Понедельник. 9:00. Вы заходите в офис, рассчитывая на продуктивный старт недели. А на деле как будто попали в эпицентр боевых действий. Вы были уверены: нанял людей, распределил задачи, и всё, система заработала, бизнес поехал как по маслу.
Но на практике:
· Продажи вечно на ножах с производством: первым важно быстро закрывать сделки, вторым нужны ресурсы, материалы и трезвые исполнители.
· Объект простаивает, потому что материалы где-то в пути. Хотя вроде бы все знали, что заказ срочный, но как всегда «что-то пошло не так».
· Прораб отдал распоряжения, бригадир половину пропустил мимо ушей, в итоге рабочие болтаются без дела.
Иногда кажется, что бизнес существует в параллельной реальности, где здравый смысл не работает. В итоге вместо развития вы снова главный «тушитель пожаров», а сотрудники вроде есть, но не сильно помогают.
Почему сотрудники тянут в разные стороны?
И реально ли превратить их в команду, которая помогает собственнику?
Разберёмся. Меня зовут Вероника Чмыхова, я 16 лет выстраиваю бизнес-процессы и на практике помогаю компаниям наводить порядок.
Итак, обычно мешают три основные причины.
1. Нет ясного разделения ролей и ответственности
Чем больше команда - тем выше шанс, что за результат никто не отвечает. Потому что каждый думает: «Ну это явно не моя зона ответственности».
Пример: прораб считает, что материалы — зона снабженца, значит, тот сам должен сделать запрос. Снабженец уверен, что этим должен заняться бригадир, ведь он на объекте и видит что нужно. Бригадир вообще в танке, ему бы людей удержать и план закрыть. Итог: стройка встала, клиент злится, вы теряете деньги.
Чем меньше чёткости в обязанностях, тем больше хаоса. Когда не определено, кто за что отвечает и к какому результату должен прийти, задача игнорируется или превращается в горячую картошку (все перекидывают её друг другу).
2. Нет общих правил
Если у вас не прописаны стандарты работы, каждый действует «по-своему». Один принимает заявки через журнал, второй — по звонку, третий передаёт информацию на ходу, в коридоре.
В итоге процессы разрозненные и хаотичные, скорость и качество нестабильное - кто в лес, кто по дрова. Прогнозировать результат невозможно, потому что всё зависит от того, в чьих руках сейчас задача.
3. Люди не заинтересованы в результате
Если команде неизвестно про цели бизнеса и их это никак не касается, то не ждите от них вовлечённости.
Примеры:
· Отдел продаж гонится за количеством сделок, не думая о качестве. В итоге получаем проблемных клиентов и кучу доработок заказа.
· Производство спешит закрыть смену, а на выходе – брак. В итоге переработки съедают маржу.
· Бригады работают по принципу «быстрее доделать», а не «качественно сдать объект».
Если человек не понимает, от чего зависит его зарплата и что в приоритете для компании, он будет работать как удобно ему. А не вам.
Как построение бизнес-процессов поможет превратить хаос в систему
Теперь давайте посмотрим, что с этим можно сделать.
1. Чёткое распределение зон ответственности
Создаём оргструктуру: у каждого сотрудника есть своя зона, за которую он отвечает, и ЦКП - ценный конечный продукт.
Примеры:
· Прораб - объект сдан без срывов, без переделок, с нужным качеством.
· Логист - все материалы привезены вовремя.
· Менеджер по продажам - подписанные договоры, полученная оплата и довольные клиенты.
Когда каждый знает, за что он отвечает, задачами уже не перекидываются. Потому что все понимают свою роль в общем результате.
2. Прописываем ключевые процессы
Не надо сочинять талмуды по 200 страниц, их никто не читает. Достаточно закрепить в регламентах базовые процессы, влияющие на деньги и результат.
Например:
· Как передаётся информация о новом заказе?
· Кто принимает решение при задержке сроков?
· Как контролируется качество?
Если у вас больше 10 человек, вы без правил далеко не уедете. Это как дорожное движение: если нет знаков - аварии гарантированы.
3. Мотивация на результат, а не процесс
Если платите просто за количество смен, сотрудники будут работать в своё удовольствие, но не всегда в интересах бизнеса.
Как должно быть:
· Прораб получает бонус не за факт завершения объекта, а за соблюдение сроков и отсутствие переделок.
· Менеджер продаж - не за звонки и встречи, а за реально закрытые сделки.
· Логист - за точность и соблюдение графика поставок.
Когда доход сотрудника зависит от результата, появляется мысль: «А как сделать лучше и быстрее?».
Что получаем в итоге
Бизнес гораздо легче масштабировать, когда:
1. Люди работают командой и на результат. У каждого своя зона и понимание, как его действия влияют на общую картину.
2. Результат становится стабильным. Работа не зависит от настроения исполнителя. Есть понятные правила и показатели эффективности.
3. Нет хаоса в процессах, собственник минимально погружен в операционные задачи и активно занимается развитием компании.
Если сейчас у вас в компании каждый делает как хочет - начните с простого: определите зоны ответственности и зафиксируйте ключевые процессы. Даже этот шаг добавит стабильности и управляемости.
Если вам интересна тема системного бизнеса и эффективных процессов, загляните в мой Телеграм-канал. Я много пишу про бизнес-процессы, KPI, регламенты и делюсь практическими кейсами из проектов, с которыми работаю как консультант.
Вероника Чмыхова, консультант по бизнес-процессам и системному управлению.