Опыт внедрения планов и отчетов
В одной из своих прошлых статей я обещал вам рассказать о правилах составления планов и отчётов.
В 2010 году мне посчастливилось стать разработчиком системы еженедельного планирования и отчётности структурных подразделений торгового центра.
Данная система работала "как часы" вплоть до моего ухода в другую компанию в 2017 году (что было дальше с бизнес-процессом мне неизвестно).
Секрет успешного внедрения данной системы планирования прост: сильное желание решить задачу, поддержка руководителя компании, разработка понятных и адекватных правил составления планов и отчётов, относительная простота системы, адекватная и компетентная управленческая команда, строгое следование выбранной цели.
Получив бесценный опыт внедрения, в 2020 году я по той же "схеме" организовал еженедельные планы и отчёты уже в качестве директора инвестиционной компании.
Итак, рассмотрим основные правила (требования), которые необходимо отразить в Положении о составлении и предоставлении еженедельных планов и отчетов.
Требования к составлению, заполнению и предоставлению планов и отчетов
🚩 Еженедельный план должен обязательно содержать следующие элементы: заголовок плана, таблицу плана (наименование мероприятия и сроки исполнения) с разделами (протокольные поручения, личные поручения, плановая работа).
🚩 Еженедельный отчет должен обязательно содержать следующие элементы: заголовок отчета, таблицу отчета (наименование мероприятия и результат) с разделами (протокольные поручения, личные поручения, плановая работа, внеплановая работа).
К внеплановой работе относятся задачи, о которых невозможно было узнать при планировании: обращения других структурных подразделений, переговоры с потенциальными клиентами, взаимодействие с контролирующими органами органами и т. п.
🚩 Правила заполнения еженедельных планов и отчетов:
👉 Формулировать все мероприятия (задачи) в форме инфинитива ("что делать?", "что сделать?").
👉 Обязательно указывать сроки исполнения мероприятий: для планов - планируемые, для отчётов - фактические.
👉 Вести правильную нумерацию мероприятий (№пп 1, 2, 3...).
👉 Объединять мероприятия в рамках одного вопроса в одну задачу (чтобы не создавать ИБД / "имитацию бурной деятельности").
👉 Максимально полно раскрывать результат запланированного или внепланового мероприятия.
👉 Вносить и сохранять (до момента актуальности и/или завершения) все мероприятия, не подразумевающие окончания или имеющие длительные сроки исполнения.
👉 Отражать протокольные и личные поручения руководителя текущей недели в соответствующем разделе отчёта с обязательным указанием установленных сроков.
🚩 Правила установления сроков исполнения в еженедельных планах:
👉 Должен указываться реальный планируемый срок исполнения мероприятия или срок, озвученный руководителем.
👉 Если срок исполнения мероприятия длительный (по объективным причинам) или не подразумевает окончания (например, постоянный контроль за каким-либо процессом, отделом, направлением работы), то в графе "Планируемый срок исполнения" необходимо указать "Промежуточные итоги:... " и отчетную дату (конец рабочей недели).
👉 Запрещается перенос срока исполнения мероприятия самостоятельно (без согласования с руководителем).
👉 Согласование переноса или увеличения срока исполнения мероприятия должно осуществляться заблаговременно до отчётной даты.
👉 Сроки исполнения запланированных мероприятий должны равномерно распределяться в течение всей рабочей недели (нельзя устанавливать всем мероприятиям срок "последний день недели").
🚩 Правила внесения результатов исполнения мероприятий в еженедельные отчеты:
👉 Результат мероприятия должен обязательно заполняться и содержать одну из следующих формулировок:
- "исполнено" - в случае полного выполнения мероприятия;
- "не исполнено" - в случае невыполнения мероприятия;
- "по состоянию на отчетную дату выполнено следующее:..." - для мероприятий с длительным сроком исполнения или не подразумевающих окончание.
👉 В зависимости от конкретной формулировки результата необходимо указать:
- "исполнено" - фактические сроки исполнения и при необходимости более подробный результат;
- "не исполнено" - причины неисполнения и новый планируемый срок исполнения;
- "по состоянию на отчетную дату выполнено следующее:..." - подробную информацию обо всех выполненных действиях в рамках мероприятия за отчётный период, а в случае длительности мероприятия - объем выполненных работ (в % или других ед. измерения).
🚩 Требования к файлу плана и отчета:
👉 Еженедельные планы и отчёты заполняются в файле программы Excel, который должен содержать 3 вкладки: "План старый", "Отчёт", "План новый". Это позволяет убедиться, что исполнитель: отражает и выполняет все мероприятия (личные и протокольные поручения, совместные задачи подразделений), не переносит сроки исполнения мероприятий, не удаляет мероприятия, которые не смог выполнить.
👉 Файл с еженедельным планом и отчётом должен быть готовым к печати.
👉 Информационная часть плана и отчёта должно заполняться в едином шрифте одного размера (например, Times New Roman, 12).
🚩 Требования к предоставлению планов и отчетов:
👉 планы и отчёты предоставляются одним файлом (3 вкладки) не позднее, чем за 1 час до окончания последнего рабочего дня недели;
В этом случае у руководителя компании есть возможность изучить их до окончания рабочего дня или быть уверенным, что он сможет их изучить перед совещанием в первый рабочий день новой недели.
👉 планы и отчёты направляются руководителю компании посредством их отправки на 2 электронных адреса (рабочий и личный);
Отправка на личный адрес необходима на случай отсутствия (командировки или болезни) директора.
👉 (в случае отсутствия руководителя в отчётный период или в день совещания) планы и отчёты направляются ещё и на 3 электронный адрес - исполняющего обязанности директора.
Рекомендации
💡Системы "планирования и отчётности" и "проведения совещаний руководителя с управленческим составом" должны быть синхронизированы. Только в этом случае эффективными на 💯 будут оба мероприятия.
💡Критически важно руководителю компании на каждом совещании или индивидуальных встречах озвучивать линейным руководителям все замечания по составлению планов и отчетов, а также разбирать ошибки планирования. Через несколько месяцев таких усилий руководителя компании, управленцы научатся не только правильно заполнять планы и отчёты, но и планировать свою работу, а также эффективно использовать совещания с руководителем.
💡Необходимо выбрать и назначить ответственное лицо из числа линейных руководителей (например, hr-директор), которое будет инструктировать вновь прибывших руководителей подразделений о правилах и нюансах соответствующего бизнес-процесса.
Итак, мы рассмотрели реальный опыт составления и предоставления еженедельных планов и отчетов структурных подразделений в компании. Да, возможно, на сегодняшний день данная система несколько устарела по форме, но она работала и будет работать эффективно, так как в ней заложены базовые правила планирования, тайм-менеджмента и взаимодействия руководителей разного уровня внутри компании. Это то, чего сегодня не хватает современным управленцам.
Рекомендую подборку статей:
Подпишитесь на мой канал и читайте важные статьи об управлении компанией и работе в компании!
С уважением и благодарностью к своим читателям,
Азат Хабибуллин
#планирование#отчетность
#план#отчет#задача#поручение
#совещание#протокол
#результат#решение
#исполнение#выполнение
#подразделение#сотрудник
#контроль#эффективность
#процесс#система
#прозрачность#исполнительность
#руководитель#работник
#управление#компания
#предприятие#организация
#классикауправления
#classic_management
#classicmanagement
#азатхабибуллин
#azatkhabibullin#8