Какие документы запросить у PM при переходе на проект: чек-лист, чтобы не утонуть

Первое что должен сделать менеджер при передаче проекта - собрать все документы проекта. Изображение сгенерировано с помощью Kandindsky 3.1

Долгих дней и приятных ночей! Я Наталия Курченкова — IT Project Manager с 10+ годами опыта. Приняла 5+ «горящих» проектов за последние 3 года. 90% проблем начинаются с фразы «Документы? Да они устарели...». Сегодня дам чек-лист, что требовать у уходящего PM, чтобы не стать крайним.

Главное правило: «Без документов у вас связаны руки»

Первая неделя — ваше окно возможностей. Если документы не передали сейчас, их не будет никогда. Не теряйте момент.

12 документов, без которых вы беспомощны

1. Устав проекта (Project Charter)

• Что должно быть: Цели, бюджет, ключевые стейкхолдеры, критерии успеха.
• Красный флаг: Если его нет — велика вероятность, что проект запускали в спешке.
• Пример: В моем прошлом проекте цель была размыта: «Сделать удобный личный кабинет». Переформулировали в SMART: «Увеличить конверсию оплат на 15% к 01.03.2025».

2. Договор с клиентом (SOW / Contract)

• Важные разделы:
  Техническое задание (Scope),
  Штрафы за срывы сроков,
  Процедура согласования изменений (Change Request).
• Лайфхак: Сверьте Scope с текущим бэклогом. Если 50% задач нет в договоре — это проблема!

3. Реестр рисков (Risk Register)

• Ищите:
  Открытые риски с владельцами и планами реагирования,
  Историю сработавших рисков (например, «уход ключевого разработчика в марте»).
• Секрет: Если реестр пуст — значит, им не пользовались. Ваш первый риск: «Потеря знаний из-за смены PM».

Пример шапки таблицы реестра рисков

4. Матрица ответственности (RACI / RAM)

• Что проверять:
  Кто Accountable за каждую ключевую задачу?
  Есть ли задачи без Responsible?
• Реальный кейс: Наш интеграционный тест «висел» 2 месяца — в RACI не был назначен исполнитель.

Пример матрицы RACI

5. План коммуникаций (Communication Plan)

• Критичные данные:
  Кому, когда и как слать отчеты (например: клиент — еженедельно),
  Контакты всех стейкхолдеров (особенно тех, кто «любит» писать в личку в 2 ночи).

6. Текущий Roadmap / План релизов

• Требуйте:
  Исходники в Excel/MSPowerPoint (не скриншоты),
  Историю изменений дат (чтобы понять, сколько раз сдвигали дедлайн).

7. Техническая документация

• Минимум:
  Архитектурные схемы (диаграммы компонентов, последовательностей),
  Ссылки на репозитории, Confluence, диаграммы, презентации, видео демок
  Инструкции по развертыванию среды («Как запустить проект локально?»).
• Красный флаг: Если документация в голове у 1 разработчика — это риск №1.

8. Финансовый отчет (Budget Tracker)

• Ключевые цифры:
  Фактические трудозатраты vs плановые,
  Остаток бюджета (если его «внезапно» нет — это повод для паники).
• Пример: Узнала, что 80% бюджета съели доработки ТЗ. Тогда мы срочно заморозили объем работ.

9. Отчеты по качеству (QA Dashboard)

• Что запросить:
  Статистику багов (открыто/закрыто/критичных),
  Список «вечных» дефектов (которые маскируют технический долг),
  Отчеты о нагрузочном тестировании.

10. Действующие процессы команды

• Неочевидное, но важное:
  Как проводится планирование спринтов?
  Где хранят пароли/доступы (VPN, тестовые среды, Jira)?
  Шаблоны писем клиенту (у каждого ПМ свой стиль общения - вам нужно понять как это делалось до вас).

11. Onboarding-гиды для новых участников

• Почему важно: Сэкономит вам часы команды на объяснениях.
• Идеал: Видеоинструкции «Как работать с нашим CI/CD».

12. Отчеты ретроспектив (Retro Notes)

• Золотая жила: Там — вся неофициальная правда о проекте.
• Ищите: Повторяющиеся боли («опять сломался билд», «аналитики опаздывают с ТЗ»).

Когда пора звонить в тревожный звонок

1. «Документы в процессе актуализации» = Их не существует.
2. Доступы дают только «на словах» = В час икс вас не пустят в систему.
3. Матрица RACI не подписана клиентом = Все решения будут оспаривать.
4. Риски без владельцев = Проблемы станут вашими.
5. Нет истории изменений roadmap = Вы унаследуете скрытые дедлайны.

Если Документов Нет:

1. Соберите «свидетелей»:
   Техлид, аналитик и поддержка помогут восстановить процессы.
2. Запустите «Неделю документирования»:
   Фиксируйте ВСЁ: от регламента совещаний до паролей.
3. Создайте «Карту неизвестного»:

Пример карты неизвестного

Итог: Чек-лист документов

1. Устав проекта
2. Договор (SOW) + ТЗ
3. Реестр рисков
4. Матрица RACI
5. План коммуникаций
6. Roadmap / план релизов
7. Техдокументация (архитектура, репозитории)
8. Финансовый отчет
9. Отчеты QA
10. Описание процессов
11. Onboarding-гиды
12. Записи ретроспектив

Профессиональный совет:
Не верьте на слово. Требуйте редактируемые файлы (не PDF!). И проверяйте даты изменения — если документу 2 года, он бесполезен.

#УправлениеПроектами #ITPM #ProjectManagement #Риски #СтартПроекта