот долгосрочный тренд.
ИТ-Элемент29 с 2022 года успешно внедряет кадровый электронный документооборот на предприятиях. КЭДО уже используют более 15 предприятий и более 10 тысяч работников.
По вопросам сотрудничества, внедрению программных продуктов пишите по этому адресу: info@it-element29.tech