Ежегодный отпуск является одним из основных прав сотрудников, которые закреплены в Трудовом кодексе. В соответствии со ст. 114 ТК РФ, во время отпуска сохраняется средний заработок сотрудника, который исчисляется по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ, иными нормативными актами.
В нашей новой статье-инструкции мы подробно рассмотрим особенности начисления оплаты основного ежегодного отпуска, который начинается с первого числа месяца, в решении «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3). Мы разберём тут основные этапы расчёта отпускных, особенности учёта начислений и удержаний, а также и порядок перерасчёта отпускных уже и после начисления зарплаты сотрудникам за соответствующий месяц.
Основные положения расчета оплаты отпуска
Для расчёта среднего заработка за периоды отпусков тут используются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, и применяемые на предприятии. Обычно расчётный период для расчёта среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, которые и предшествуют дате начала события. Однако в коллективных договорах или локальных нормативных актах тут могут быть предусмотрены и иные периоды для расчёта средней заработной платы, но если только это не ухудшает положение сотрудника.
Если же сотрудник уходит в отпуск с первого числа месяца, то тогда уже на момент расчёта отпускных последний месяц расчётного периода не будет отработан им полностью. Эта ситуация требует особого подхода к расчёту и еще последующему перерасчёту отпускных после начисления зарплаты.
Регистрация и расчёт основного ежегодного отпуска
Регистрация и расчёты основного ежегодного отпуска в ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) производится тут с помощью документа «Отпуск», находящегося в разделах «Зарплата» – «Отпуска». А при создании документа надо указать период отпуска, сотрудника, а также и вид отпуска. В разделах «Средний заработок» автоматически будет и подсчитана сумма среднедневного заработка сотрудников по данным информационной базы на основании сведений о начислениях, которые и были выполнены ранее.
По умолчанию расчётным периодом и являются 12 календарных месяцев, которые предшествуют дате начала события. При расчёте отпускных здесь учитываются и все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, которые применяются на предприятии независимо от источников данных выплат. К ним тут относятся: заработная плата, которая была начислена по тарифным ставкам, окладам, в процентах от выручки, надбавки и доплаты, а также и премии и иные вознаграждения. Выплата отпускных сотрудников при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков производится не позднее чем за три дня до их начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Для этого тут надо и выставить специальный флажок «Рассчитать зарплату за», а также еще и выбрать месяц, за который будут произведены необходимые начисления.
Учёт начислений и удержаний в программе «1С:ЗУП»
При расчёте отпускных с начисленной суммы исчисляется налог на доходы физических лиц (НДФЛ) на планируемую дату получения дохода, которая и указана в поле «Дата выплаты». А при проведении документов на выплату отпускных производится удержание налога, который был ранее исчислен. При расчёте отпускных могут учитываться и другие удержания, например, алименты, кредиты и т. д. А они все определяются здесь уже на основании соответствующих исполнительных документов, а также еще и соглашений.
Перерасчёт отпускных после начисления зарплаты
Если сотрудник уходит в отпуск с первого числа месяца, на момент расчёта отпускных последний месяц расчётного периода тут не будет отработан им полностью. После начисления зарплаты за соответствующий месяц нужно сделать перерасчёт отпускных только с учётом отработанного месяца. Для перерасчёта в решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) можно использовать документ «Отпуск», с помощью которого ранее было произведено начисление оплаты отпуска и создать документ-исправление.
При перерасчёте отпускных сотрудника сторнируется ранее и начисленная сумма оплаты за отпуск, и отпускные тут и будут начислены заново, исходя из данных, указанных в документе-исправлении. Далее появляется раздел «Перерасчёт» на закладке «Основной отпуск», а также закладка «Пересчёт прошлого периода», на которой и отражаются все результаты перерасчёта отпускных за прошлые периоды. А в связи с увеличением среднедневного заработка сотрудника может увеличиться и сумма начисленных отпускных.
С доначисленной суммы тут также автоматически будет исчислен НДФЛ на планируемую дату получения дохода. Если в результате перерасчёта сумма отпускных получится больше первоначально выплаченной, то сотруднику необходимо произвести доплату. Сумма доплаты, а также еще удержанный НДФЛ с неё отражается в расчёте по форме 6-НДФЛ в отчётном периоде, в котором и была произведена выплата. А если сумма окажется меньше чем фактически выплаченная, удержать разницу можно с согласия работника.
Особенности расчёта отпускных при неполном отработанном периоде в программе «1С:ЗУП»
Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, то и расчётным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, которые предшествуют месяцу ухода в отпуск. В такой ситуации при расчёте отпускных сотрудников необходимо будет также и учитывать выплаты, которые были произведены за отработанный период, включая и премии, надбавки, а также доплаты. Надо учесть количество дней, которые были здесь фактически отработаны в каждом месяце расчётного периода.