Бухгалтерия университета ежедневно сталкивается с десятками документов: закупки, списания, акты выполненных работ. Когда речь идёт о печатной технике, бумажная волокита только растёт — заявки на бюджет на запчасти, списание картриджей, учёт амортизации. Но есть решение, которое сократит эти затраты времени в разы: аренда оргтехники с оплатой за копию. Разберём, как такой подход упростит работу бухгалтерии.
1. Меньше документов — меньше ошибок
При содержании собственного парка бухгалтерия обрабатывает:
- Закупочные документы (тендеры, счета, накладные на оборудование и расходники).
- Акты списания (картриджи, запчасти, бумага).
- Амортизационные отчисления (учет износа техники).
С арендой:
- Все расходы сводятся к единому ежемесячному акту (количество копий × тариф).
- Нет необходимости оформлять закупки тонера, ремонтов — это забота арендодателя.
Пример: Вместо 20–30 документов в месяц — один акт с фиксированной суммой.
2. Никаких внеплановых расходов
Собственная техника — это постоянные «сюрпризы»:
- Сломался принтер? Нужен срочный ремонт и дополнительные затраты.
- Закончился тонер? Срочная закупка по завышенной цене.
С арендой:
- Все обслуживание уже включено в стоимость копии.
- Бухгалтерия точно знает сумму расходов заранее — их легко заложить в бюджет.
Эффект: Нет необходимости экстренно искать средства и корректировать смету.
3. Проще учёт и налогообложение
Собственная техника:
- Требует учёта ОС (основных средств) или МТЗ (материальных запасов).
- Нужно начислять амортизацию и следить за остаточной стоимостью.
Аренда с оплатой за копию:
- Учитывается как услуга (не требует постановки на баланс).
- Все затраты относятся на текущие расходы вуза.
Важно: Для бюджетных учреждений это ещё и снижение рисков при проверках — все платежи прозрачны и обоснованы.
4. Автоматизация отчётности
Многие арендодатели предоставляют:
- Онлайн-отчёты по количеству копий (разбивка по подразделениям).
- Детализацию для контроля (например, печать по кафедрам).
Это позволяет:
- Быстро сверять данные без ручного ввода.
- Точно распределять затраты между подразделениями.
Вывод: Почему бухгалтерии вузов выбирают аренду?
- В 3 раза меньше документов — никаких закупок, списаний и амортизации.
- Фиксированный бюджет — расходы предсказуемы, нет внеплановых трат.
- Лёгкий учёт — не нужно ставить технику на баланс.
- Проверяющим понравится — все платежи прозрачны и обоснованы.
Совет: Если ваш вуз ещё использует собственный парк техники, попробуйте пилотный проект с арендой 1–2 устройств — и убедитесь, насколько проще станет работа бухгалтерии.